Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung vertiefen

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Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein breites Feld und umfasst vielfältige Optionen, Potenziale und Verbesserungsmöglichkeiten. Exemplarisch stellen wir Ihnen weitere Aspekte der digitalen Beteiligung vor, geben mehr Hintergrundinformationen und präsentieren erfolgreich umgesetzte Beteiligungsformen.

Ansatzpunkte einer guten digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung

Im Folgenden finden Sie Aspekte und Ansatzpunkte zu weiteren Verbesserung der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung:

Einhaltung der Veröffentlichungspflichten der öffentlichen Bekanntmachung sowie der Auslegung von Unterlagen und Entscheidungen im Internet
Übersichtliche Bereitstellung von Dateien mit eindeutiger und verständlicher Bezeichnung sowie einem vorangestellten Inhaltsverzeichnis. Die Dateien sollten in verkehrsüblichen Formaten zum Download sowie zur Direktansicht im Internet zugänglich gemacht werden
Eine digitale Archivfunktion über vergangene Verfahren
Öffentliches Zugänglichmachen der Unterlagen und Entscheidungen bei der Genehmigungsbehörde oder in Standortnähe des Vorhabens mittels geeigneter Lesegeräte
Möglichkeit der elektronischen Übermittlung von Stellungnahmen
Einrichtung zentraler Beteiligungsportale, die auch den Zugang zu digitalen Stellungnahmeverfahren sowie zu digitalen bzw. hybriden Erörterungsterminen ermöglichen; dabei sollte eine Kategorisierung und Auswahl der Verfahren zumindest nach Datum der Einleitung des Verfahrens, Verfahrensstand, Fachgesetz, Gebietskörperschaft und zuständiger Behörde möglich sein
Eine digitale Benachrichtigung der anerkannten Umweltvereinigungen über neue Bekanntmachungen
Niedrigschwellige digitale Information über Verfahren, z.B. auch über soziale Medien
Einrichtung eines oder einer Bundesbeauftragten für Öffentlichkeitsbeteiligung mit der Zuständigkeit
- - für die Koordination und Beratung der zuständigen Behörden bei der Durchführung der Öffentlichkeitsbeteiligung
  - für die Unterstützung dieser bei der Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung
  - Ansprechstelle für die Öffentlichkeit
  - sowie für die Anerkennung und Aus- und Weiterbildung unabhängiger Moderator*innen zur Durchführung insbesondere digitaler und hybrider Erörterungstermine

Bewerbung von digitalen Veranstaltungen

Die Bewerbung einer digitalen Veranstaltung ist vor allem für Formate interessant, die öffentlich zugänglich sind. Die Bewerbung einer digitalen Veranstaltung kann sowohl auf analogen wie digitalem Wege erfolgen. Vor allem wenn bei der spezifischen Zielgruppe erst wenig Erfahrung mit digitalen Formaten vorliegt, ist eine Bewerbung über klassische, analoge Kanäle umso wichtiger. Auch sollte in diesen Fällen bei der Kommunikation darauf geachtet werden, dass die Informationen für alle verständlich sind, bspw. indem technische Fachbegriffe vermieden werden und eine Ansprechperson für die Veranstaltung genannt wird, die bei Fragen kontaktiert werden kann.

Im analogen Raum lässt sich über lokale Zeitungen und Magazine, Plakate, Gemeindeaushänge und Postwurfsendungen für digitale Formate werben. Im Weiteren kann die Bewerbung über Radiosender, Plakate im ÖPNV sowie die Auslage von Informationsmaterial in öffentlichen Einrichtungen erfolgen und für eine breite Ansprache der Öffentlichkeit sorgen. Vor allem auch der Bezug zum Ort des Verfahrens ist dabei relevant. Falls möglich sind Informationen in direkter Umgebung des Ortes des Projektes zu verbreiten. Erfolgreiche Beispiele dafür sind etwa das Aufhängen von Plakaten mit QR-Codes am Ort des Vorhabens, die direkt auf eine Internetseite mit mehr Informationen führen. Oder auch mobile Informations- bzw. Beteiligungsformate, etwa als Infostände oder Lastenräder, die die Informationen direkt an die jeweiligen Orte bringen.

Bei großen und langjährigen Projekten und Themen bietet es sich zudem an, vor Ort Präsenz zu zeigen und gezielt Multiplikator*innen, wie Vereine und Initiativen, einzubinden.

Als digitale Mittel der Bewerbung ist neben einer Ankündigung auf der Webseite der durchführenden Institution, vor allem die Verbreitung über Newsletter und Email-Verteiler relevant. Bei langjährigen und/oder großen Vorhaben bietet sich die Einrichtung eines eigenen Newsletters an, der über anstehende Veranstaltungen informiert. Grundsätzlich eignen sich Projekt-Webseiten dazu, die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit einzufangen und sie mittels eines Newsletters zu verstetigen. Auch Social-Media-Kanäle wie Facebook, die Plattform X (früher: Twitter), LinkedIn und andere eignen sich gut für die Bewerbung solcher Formate. Durch die Einbindung von Co-Influencer*innen, das heißt Mitarbeiter*innen der Stadt oder Kommune, die online über ihre Arbeit berichten, werden wichtige Multiplikator*innen geschaffen. Digitale Anzeigen und Banner, die neben für die Region relevanten Zeitungsartikel geschaltet werden, kommen oftmals besser an als der betreffende Artikel in der Lokalpresse.

Beteiligungsplattformen

Digitale Beteiligung erfreut sich insbesondere in der Form von Beteiligungsplattformen großer Beliebtheit und liegt in manchen Umfragen deutlich vor anderen analogen und digitalen Beteiligungsformaten (Billert & Peters 2021: 365). Beteiligungsplattformen zeichnen sich dadurch aus, dass alle Aktivitäten an einem digitalen Ort gebündelt sind, die Bürger*innen mittels Informations- und Kommunikationstechnologien aktiv eingebunden werden und das Format meist auf eine dauerhafte Nutzung ausgelegt ist (Maetzel 2023: 5; Viale Pereira et al. 2017, zitiert nach Billert & Peters 2021: 365). Durch die Einrichtung derartiger Plattformen kann die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit beteiligungsrelevanter Dokumente erhöht und der Informationszugang der Bürger*innen erleichtert werden. Auch bietet das Format die Möglichkeit, in Hinblick auf die administrative wie technische Betreuung, gemeinsame Standards einzuführen, sowie mehr Transparenz zu schaffen, da Beteiligungsprozesse auch rückwirkend nachverfolgt werden können. Beteiligungsplattformen ermöglichen es somit auch langjährige Planungsprozesse nachvollziehbar aufzubereiten, digital zu sichern und transparent zu gestalten, sodass zu jedem Zeitpunkt ein Einstieg in den Beteiligungsprozess möglich wird (Lots* o.J.: 11; Kuder 2020: 4).

Die barrierefreie Gestaltung digitaler Beteiligungsplattformen, wie Mehrsprachigkeit der Webseite, Nutzung einfacher Sprache, Verstellbarkeit der Textgröße und vieles mehr, ermöglicht es zudem Behörden ihre Zielgruppenansprache gezielt zu erweitern (Hilkenmeyer et al. 2021). Auch kann sich die hohe Nutzungsfreundlichkeit und Akzeptanz der Plattformen, die unter anderem durch eine transparente Kommunikation des Prozessablaufs sowie des Umgangs mit den Ergebnissen erreicht wird, positiv auf die Anzahl der Teilnehmenden und ihrer Beiträge auswirken (Leitner & Sachs 2017: 46; citizenlab 2021: 16). Neben einer schnellen Antwortgeschwindigkeit auf Behördenseiten erleichtern diese zudem die Zusammenführung und Weiterverarbeitung von projektrelevanten Daten.

Abseits kostenpflichtiger Beteiligungsplattformen, die durch professionalisierte Dienstleister angeboten werden, entstehen zunehmend auch Plattformen, die durch die Bundesländer selbst gehostet werden oder auf unentgeltlichen Open Source Tools basieren (Pietsch 2023: 56; Pakleppa et al. 2023: 8). Um sich nicht von privaten Dienstleistern abhängig zu machen, sollten gemeinwohlorientierte Akteur*innen wie Kommunen und zivilgesellschaftliche Organisationen grundsätzlich auf Open-Source-Software zurückgreifen (Maetzel 2023: 5). Bei diesen kann der Quellcode jederzeit kostenlos genutzt und im Rahmen kollaborativer Prozesse weiterentwickelt werden (Maetzel 2021). Auch eröffnet es den Initiator*innen mehr Entscheidungsfreiheit und Kontrolle, wenn es um Fragen des Datenschutzes geht (Maetzel 2023: 5).

Die Kritik, die sich derzeit an bestehenden kommunalen Plattformen ausrichtet, thematisiert meist die fehlende Bürger*innenzentrierung und -orientierung (Billert & Peters 2021: 367). So zeigte eine Untersuchung von 38 Beteiligungsplattformen in Deutschland in 2016, dass nur bei einem Drittel der Plattformen Stellungnahmen auf anderem Wege als per Post, Telefon oder E-Mail eingereicht werden können. Auch nimmt die Onlinestellung verfahrensrelevanter Dokumente im Verlauf des Beteiligungsprozesses immer weiter ab. Nur bei einem Drittel der Plattformen werden, nach Start des Projekts, weiterhin kontinuierlich Informationen mit aktuellen Zeitbezug hochgeladen. Des Weiteren zeigte sich, dass auch die Interaktionsmöglichkeiten mit Planinhalten bisher nur bedingt möglich sind (Helbig et al. 2016: 515).

Letztendlich lässt sich festhalten, dass in den vergangenen Jahren immer mehr Beteiligungsplattformen auf Kommunalebene realisiert wurden und somit auch stetig weiter Erfahrungen über deren Aufbau, Begleitung und Auswertung gesammelt werden können (Maetzel 2023: 5). Diese Erfahrungen sind wichtig, um das Format der Beteiligungsplattform stets weiter zu verbessern. Nachstehend soll auf einige Plattformen in Deutschland verwiesen werden, die sich als erfolgreich umgesetzte Beispiele hervorgetan haben und somit als Inspiration und Anknüpfungspunkte dienen können:

Die multimediale, bürger*innenzentrierte Ideenplattform Weck den Herkules in dir, die im Jahr 2019 öffentlich gemacht wurde, ist ein Verbundsprojekt des Forschungsinstituts fortiss und der Stadt und Universität Kassel (Niering & Peters 2023: 31; Stadt Kassel o.J.). Die Plattform, deren Administration durch die Stadtverwaltung übernommen wird, zeichnet sich durch eine barrierefreie Oberfläche, transparente Kriterien zur Prämierung der Projektideen sowie eine Anerkennungskultur aus, die das Engagement der Bürger*innen würdigen soll (Niering & Peters 2023: 31ff.). Durch ein Dreischritt-Verfahren (Text-Bild-Video-Dreiklang), eine Kurzbeschreibung, Visualisierung und Lösungspräsentation des Projekts, soll die allgemeine Qualität der Einreichungen erhöht und die Bürger*innen stärker angesprochen und involviert werden (ebd.: 33).

Das Beteiligungsportal Sachsen ist ein vom Freistaat Sachsen betriebenes System, welches sich an den Bedürfnissen und Erfordernissen der Kommunen und Verwaltungen orientiert. Für die staatlichen wie kommunalen Behörden fallen keine zusätzlichen Lizenz- oder Betriebskosten an. Durch die Möglichkeit der Individualisierung der Plattform können verschiedene Formate wie Dialoge, formelle Beteiligungsverfahren, Online-Umfragen und andere temporär oder längerfristig angeboten werden. Mittels des BITV-Tests, welcher in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird, werden die Plattformen zudem auf ihre Barrierefreiheit überprüft (Pietsch 2023: 56). Das Beteiligungsportal Sachsen erfährt derzeit im Rahmen einer länderübergreifenden Kooperation von Nordrhein-Westfalen und Hessen eine Nachnutzung. Seit 2022 arbeiten alle drei Akteure zudem an Möglichkeiten, Beteiligungsprozesse weiter zu digitalisieren (ebd.: 63).

Das kostenlose Open-Source-Tool adhocracy+, welches unter anderem in den Städten Werder und Lindau genutzt wird, wird durch den gemeinnützigen Verein Liquid Democracy e.V. betrieben, gehostet und technisch betreut (Pakleppa et al. 2023: 7). Der Standort der Server in Deutschland wie auch die Möglichkeit der jeweiligen Datenschutzbeauftragten an leicht verständlichen Online-Einführungen teilzunehmen, vereinfacht für Kommunen den Umgang mit Fragen des Datenschutzes (ebd.: 13, 19). Durch verschiedene Module, insgesamt zehn an der Zahl, können die Plattformen auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden, und sowohl für interne wie externe Prozesse eingesetzt werden (ebd.: 7).

Hybride Formate

Unter hybriden Formaten versteht man Veranstaltungen, die sowohl analog als auch digital stattfinden. Dabei ist zu unterscheiden, ob das Ziel ist, eine Präsenzveranstaltung auch zeitgleich online zu übertragen oder ob eine möglichst gleichberechtigte Teilnahme digital und analog erreicht werden soll. Wenn es sich um die reine Übertragung einer Veranstaltung handelt, prüfen sie, ob eine Aufzeichnung und ihre zur Verfügungstellung online nicht ausreichend ist. Diese Variante ist technisch weniger fehleranfällig und für Online-Teilnehmenden gegebenenfalls weniger frustrierend.

Soll eine umfangreiche Teilnahme auch digital möglich sein, so geht es darum, die analoge und digitale Dimension der Veranstaltung bestmöglich zu verknüpfen. In einem hybriden Format bedeutet dies, dass Online-Teilnehmende nicht auf das reine Zuhören beschränkt werden, sondern Möglichkeiten der Interaktion haben. Dies ist etwa dadurch zu erzielen, dass eine Moderation für die Online-Teilnehmenden zuständig ist, die als Bindeglied zwischen dem digitalen und analogen Raum fungiert. Die Moderation hält etwa schriftliche Beiträge und Sprechwünsche der Online-Teilnehmenden im Blick und trägt sie, in Absprache mit der Moderation der Präsenzveranstaltung, in den analogen Raum. Auch weiter Möglichkeiten wie Online-Umfragen und weitere interaktive Instrumente können die Teilnehmenden analog und digital gemeinsam einbinden.

Die Vorteile hybrider Formate sind denen rein digitaler Veranstaltungen ähnlich. Sie erlauben es den Organisator*innen unter anderem Ihre Reichweite zu maximieren, ohne dabei individuelle Befindlichkeiten der Teilnehmenden zu vernachlässigen. So können Personen, die einen persönlichen Austausch schätzen, wie auch Personen, die zeitlich oder örtlich gebunden sind oder aus anderen Gründen nicht teilnehmen können oder wollen, mit diesem Konzept abgeholt werden. Durch die sinkende Zugangsschwelle können Personen auch spontaner über ihre Teilnahme entscheiden, was unter anderem dabei helfen kann, diese langfristiger an die Veranstaltungsreihe oder ähnliche Veranstaltungen zu binden. Auch erleichtern hybride Formate die Nachbereitung, da Äußerungen und Fragen der Teilnehmenden nachvollziehbar in Video-, Audio- und oder Schriftform festgehalten werden können.

Wenngleich die Anschaffungskosten der Technik besonders zu Anfang hoch sind, amortisieren sich diese über die Zeit kontinuierlich. So müssen neben der Software auch Hardwarekomponenten wie Kameras, Raummikrofone, Leinwände und Beamer angeschafft werden. Herausforderungen hybrider Formate liegen insbesondere im Umgang mit der Software sowie dem technischen Equipment. Angesichts des komplexen Ablaufs braucht es zudem ausreichend personelle Kapazitäten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten (Arnhold et al. 2022: 22; Brünnert 2023). Auch sind die Abläufe, anders als bei analogen Formaten, weniger spontan, sodass Teilnehmende im Zweifel mehr Geduld und Rücksicht aufbringen müssen (Arnhold et al. 2022: 5). Des Weiteren ist auch der Austausch zwischen den beiden teilnehmenden Gruppen nur eingeschränkt möglich (Taepke 2021). In der Handreichung „Hybrid Vermitteln. Eine Handreichung für hybride Veranstaltungen in der Bildung für Nachhaltige Entwicklung“ sind weitere Erfahrungen, Best Practise und Lessons Learned zusammengetragen worden, die bei der Planung und Durchführung von hybriden Formaten hilfreich sein können.