Häufige Fehler und wie sie zu vermeiden sind
Wir schauen auf einige Fallstricke bei der Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins und wie diese souverän zu meistern sind. Sie finden im Folgenden einige Lösungsansätze und Tipps, die Ihnen bei häufig auftretenden Problemen weiterhelfen können.
Verzögerungen durch Downloads und Updates
Oftmals starten digitale Termine verspätet, da vergessen wird die Desktop-Version der Videokonferenz-Software rechtzeitig herunterzuladen oder ein Update zu installieren. Dieser Prozess nimmt meist viel Zeit in Anspruch und stellt eine Belastung für die anderen Teilnehmenden dar. Viele Anbieter stellen bereits Web-Clients bereit, die über den Internet-Browser funktionieren und diesen Schritt überspringen, wodurch eine Teilnahme schneller und unaufwendiger möglich ist. Allerdings können diese Web-Clients auch anfälliger für Störungen sein.
Um Berechtigungsfragen für die Installation von Desktop-Versionen der Software, insbesondere auf Behördenseite, fristgerecht zu klären, braucht es eine entsprechende Vorlaufzeit. Bei teilnehmenden Bürger*innen kann die Notwendigkeit eines Downloads der Software zu Widerstand oder technischen Problemen führen. Ersterem kann durch die Wahl einer Software, die über den Internet-Browser nutzbar ist, begegnet werden. Letzteres lässt sich in der Regel durch einen Technik-Test beheben.
Inkompatible Browser
Um das Problem des Downloads zu umgehen, bieten viele Anbieter die Möglichkeit an, über einen Web-Client, also über einen Internet-Browser, an dem Termin teilzunehmen. Heikel daran ist, dass diese meist nur mit den neuesten Versionen von Chrome und Firefox laufen. Nutzer*innen älterer Versionen oder des Internet Explorers können den Zugangslink meist nicht öffnen. Wichtig ist es, einerseits rechtzeitig auf diesen Sachverhalt hinzuweisen und andererseits bereits bei der Wahl der Videokonferenz-Software darauf zu achten, dass dieser mit verschiedenen Browser kompatibel ist (Meetflix o.J.).
Audio- und Videoübertragung ist verzerrt oder wird zeitweise abgeschnitten
Probleme mit der Audio- und Videoübertragung können meist auf zwei Faktoren zurückgeführt werden – die Internetverbindung oder die Überlastung der digitalen Veranstaltung. Um Ersteres auszuschließen, sollte im Vorfeld ein DSL-Speedtest durchgeführt werden, der Auskunft über die eigene Internetgeschwindigkeit gibt. Diesen können Sie im Internet mit ein paar Klicks einfach durchführen. Alternativ dazu könnte der Computer auch über ein LAN-Kabel direkt mit dem Router verbunden werden. Funktioniert beides nicht, liegt, insbesondere bei großen Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden, eine Überlastung nahe. Die Folge ist, dass die Übertragungsqualität teils immens leidet. Treten Verzerrungen und Übertragungsprobleme in der Videokonferenz selbst auf, können Sie die Probleme oftmals mindern, indem Teilnehmende ihre Webcam ausschalten (AEEB 2020; Brack 2020).
Kamera, Mikrofon oder Audio funktionieren nicht
Wenn es zu Problemen mit Bild und/oder Ton der Teilnehmenden kommt, gibt es mehrere Ansatzpunkte, um diese zu lösen. Auch wenn es zunächst banal zu klingen scheint: Stellen Sie sicher, dass die Lautsprecher oder das Headset angeschaltet und eingesteckt sind, sowie die Kamera frei ist. Sind andere Programme offen, die auf Kamera und Mikrofon zugreifen? Falls ja, dann schließen sie diese. Häufig ist in der Videokonferenz-Software auch die falsche Hardware-Komponente (d.h. Mikrofon, Kamera oder Lautsprecher) ausgewählt, wodurch die Verbindung fehlschlägt. Dieser Umstand lässt sich meist rasch in den Einstellungen der Videokonferenz-Software ändern. Wählen Sie dazu in den Softwareeinstellungen die richtige Hardware aus, z.B. das Headset anstelle des integrierten Mikrofons. Oftmals kann die Hardware auch direkt in den Einstellungen getestet werden. Hat auch das keine Verbesserung gebracht, gilt es in den Systemeinstellungen des Computers zu prüfen, ob der Software die notwendigen Zugriffsrechte für Kamera und Mikrofon gewährt werden oder nicht. Stimmen Sie der Nutzung zu, falls Sie es nicht bereits getan haben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin aus dem Termin aus- und wieder einzutreten oder einen Neustart des Computers durchzuführen. Hilft alles nichts, prüfen Sie, ob die Hardware mit anderen Programmen funktioniert. Sollte das nicht der Fall sein, ist die Kamera und oder das Mikrofon wahrscheinlich defekt (AEEB 2020; Brack 2020).
Diese und weitere Probleme lassen sich sowohl auf Seiten der Organisator*innen als auch der Teilnehmenden durch einen Technik-Test frühzeitig beheben.
Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos
Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos in Videokonferenzen beeinträchtigen den Ablauf und das Verständnis stark. Die Ursachen für diese Störungen sind vielfältig. So können sie unter anderem dann auftreten, wenn Personen parallel mit mehreren Endgeräten teilnehmen, zu viele Mikrofone aktiviert sind und diese Hintergrundgeräusche einfangen, die Audioqualität eines Mikrofons zu schlecht ist oder die Lautsprecher zu laut eingestellt sind. Um dem entgegenzuwirken, sollten alle Teilnehmenden grundsätzlich nur mit einem Endgerät teilnehmen, ihr Mikrofon nur bei Sprechwunsch aktiveren, idealerweise mit einem Headset arbeiten und ihre Lautsprecher leiser stellen. Sollte die Bitte um Stummschaltung nicht funktionieren oder zu langsam vonstattengehen, besitzen die Organisator*innen bzw. Hosts die Möglichkeit, die betreffenden Teilnehmenden selbst stummzuschalten. Durch eine schrittweise Stummschaltung aller Teilnehmende lässt sich zudem meist relativ schnell die Störquelle identifizieren (AEEB 2020; Brack 2020).
Schlechte Beleuchtung
Je nach Lichtquelle und -einfall lassen sich Personen besser oder schlechter erkennen. Man sollte möglichst vermeiden nur als Silhouette oder verschwommene Gestalt auf dem Bildschirm der anderen Teilnehmenden zu erscheinen. Hierfür sollte bewusst auf Gegenlicht verzichtet werden. Um eine ideale Beleuchtungssituation zu erschaffen, sollte sich die Hauptlichtquelle, wie ein Fenster, Lampe oder Ringlicht, direkt vor einem oder in einem 45-Grad-Winkel zu einem befinden. Grundsätzlich gilt, wenn auf künstliches Licht zurückgegriffen werden muss, dann sollte dieses diffus, nicht jedoch grell und konzentriert sein (Brooks 2023).
Unprofessioneller Hintergrund
Um sich vollkommen auf Sie und Ihren Gesprächsbeitrag konzentrieren zu können, sollte ein heller, einfarbiger Hintergrund genutzt werden. Wahlweise kann dieser durch das Logo der jeweiligen Institution ergänzt werden. Das vereinfacht einerseits die Zuordenbarkeit der unterschiedlichen Teilnehmenden und gewährleistet andererseits, ein professionelles Auftreten und den Schutz der Privatsphäre aller. Entscheidet man sich dafür einen virtuellen Hintergrund zu nutzen, sollte eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein, da andernfalls die Übertragungsqualität leiden könnte. Da die Technologie der virtuellen Hintergründe noch nicht vollständig ausgereift ist, können Teile des Erscheinungsbildes wie Haare, Hände und anderes zeitweise schlecht oder nicht sichtbar sein. Folglich handelt es sich um eine Abwägungsfrage, ob man sich vor einen natürlichen, neutralen Hintergrund setzt oder diesen digital erschafft (GMS 2022; Spiegl 2015).
Fehlende Pausen
Online-Formate werden anders als Präsenzveranstaltungen oftmals als deutlich anstrengender empfunden. Um Erschöpfungserscheinungen und Konzentrationsverluste zu vermeiden, sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. So wird empfohlen die Termine alle 30 min für 5 min bzw. alle 90 min für 10-15 min zu unterbrechen, um den Teilnehmenden wie Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen (DGUV 2021; Spengler o.J.).
