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Zum Projekt: Ein Praxisleitfaden zur digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung

Die Digitalisierung bietet vielfältige Chancen und neue Potenziale für die Öffentlichkeitsbeteiligung. Gleichzeitig wirft sie Fragen und Herausforderungen auf: Wie können die etablierten Beteiligungsformate in den digitalen Raum übertragen werden? Was muss bei der Umsetzung von digitalen Formaten beachtet werden? Und wie lassen sich die neuen Möglichkeiten nutzen, ohne dass die Qualität der Beteiligung darunter leidet?

Die Webseite www.digitale-beteiligung-gestalten.de setzt an dieser Stelle an. Sie umfasst vielfältige Hintergrundinformationen sowie praktische Hinweise zur Planung und Durchführung von digitalen Formaten in der formellen Öffentlichkeitsbeteiligung. Zusammengenommen ergeben die verschiedenen Komponenten der Webseite den Praxisleitfaden „Digitale Beteiligung souverän gestalten“.

Zum Projekt

Das Unabhängige Institut für Umweltfragen (UfU) e.V. beschäftigt sich seit Jahren mit der Wahrung und Verbesserung der Öffentlichkeitsbeteiligung sowie ihrer Zukunftsfähigkeit. In einem praxisorientierten Projekt hat sich das UfU den Chancen und Grenzen digitaler Beteiligungsinstrumente für die Öffentlichkeitsbeteiligung in umweltrelevanten Verwaltungsverfahren in Deutschland gewidmet. Gefördert wurde das Projekt vom Umweltbundesamt (UBA) und dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV).

Der Praxisleitfaden „Digitale Beteiligung souverän gestalten“ trägt die Projektergebnisse aus Theorie und Praxis in Form einer Webseite anschaulich zusammen. Gesetzliche Grundlagen digitaler Öffentlichkeitsbeteiligung sowie vielfältige Erfahrungen aus der Praxis von Behörden, Umweltverbänden und Vorhabenträgern wurden zusammengetragen. Das Ergebnis ist ein umfassender Leitfaden, der grundlegende Fragen und rechtliche Rahmenbedingungen beleuchtet sowie schrittweise durch die konkrete Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins führt. Der Fokus liegt zwar auf dem Format des Erörterungstermins als Videokonferenz, doch auch für weitere Beteiligungsformate finden sich im Leitfaden hilfreiche Anregungen.

Der Leitfaden

Der Leitfaden richtet sich insbesondere an Behörden, die digitale Beteiligungsformate durchführen oder Interesse haben diese erstmals auszuprobieren. Zudem dient er der interessierten Öffentlichkeit als Überblick über digitale Beteiligung sowie rechtliche Grundlagen. Bei der Nutzung des Leitfadens sollte berücksichtigt werden, dass die Planung und Durchführung der Öffentlichkeitsbeteiligung immer abhängig von dem spezifischen Verfahren sowie dessen Kontext ist. Der Leitfaden bietet daher keine einheitliche und vollumfängliche Anleitung für alle Verfahren. Er dient vielmehr als Grundlage, die an die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden kann.

Auf der Webseite „Digitale Beteiligung souverän gestalten“ finden Sie viele Informationen, die Sie passend zu Ihrem Wissensstand und Bedürfnissen nutzen können. Über die Suchmaske können Sie auch ganz gezielt nach spezifischen Themen suchen.

Sie finden die einzelnen Unterseiten über die Navigation oben auf der Seite oder über die Startseite. Unter „Grundlagen“ können Sie Hintergrundinformationen und rechtliche Rahmenbedingungen der formellen Öffentlichkeitsbeteiligung nachlesen. Unter „Digitaler Erörterungstermin“ werden die Lesenden Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen der Planung und Durchführung digitaler Erörterungstermine als Videokonferenzen geführt, wobei zusätzliche Dokumente wie Vorlagen und Checklisten die einzelnen Schritte ergänzen. Weitere praktische Hilfestellungen und Informationen finden Sie unter „Häufige Fehler“ und „Wissen vertiefen“. Für zusätzliche Materialien, Links und Anleitungen, schauen Sie in unserer „Infothek“ vorbei.

Natürlich können Sie alle Seiten auch abspeichern und ausdrucken. Nutzen Sie dazu einfach das Drucker-Symbol oben rechts auf der jeweiligen Seite.

Viel Vergnügen beim Lesen und Beteiligen!

Grundlagen der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung

Die Digitalisierung umfasst zunehmend alle Bereiche unserer Gesellschaft. Auch vor der Öffentlichkeitsbeteiligung als ein wichtiges Instrument der gesellschaftlichen Teilhabe macht sie nicht Halt. Dabei birgt sie vielfältige Chancen Beteiligungsformate zu verbessern, indem sie zugänglicher und ansprechender gestaltet werden. Doch die Digitalisierung von Beteiligung ist kein Selbstzweck. Um die Vorteile der Digitalisierung nutzen zu können und gleichzeitig ihre Nachteile aufzufangen sowie Hindernisse zu umgehen, sollte diese stets gezielt eingesetzt werden.

Für eine fundierte Auseinandersetzung mit dem Thema und einen informierten Einstieg in die praktische Umsetzung von digitalen Beteiligungsformaten finden Sie im Folgenden Informationen und Hintergründe zur digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung. Dazu gehört ein Einblick in Vor- und Nachteile der digitalen Beteiligung, Anregungen zu einer informierten Abwägung zwischen analogen und digitalen Formaten sowie eine Übersicht über die rechtlichen Grundlagen.

Artikel

Digitalisierung von Beteiligung

Die Digitalisierung der Beteiligung von Bürger*innen entwickelt sich seit Jahren stetig weiter und kann verschiedenste Formen annehmen: Von der Online-Einsicht in Antragsunterlagen bis hin zur Einreichung von Ideen über Beteiligungsplattformen.

In Reaktion auf die COVID-19-Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen erhielt die Öffentlichkeitsbeteiligung, wie viele andere Bereiche auch, einen starken Digitalisierungsimpuls. Vor allem durch das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG) aus dem Jahr 2020 wurde die Durchführung digitaler Beteiligungsformate in Planungs- und Genehmigungsverfahren in Deutschland vorangetrieben und gesetzlich verankert. Mehr Informationen zu den rechtlichen Entwicklungen in Bezug auf die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung finden Sie im Abschnitt „Rechtliche Fragen“.

Das PlanSiG schuf somit einen Rahmen, digitale Beteiligungsinstrumente in diesem Kontext auszuprobieren und zu evaluieren (s. auch Ziekow et al. 2022). Zu diesen Instrumenten gehört die sogenannte Online-Konsultation, die im PlanSiG als Ersatz für den Erörterungstermin vorgesehen wird, und in der sich Teilnehmende schriftlich zu Verfahren äußern können. Anstelle einer Online-Konsultation kann auch, mit Einverständnis aller zur Teilnahme Berechtigten, eine Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. Diese können als rein digitale Veranstaltungen stattfinden. Das bedeutet, dass alle Teilnehmenden virtuell über ein Videokonferenzsystem an dem Termin teilnehmen. Eine weitere Variante sind hybride Veranstaltungen, die analoge und digitale Komponenten kombinieren. Dabei findet eine Veranstaltung in Präsenz zeitgleich zu einer Videokonferenz statt, wodurch Teilnehmende sowohl vor Ort als auch online teilnehmen können. Mehr zu hybriden Formaten finden Sie unter „Wissen vertiefen“.

Aus den bisher gesammelten Erfahrungen aus Verwaltung und Zivilgesellschaft geht hervor, dass die schriftliche Online-Konsultation nicht den dialogischen Austausch eines Erörterungstermins ersetzen kann (s. auch Ziekow et al. 2022). Für den direkten Austausch sowie eine höhere Akzeptanz des Ergebnisses spielt die unmittelbare und dialogische Kommunikation zwischen Einwender*innen, Behörden und Vorhabenträgerin eine zentrale Rolle. Ein digitaler Erörterungstermin in Form einer Videokonferenz bietet daher einen großen Mehrwert im Vergleich zu einem schriftlichen digitalen Austausch, da hier die Möglichkeit des Dialogs besteht. Allerdings findet in der Praxis das Format des digitalen Erörterungstermins bisher nur wenig Anwendung. Der Leitfaden „Digitale Beteiligung souverän gestalten“ setzt an dieser Stelle an und zielt darauf ab, Hürden bei der Planung und Durchführung solcher Formate gezielt abzubauen.

Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung, vor allem in Form von digitalen Erörterungsterminen, steht somit noch vergleichsweise am Anfang. Nichtsdestotrotz birgt die Digitalisierung auch in diesem Bereich viel Potenzial. Bei der Planung und Durchführung von digitalen Formaten ist allerdings zu beachten, inwiefern Versprechen der Digitalisierung von effizienteren, niedrigschwelligen und schnelleren Prozessen wirklich erfüllt werden können. Wir werfen daher einen genaueren Blick auf vier Mythen, die sich um die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ranken.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist niedrigschwelliger."

Digitale Formate der Öffentlichkeitsbeteiligung bieten Chancen Beteiligungshürden abzubauen und weiten Teilen der Bevölkerung, insbesondere auch weniger beteiligungs-affinen Menschen, die Teilnahme zu erleichtern. Durch die Ortsunabhängigkeit der Veranstaltung und auch des damit verbundenen Wegfalls der Anfahrtszeiten können Menschen den digitalen Erörterungstermin leichter in ihren Alltag integrieren. Das kommt insbesondere Personen zugute, deren Zeitkapazitäten stark begrenzt sind, wie jene mit einer hohen Arbeitsbelastung. Die Möglichkeit von zuhause aus teilzunehmen kann zudem vor allem für Menschen mit kleinen Kindern oder anderer Fürsorgeverantwortung ein großer Vorteil sein. Auch kann es Personen die Teilnahme erleichtern, deren Mobilität eingeschränkt ist. Hinzu kommt, dass die Teilnahme per Videokonferenz von Personen, die über wenig Beteiligungserfahrung verfügen, als eine geringere Hürde wahrgenommen werden kann, da sie aus einem vertrauten Umfeld heraus teilnehmen können und den unbekannten und teils formelleren Rahmen einer Präsenzveranstaltung vermeiden können. Darüber hinaus kann das digitale Format vor allem für jüngere Generationen eine attraktivere Form der Beteiligung verkörpern und somit Bevölkerungsgruppen einen Zugang zu formeller Öffentlichkeitsbeteiligung verschaffen, die bisher nur wenig Berührungspunkte mit dieser Form der Beteiligung haben.

Gleichzeitig bringen digitale Beteiligungsformate neue Hürden mit sich. So kann fehlendes technisches Wissen oder mangelnde technische Infrastruktur eine große Herausforderung für die Teilnahme darstellen. Hiervon betroffen sind insbesondere ältere Bevölkerungsgruppen, Personen mit einem niedrigen sozioökonomischen Status sowie jene, die in peripheren Regionen leben (Kneipp 2020: 5; Kuder 2020: 4). Auch technikskeptische oder -averse Personen können die digitale Beteiligung als Barriere wahrnehmen.

Es wird somit deutlich, dass aufgrund verschiedener Bedürfnisse und unterschiedlicher Affinität zu Technik in der Gesellschaft digitale Beteiligungsformate einerseits Hürden in der Beteiligung abbauen, andererseits neue entstehen lassen können. Daher gilt es in der Umsetzung diese potenziellen Barrieren im Blick zu behalten und sie gezielt anzugehen. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt „Abwägung zwischen digitalen und analogen Formaten“ und praktische Hinweise in der Schritt-für-Schritt-Anleitung „Digitaler Erörterungstermin“.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist weniger aufwendig."

Bei der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung entfallen einige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören etwa die Raumsuche für analoge Veranstaltungen sowie Anfahrtszeiten. Hierin steckt Potenzial für effizientere Abläufe. Doch auch wenn die digitale Beteiligung langfristig Aufwände senken kann, so geht mit ihr vor allem zu Beginn oftmals ein gewisser zusätzlicher Zeit- und Organisationsaufwand einher. Wenig Erfahrung mit digitalen Formaten, das Fehlen eingespielter Abläufe sowie neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten können zunächst einen Mehraufwand bedeuten. Die im Praxisleitfaden bereitgestellten Hintergrundinformationen, praktischen Hinweise, Übersichten und Vorlagen sollen dabei unterstützen, die Planung und Durchführung von digitalen Formaten zu erleichtern sowie den Zeit- und Organisationsaufwand zu reduzieren.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist kostengünstiger."

Digitale Formate verursachen teils hohe Kosten (Hilkenmeyer et al. 2021). Diese Kosten sind vor allem dann hoch bzw. im Vergleich zu analogen Formaten höher, wenn noch wenig technische Ausstattung und Erfahrung mit digitalen Formaten vorhanden ist. Kostenersparnisse sind dann zu erwarten, wenn die Abläufe der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung etablierter sind, wodurch der Zeit- und Organisationsaufwand geringer wird, sowie die Kosten der technischen Ausstattung sich über Zeit amortisieren.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist schneller."

Mit der Digitalisierung von Beteiligung geht oftmals die Hoffnung auf gewisse Beschleunigungseffekte einher. Inwiefern digitale Erörterungstermine effektiv zu einer Beschleunigung von Verfahren beitragen, konnte bisher noch nicht umfassend festgestellt werden (Ziekow et al. 2022: 38-42).

Von Expert*innen aus Praxis und Wissenschaft wird allerdings betont, dass größere und grundsätzliche Beschleunigungseffekte voraussichtlich nicht durch die Digitalisierung von Beteiligungsformaten zu erzielen sind (ebd.). Auch zeiteffizientere digitale Formate garantieren keine kürzere Bearbeitungszeit der Einwendungen, eine schnellere sachliche Erörterung oder Beschlussfassung.

Es wird deutlich, dass die Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung nicht automatisch zu besseren Verfahren führt. Der Einsatz von digitalen Beteiligungsformaten und die Etablierung dieser sollte somit gezielt erfolgen, um die Vorteile für alle Beteiligten zu nutzen und gleichzeitig den Prozess anschlussfähig zu gestalten. Der Praxisleitfaden gibt dazu viele Hinweise und Hilfestellungen.

Digital oder analog?

Die Abwägung, ob digitale oder analoge Formate der Öffentlichkeitsbeteiligung zum Einsatz kommen sollen, ist keine einfache. Dazu gibt es (noch) keine vom Gesetzgeber vorgegebenen Entscheidungskriterien. Daher liegt dies im Ermessensspielraum der durchführenden Behörde. Der konkrete Nutzen digitaler Erörterungstermine ist stark kontextabhängig und wird von verschiedenen spezifischen Eigenschaften des Verfahrens bedingt. Anstelle von allgemeingültigen Entscheidungskriterien, können an dieser Stelle somit lediglich entscheidungsleitende Aspekte aufgeführt werden. Dazu gehört etwa die technische Ausstattung der zuständigen Behörde, die Zusammensetzung des Teilnehmenden-Kreises, die Konfliktintensität der Diskussion um das Verfahren und vieles mehr.

Generell ist in der Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung darauf zu achten, dass es sich um einen anschlussfähigen Prozess handelt. Skepsis und Bedenken in Bezug auf digitale Formate finden sich bei vielen Akteur*innen wieder, von Behörden über Vorhabenträger zu Umweltverbänden und Bürger*innen. Ein rücksichtsvoller Umgang mit persönlichen Unsicherheiten und anderen Hürden sowie ein kluger Einsatz von digitalen und analogen Formaten sind daher zentral für eine gelungene Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung.

Unklarheiten in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung beziehen sich mitunter auf gesetzliche Regelungen, die wir im Abschnitt „Rechtliche Fragen“ detaillierter erläutern. Darüber hinaus beziehen sich Bedenken oftmals auf einen möglichen Verlust von Aspekten analoger Formaten, die besonders geschätzt werden und die im digitalen Raum nur schwer abzubilden sind, wie etwa informeller Austausch. Aber auch die Entstehung neuer Beteiligungshürden wird häufig thematisiert. Wie einigen Nachteilen digitaler Formate zu begegnen ist und diese zumindest teilweise kompensiert werden können, stellen wir im Folgenden kurz dar. In der Schritt-für-Schritt Anleitung unter „Digitaler Erörterungstermin“ geben wir dazu konkrete und ausführlichere Hinweise, wie dies praktisch umgesetzt werden kann.

Kompensation von Nachteilen digitaler Formate

Der Austausch und die Diskussion im analogen Raum wird oftmals als natürlicher und aktiver wahrgenommen. Zu einer guten Gesprächsatmosphäre im digitalen Raum tragen vor allem eingeschaltete Kameras aller Teilnehmenden bei. Durch die Videoübertragung der Teilnehmenden wird zudem das Verständnis durch nonverbale Kommunikation erleichtert. Darüber hinaus kann auch mit Moderationstechniken und digitalen Instrumenten im digitalen Raum eine dynamischere Diskussion angeregt werden. Vorteile von Diskussionen im digitalen Raum sind zudem, dass Redewünsche übersichtlich angezeigt werden (etwa durch spezifische Funktionen in der Software), das Rederecht über die Moderation klar verteilt wird und keine Nebengespräche stattfinden.

Bei digitalen Formaten entfällt zunächst der informelle Austausch zwischen den verschiedenen Teilnehmenden am Rande von Veranstaltungen. Für die Kleingruppengespräche in der Pause oder nach der Veranstaltung werden somit Alternativen benötigt. Um Möglichkeiten für spezifische Nachfragen oder einen direkten Austausch mit Behördenmitarbeitenden anzubieten, sollten etwa klare behördliche Ansprechpersonen benannt sein. Zudem können Sprechstunden sowie ergänzende informelle Formate in Präsenz oder Vor-Ort-Begehungen Austauschmöglichkeiten schaffen.

Darüber hinaus sollten die neuen Partizipationshürden digitaler Formate gezielt angegangen werden. Das betrifft insbesondere die Einbindung von Beteiligten, die aufgrund von digitaler Unerfahrenheit, fehlender oder mangelhafter technischer Ausstattung und Internetversorgung größere Hürden der Beteiligung erfahren. Um technische Unsicherheiten bei den Teilnehmenden anzugehen, können einige Maßnahmen umgesetzt werden: die frühzeitige Versendung einer übersichtlichen und bebilderten Erklärung zur Benutzung der jeweiligen Videokonferenz-Software, das Angebot eines Technik-Tests im Vorfeld der Veranstaltung und die Bereitstellung einer telefonisch zu erreichenden Ansprechperson während der Veranstaltung. Um fehlende oder mangelhafte technische Ausstattung und Internetzugang auszugleichen, sollte geprüft werden, ob Zugänge zu Endgeräten mit stabiler Internetverbindung in Behörden zur Verfügung gestellt werden können.

Abwägung zwischen digitalen und analogen Formaten

Als Hilfestellung für eine gute Abwägung zum Einsatz von digitalen bzw. analogen Erörterungsterminen finden Sie im Folgenden einige Leitfragen als Anregungen.

Bereich	Leitfragen
Technische Ausstattung & personelle Kapazitäten	Verfügen Sie über die nötige technische Ausstattung für einen digitalen Erörterungstermin bzw. kann diese angeschafft werden? (s. Digitaler Erörterungstermin) Können Sie ausreichend personelle Kapazitäten einplanen? Insbesondere bei wenig Erfahrung mit digitalen Formaten empfehlen wir ausreichend Vorlaufzeit in der Organisation vorzusehen. Bei der Durchführung der Veranstaltung benötigen Sie neben der Moderation mindestens eine weitere Person, die allein für die technische Umsetzung zuständig ist (s. Digitaler Erörterungstermin).
Verfahren & Kontext	Um was für ein Verfahren handelt es sich? Gab es bereits andere Öffentlichkeitsbeteiligungsformate zu diesem oder einem ähnlichen Vorhaben? Was sind spezifische Erfahrungen mit dieser Art Verfahren und/oder Öffentlichkeitsbeteiligung in der Region? Gibt es Erfahrungen mit digitalen Formaten in der Region? Wie schätzen Sie die aktuelle Lage und die Stimmung der Beteiligten in Bezug auf das Verfahren ein? Was wird im Verfahren gerade vor allem benötigt? Gab es bereits vorgelagerte oder ergänzende analogen Formate? Konnten sich die Teilnehmenden in analogen Formaten bereits kennenlernen, kann dies die Kommunikation in einem digitalen Format deutlich erleichtern. Welchen spezifischen Vorteil hätte ein analoges bzw. ein digitales Format in diesem Verfahren?
Zusammensetzung des Teilnehmenden-Kreises	Wer beteiligt sich (voraussichtlich) an dem Verfahren? Ist vor allem mit einer Beteiligung von Fachbehörden und Umweltverbänden zu rechnen, kann das die Durchführung eines digitalen Formates deutlich erleichtern. Für einen spezifischen fachlichen Austausch im eher kleinen Rahmen eignet sich ein digitaler Erörterungstermin besonders gut.
Größe des Erörterungstermins	Wie viele Teilnehmende werden zum Erörterungstermin ungefähr erwartet? Videokonferenzen mit einer kleineren Anzahl von Personen sind leichter durchzuführen und vor allem für den Einstieg in digitale Formate gut geeignet. Sowohl technische Aufgaben als auch Anforderungen an die Moderation sind bei kleineren Gruppengrößen (bis zu ca. 20 Personen) überschaubar. Gleichzeitig ist ein großer Vorteil digitaler Erörterungstermine die Größe und Flexibilität des digitalen Raumes. So können auch sehr viele Personen teilnehmen, ohne dass im Vorfeld ein Raum für eine feste Anzahl an Teilnehmenden und einen bestimmten Zeitraum gesucht und gebucht werden müsste.
Konfliktintensivität des Verfahrens	Wie ist die potenzielle Konfliktintensivität des Verfahrens einzuschätzen? Bei einer eher hohen Konfliktintensität und intensiven Diskussion bieten sich vor allem analoge Formate an, bei denen die Vertrauensbildung zwischen den Teilnehmenden eine höhere Relevanz aufweist. Dabei spielt vor allem der direkte Kontakt und der persönliche Dialog, der informelle Austausch am Rande der Veranstaltung, der Wegfall potenzieller technischer Störfaktoren sowie die Präsenz der Beteiligten vor Ort eine wichtige Rolle. Bei geringer Konfliktintensität können sich digitale Formate hingegen anbieten.

Rechtliche Fragen

Die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung wirft sowohl bei Organisator*innen als auch Teilnehmenden oftmals rechtliche Fragen auf. Im Folgenden werden wir daher einige rechtliche Aspekte genauer beleuchten. In der Navigationsleise auf der linken Seite können Sie die entsprechenden Abschnitte auswählen.

Zunächst werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Anforderung vor dem Inkrafttreten des Planungssicherstellungsgesetzes (PlanSiG), darauf folgt eine Übersicht über die Regelungen des PlanSiG sowie die Digitalisierung in Fachgesetzen. Daran schließt die Darstellung des neuen Gesetzes zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG) an. Im Weiteren finden Sie eine Übersicht über weitere relevante Vorschriften in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung.

Rechtliche Anforderung vor dem Inkrafttreten des PlanSiG 2020

Die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist in der Aarhus-Konvention, in europäischen Richtlinien sowie im Planungs- und Zulassungsrecht nur rudimentär angelegt. Die gesetzlichen Regelungen vor 2020 wurden den Digitalisierungserfordernissen auf der einen Seite und neuen Chancen der digitalen Beteiligung auf der anderen Seite nicht gerecht.

Aarhus Konvention

Um die Beteiligung der Zivilgesellschaft in Umweltangelegenheiten zu stärken, wurde 1998 die Aarhus-Konvention verabschiedet, welche am 30. Oktober 2001 in Kraft getreten ist (UN/ECE-Übereinkommen über den Zugang zu Informationen, die Öffentlichkeitsbeteiligung an Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten). Es ist der erste internationale Umweltvertrag, der internationale Mindeststandards für den Zugang zu Umweltinformationen für alle Menschen, die Beteiligung an umweltbezogenen Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten festlegt.

Anforderungen an Formen der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung stellt die Aarhus-Konvention nicht, sie hatte jedoch 1998 schon moderne Kommunikationsinstrumente im Blick. So weist bereits die Präambel auf die Wichtigkeit elektronischer Kommunikationsformen hin. Und auch Art. 2 in Nr. 3 der Konvention zählt bei der Begriffsbestimmung zu Informationen über die Umwelt auch Informationen in elektronischer Form auf. Die digitale Transformation im Blick, normiert Art. 5 Abs. 3, dass jede Vertragspartei sicherzustellen hat, dass Informationen über die Umwelt zunehmend in elektronischen Datenbanken, die der Öffentlichkeit über die öffentlichen Telekommunikationsnetze leicht zugänglich sind, zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Umweltberichte, Umweltgesetze oder umweltbezogene Pläne oder Programme, sofern die Informationen bereits in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

EU-Recht

Im EU-Recht fand sich eine erste Erwähnung elektronischer Medien bereits im Jahr 2003 in Art. 2 Abs. 2a der Richtlinie 2003/35/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Mai 2003 über die Beteiligung der Öffentlichkeit bei der Ausarbeitung bestimmter umweltbezogener Pläne und Programme und zur Änderung der Richtlinien 85/337/EWG und 96/61/EG des Rates in Bezug auf die Öffentlichkeitsbeteiligung und den Zugang zu Gerichten. In der Regelung wird normiert, dass die Öffentlichkeit frühzeitig und in effektiver Weise durch öffentliche Bekanntmachung oder auf anderem geeigneten Wege, wie durch elektronische Medien, soweit diese zur Verfügung stehen, über Vorschläge für Pläne oder Programme unterrichtet wird und dass Informationen zu den Vorschlägen, zum Recht auf Beteiligung am Entscheidungsverfahren sowie über die zuständige Behörde, an die Stellungnahmen oder Fragen gerichtet werden können, zugänglich gemacht werden.

Der erste rechtliche Grundstein für die Digitalisierung der Beteiligung im Rahmen von Umweltverträglichkeitsprüfungen wurde allerdings erst etliche Jahre später auf EU-Ebene gelegt. Die Richtlinie 2014/52/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Änderung der Richtlinie 2011/92/EU über die Umweltverträglichkeitsprüfung bei bestimmten öffentlichen und privaten Projekten bestimmt in Art. 6 Absatz 5 Satz 2: „Die Mitgliedstaaten treffen die erforderlichen Maßnahmen um sicherzustellen, dass die einschlägigen Informationen der Öffentlichkeit auf der angemessenen Verwaltungsebene elektronisch zugänglich sind, wenigstens über ein zentrales Portal oder über einfach zugängliche Zugangspunkte.“

Umsetzung in deutsches Recht

Die EU-Mitgliedsstaaten und so auch Deutschland hatten bis zum 16. Mai 2017 Zeit, die neuen Regelungen in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wurden daraufhin in einer länderübergreifenden Kooperation die digitalen UVP-Portale des Bundes und der Länder entwickelt und via Internet für die Bevölkerung zugänglich gemacht.

Das Gesetz über die Öffentlichkeitsbeteiligung in Umweltangelegenheiten (Öffentlichkeitsbeteiligungsgesetz), welches u. a. das Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) und das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) ändert, setzt gemeinsam mit dem Umwelt-Rechtsbehelfsgesetz die europäische Richtlinie 2003/35/EG in deutsches Recht um. Beide Rechtsvorschriften sind am 15. Dezember 2006 in Kraft getreten.

Insbesondere 18, 20 UVPG

Insbesondere im Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) gibt es Vorschriften, die die Beteiligung der Öffentlichkeit regeln. Durch die §§ 18 ff. UVPG wird Art. 6 des internationalen Aarhus-Abkommens umgesetzt. Es beruht auf dem gemeinschaftsrechtlichen Konzept der „informierten Öffentlichkeit“ (Hagmann 2018: § 18 Rn. 2) und regelt in § 18 Abs. 1 S. 4 i.V.m. § 73 Abs. 3 S. 1 und Abs. 5-7 VwVfG das mündliche Anhörungsverfahren. § 20 Abs. 1 und 2 UVPG regelt dabei die Einrichtung zentraler Internetportale. Die zuständigen Behörden des Bundes und der Länder sind danach zur Bereitstellung der UVP-Unterlagen für laufende Öffentlichkeitsbeteiligungen auf dem UVP-Portal des Bundes und der Länder verpflichtet. Die Daten müssen der Öffentlichkeit gem. § 4 Abs. 1 UVPPortV zugänglich gemacht werden, sodass sie von den Nutzer*innen des Internetportals gespeichert und ausgedruckt werden können.

Insbesondere § 27a VwVfG

Eine allgemeine Verwaltungsvorschrift bei Anordnung einer öffentlichen oder ortsüblichen Bekanntmachung ist § 27a VwVfG, wodurch die Behörde verpflichtet ist, den Inhalt der Bekanntmachung auch über eine Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers zugänglich zu machen. Dies gilt auch für dazugehörige zur Einsicht auszulegende Unterlagen.

Planungsbeschleunigung 2018

Darüber hinaus existierten bis 2020 nur vereinzelte Bestimmungen für die Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung bei Planungs- und Genehmigungsverfahren im Infrastrukturbereich. Im Rahmen der Planungsbeschleunigung hat das PlBeschlG 2018 zu einer weiteren Stärkung der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, die Verkehrswegeplanung betreffend und über §§ 27a VwVfG und 20 UVPG hinaus, geführt. Danach haben Vorhabenträger den Plan des Projektes im Internet zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ersetzt jedoch nicht die analoge Auslegung, insbesondere, wenn an die Planauslegung im Einzelfall konkrete Rechtsfolgen geknüpft sind (wie z. B. gem. §§ 43, 43a EnWG i. V. m. §§ 73 Abs. 4 VwVfG oder 21 UVPG). Ähnliche Regelungen gibt es im Rahmen der beschleunigten Stromnetzplanung: §§ 9 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Bundesfachplanung als auch § 20 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Planfeststellungsverfahrens sehen die zusätzliche Veröffentlichung der Bekanntmachungen mit Auslegung der Planunterlagen im Internet vor (Schmidt & Kelly 2021: 247). Weitere Regelungen im Infrastrukturbereich finden sich in §§ 18f AEG, § 17 WaStrG und § 17g FStrG.

Auffällig ist jedoch, dass sämtliche bisher aufgezeigte Rechtsvorschriften lediglich der Bürger*inneninformation und nicht der Bürger*innenbeteiligung dienen (ebd.: 246). Erst im Zuge der COVID-19-Pandemie und den damit einhergegangenen Infektionsschutzmaßnahmen, die die Durchführung der (analogen) Öffentlichkeitsbeteiligung im Verwaltungsverfahren immens beeinträchtigten, wurden mit dem Planungssicherstellungsgesetz erstmals einheitliche Bestimmungen für die Durchführung von optionalen digitalen Verfahrensschritten in Planungs- und Genehmigungsverfahren erlassen.

Das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG)

Die mit der COVID-19-Pandemie einhergehenden Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen betrafen auch Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Planungs- und Genehmigungsverfahren. Aufgrund der Beschränkungen mussten insbesondere die physische Auslegung von Planungsunterlagen und die Durchführung von Erörterungsterminen und mündlichen Verhandlungen überdacht werden. Um dem Bedarf nach einer pandemieresilienten Öffentlichkeitsbeteiligung gerecht zu werden, hat der Bundesgesetzgeber am 20. Mai 2020 das „Gesetz zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Planungs- und Genehmigungsverfahren während der COVID-19-Pandemie (Planungssicherstellungsgesetz – PlanSiG)“ (BGBl I 2020: 1041) verabschiedet. Aufgrund von Sperrungen vieler Gemeindeverwaltungen für den allgemeinen Publikumsverkehr in bestimmten Zeiten der COVID-19-Pandemie wurde die förmliche Öffentlichkeitsbeteiligung zum Teil in den digitalen Raum verlagert, um rechtssichere Alternativen zu diesen Formaten zu schaffen. Das PlanSiG bietet die Möglichkeiten, verschiedene Verfahrensschritte online-basiert zu ersetzen. Dazu zählen neben der Bekanntmachung und Auslegung auch die Möglichkeit, den Erörterungstermin durch eine Online-Konsultation oder eine Video- oder Telefonkonferenz zu ersetzen. Hierbei wurde darauf verzichtet, die fachgesetzlichen Beteiligungsregelungen unmittelbar zu ändern. Stattdessen wurden allgemeine alternative Beteiligungsverfahren zur Verfügung gestellt, welche die fachgesetzlichen Beteiligungsvorschriften ergänzen oder ersetzen (Durinke & Elgeti 2020: 167). Nach § 1 PlanSiG erstreckt sich der Anwendungsbereich des Gesetzes auf 15 Fachgesetze, etwa für UVP-pflichtige Vorhaben und viele Verfahren des Stromnetz- und Verkehrswegeplanungsregimes.

Das PlanSiG wurde mehrmals verlängert und tritt nun nach dem 31. Dezember 2024 außer Kraft (Stand: Dezember 2023). Wesentliche Regelungen des PlanSiG wurden in modifizierter Form ab 01.01.2024 in das Verwaltungsverfahrensgesetz übernommen (5.VwVfÄndG).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst steht es nach § 2 Abs. 1 Satz PlanSiG im Ermessen der Behörde, die ortsübliche und öffentliche Bekanntmachung eines Vorhabens, die zu Beginn des Verfahrens regelmäßig gesetzlich vorgeschrieben ist, durch eine Veröffentlichung des Inhalts der Bekanntmachung im Internet zu ersetzen. Entscheidet sich die Behörde für diesen Weg, hat jedoch auch weiterhin zusätzlich eine Bekanntmachung in einem amtlichen Veröffentlichungsblatt oder einer örtlichen Tageszeitung zu erfolgen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 PlanSiG). Auch steht es im Ermessen der Behörde, eine gesetzlich zwingend vorgesehene Auslegung von Unterlagen und Entscheidungen durch eine Veröffentlichung im Internet zu ersetzen (§ 3 Abs. 1 PlanSiG). Im Fall der Internetveröffentlichung gilt der oben genannte § 27a Abs. 1 S. 2 VwVfG und auch hier sieht das Gesetz grundsätzlich keinen vollständigen Wegfall der physischen Auslegung vor. Diese soll vielmehr als „zusätzliches Informationsangebot“ weiterhin erfolgen, soweit dies den Umständen nach möglich ist (§ 3 Abs. 2 Satz 1 PlanSiG). Unterbleibt die Auslegung, sind alternative Zugangsmöglichkeiten bereitzustellen. Das Gesetz nennt hier beispielhaft öffentlich zugängliche Lesegeräte und in begründeten Fällen sogar die Versendung der Unterlagen (§ 3 Abs. 2 Satz 2 PlanSiG). Um die Internetveröffentlichung für die Behörde zu erleichtern, kann sie vom Vorhabenträger verlangen, dass er die Unterlagen in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einreicht (§ 3 Abs. 3 PlanSiG).

Die Norm des § 5 PlanSiG regelt den Umgang mit Erörterungsterminen, mündlichen Verhandlungen und Antragskonferenzen, die eine physische Anwesenheit der Beteiligten erfordern. Soweit deren Durchführung im Ermessen der zuständigen Behörde liegt, stellt das Gesetz zunächst klar, dass die Auswirkungen und Gefahren der COVID-19-Pandemie bei der Ermessensausübung berücksichtigt werden können (§ 5 Abs. 1 PlanSiG). Erörterungstermine und mündliche Verhandlungen, die gesetzlich zwingend vorgesehen sind, was insbesondere bei UVP-pflichtigen Verfahren der Fall ist, können nach § 5 Abs. 2 PlanSiG durch eine sogenannte „Online-Konsultation“ nach § 5 Abs. 4 PlanSiG ersetzt werden. Danach sind diejenigen Personen zur Teilnahme berechtigt, die auch im Erörterungstermin bzw. einer mündlichen Verhandlung zu beteiligen gewesen wären. Die Behörde muss ihnen diejenigen Informationen zugänglich machen, die in der jeweils ersetzten Veranstaltung zu behandeln gewesen wären und ihnen Gelegenheit geben, sich innerhalb einer angemessenen Frist schriftlich oder elektronisch zu äußern. Hierbei handelt es sich am Ende um ein schriftliches Verfahren mit der Möglichkeit, per E-Mail oder über eine Webseite Stellungnahmen an die Behörde zu schicken und eine Gegenstellungnahme zu erhalten. Die Online-Konsultation ersetzt somit nicht den dialogischen Charakter eines Erörterungstermins. Der Wegfall dieses Dialogs kann sich negativ auf die Akzeptanz- und Befriedungsfunktion des Erörterungstermins auswirken. Die Online-Konsultation kann aber gemäß § 5 Abs. 5 PlanSiG durch eine Telefon- oder Videokonferenz ersetzt werden und so einen dialogischen Charakter beibehalten. Dies erfordert allerdings das Einverständnis aller zur Teilnahme Berechtigten. Dies stellt eine große Hürde bei der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins dar und hat selbst digital gut ausgestattete Behörden während der Pandemie davon abgehalten, digitale Erörterungstermine durchzuführen.

Für den Sonderfall der Antragskonferenz sieht § 5 Abs. 6 PlanSiG anstelle des Präsenztermins ausschließlich ein schriftliches bzw. elektronisches Stellungnahmeverfahren vor.

Die Bundesregierung hatte den Auftrag zu prüfen, welche mit dem PlanSiG befristet zur Verfügung gestellten Instrumente sich in der praktischen Anwendung bewähren, sodass sie auch außerhalb der zu bewältigenden Ausnahmesituation sinnvoll eingesetzt werden können (BT Drs. 19/19214: 6). Eine Evaluation des PlanSiG wurde vom Forschungsinstituts für öffentliche Verwaltung durchgeführt und der Abschlussbericht im Oktober 2022 veröffentlicht (vgl. Ziekow et al. 2022). Die Evaluation kommt zu dem Schluss, dass das primäre Ziel des Gesetzes, nämlich die rechtssichere Durchführung und Fortführung von Verwaltungsverfahren während der COVID-19-Pandemie mithilfe digitaler Instrumente der Öffentlichkeitsbeteiligung, weitgehend erreicht worden ist. Allerdings macht die Evaluation deutlich, dass die Hürden bei der Umsetzung von Video- und Telefonkonferenzen (u.a. Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten) als Ersatz für öffentliche Erörterungen Anlass zur Überprüfung geben. Zudem ist auch das Instrument der Online-Konsultation mit rechtlichen Unsicherheiten behaftet.

Digitalisierung in Fachgesetzen

Während in einigen, aktuellen Gesetzesentwürfen noch auf Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung verzichtet wird (s. Bundesregierung 2023: 12), begann der Gesetzgeber zunächst im Energierecht damit, Digitalisierungsvorgaben in einzelne Fachgesetze zu integrieren. Mit dem am 7. Juli 2022 verabschiedeten „Osterpaket zum Ausbau erneuerbarer Energien“ sind weitere Digitalisierungsvorgaben in Fachgesetze übertragen worden. Konkret sind mit dem Osterpaket für die Beschleunigung der erneuerbaren Energien Digitalisierungsregelungen in das Netzausbaubeschleunigungsgesetz Übertragungsnetz (NABEG) (BGBI I 2022: 1214), das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) (BGBI I 2022: 1214) und das Gesetz zur Entwicklung und Förderung der Windenergie auf See (WindSeeG) (BGBI I 2022: 1325) integriert worden. Das im Zuge des Kriegs gegen die Ukraine neu geschaffene Gesetz zur Beschleunigung des Einsatzes verflüssigten Erdgases (LNGG) (BGBI I 2022: 802) enthält hingegen keine eigenen Regeln zur digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, sondern verweist diesbezüglich ausschließlich auf das PlanSiG.

Auch das Raumordnungsverfahren hat grundlegende Änderungen erfahren. Der Gesetzgeber führte mit dem neuen § 15 des Raumordnungsgesetzes (BGBI I 2023) Regeln für die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ein. Am 15.06.2023 billigte der Bundestag zudem den Kabinettsentwurf der Bundesregierung zur Stärkung der Digitalisierung im Bauleitplanverfahren (BT Drs. 20/5663), mit dem auf ein digitales Beteiligungsverfahren für die Aufstellung von Bauleitplänen umgestellt werden soll. Am 22.06.2023 beriet der Bundestag ferner den Kabinettsentwurf zur Beschleunigung von Genehmigungsverfahren im Verkehrsbereich (BT Drs. 20/6879), mit dem das Planfeststellungsverfahren im Bereich des Bundesfernstraßengesetzes, im Allgemeinen Eisenbahngesetz und im Bundeswasserstraßengesetz unter anderem digitalisiert und vereinfacht werden soll. Der Bundestag hat das Gesetz nun am 20.10.2023 beschlossen, der Bundesrat hat am 24.11.2023 zugestimmt.

Erkennbar ist, dass neben den Regelungen des PlanSiG eine Rechtszersplitterung der Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung in verschiedenen Fachgesetzen stattgefunden hat.

Neuere rechtliche Entwicklungen

Mit dem „Fünften Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG)“ des Bundesministeriums des Innern wurde versucht, diese Rechtszersplitterung durch eine Verankerung wesentlicher Regelungen des PlanSiG im Verwaltungsverfahrensgesetz wieder einzufangen. Das Gesetz führt aus, dass sich „insbesondere digitale Möglichkeiten der Bekanntmachung, der Auslegung von Dokumenten und der in verschiedenen Verfahrensstadien erforderlichen Erörterung“ bewährt haben, die auch „außerhalb der Krisensituation zur dauerhaften, rechtssicheren Nutzung zur Verfügung stehen“ sollen (BT-Drucksache 20/8878). Das 5. VwVfÄndG trat am 01.01.2024 in Kraft (BGBI I 2023: 344).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst sieht das Gesetz eine Änderung des § 27a VwVfG vor. Die Soll-Vorschrift in der bisher gültigen Norm als auch in § 2 Abs. 1 PlanSiG wird in eine verpflichtende Vorschrift (gebundene Entscheidung der Verwaltung) umgewandelt, sodass die öffentliche oder ortsübliche Bekanntmachung im Internet nunmehr zwingend und als Wirksamkeitsvoraussetzung vorgegeben ist. Dabei ist die Bekanntmachung nicht an beliebiger Stelle im Internet zugänglich zu machen, sondern muss auf einer Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers erfolgen. Als weitere Bekanntmachungsvoraussetzung kommt hinzu, dass auf die geplante Auslegung von Unterlagen vorab durch öffentliche Bekanntmachung hinzuweisen ist und dieser Hinweis auch über das Internet erfolgen muss. In diesen Regelungen sieht das Gesetz einen wesentlichen Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung vor.

Neu hinzu kommt § 27b VwVfG mit dem Titel „Zugänglichmachung auszulegender Dokumente“. Vorgesehen ist, dass zur Einsicht auszulegende Dokumente über das Internet sowie auf mindestens eine andere Weise zugänglich zu machen sind (verpflichtende Vorschrift). Die neue Norm schränkt damit das Ermessen der Behörden im Gegensatz zu § 3 Abs. 1 S. 1 PlanSiG ein; sie statuiert eine gebundene Entscheidung im Sinne einer gesetzesgebundenen Verwaltungstätigkeit. Nur falls eine Veröffentlichung der auszulegenden Unterlagen im Internet nicht möglich ist, können sie auf eine andere Weise, die neben der Veröffentlichung im Internet sowieso vorgesehen ist, zugänglich gemacht werden. Zusätzlich können Behörden verlangen, dass die Dokumente in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einzureichen sind. Wenn der Vorhabenträger der Ansicht ist, dass die Dokumente Geheimnisse enthalten, so hat er diese zu kennzeichnen und der Behörde als Arbeitserleichterung eine Darstellung vorzulegen, die den Inhalt der betreffenden Teile ohne Preisgabe der Geheimnisse beschreibt.

Zur „Erörterung mit Verfahrensbeteiligten oder der Öffentlichkeit“ sieht der neue § 27c VwVfG die Einführung der elektronischen Ersetzung von Erörterungen, mündlichen Verhandlungen u. dgl. durch Online-Konsultationen oder mit Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten durch Video- und Telefonkonferenzen vor. Damit werden die Regelungen aus dem PlanSiG zu diesen digitalen Formaten in das VwVfG übernommen. Das umfasst auch die Regelung zur Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten, was der Regelung des § 5 Abs. 5 S. 1 PlanSiG entspricht. Sowohl die Evaluation des PlanSiG (vgl. Ziekow et al. 2022) als auch die im Rahmen des Projektes geführten Expert*innen-Interviews zeigen deutlich auf, dass die Regelung der Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten die Behörden vor eine große Herausforderung stellt und der Praktikabilität digitaler Erörterungstermine entgegensteht.

Welche weiteren Vorschriften sind zu beachten?

Neben den explizit genannten Vorschriften sind weitere Rechtsvorschriften zu beachten. Für die Zugänglichmachung von Informationen über ein zentrales Portal sind Vorschriften des Umweltinformationsrechts mit Vorschriften zur aktiven Verbreitung von Umweltinformationen relevant sowie wichtige Regelungen des Urheberrechts bzw. des Telemedienrechts (TMG) und des Datenschutzrechts. Letztere sind insbesondere für digitale Beteiligungselemente, insbesondere das Anhörungsverfahren, relevant. Hierbei geht es schwerpunktmäßig um zu beachtende Schutzrechte.

Regelungen des Umweltprüfungsrechts	UVPG
	UVPPortV
	Bundes-UVP-Portal VwV
	UVP- und SUP-RL
Regelungen des allgemeinen und umweltbezogenen Informationsrechts	UIG (beachte: Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen)
	IFG
	E-GovG (E-Government-Gesetz), insbes. § 12a Abs. 1
	GeoZG (Geodatenzugangsgesetz, auf INSPIRE-RL beruhend), insbes. § 1 und § 11 Abs. 1 und Abs. 2 (Veröffentlichungspflichten für Geodaten)
	DNG
	IWG (Informationsweiterverwendungsgesetz, auf Weiterverwendungsrichtlinie 2003/98/EG beruhend)
Allgemeines Verwaltungsrecht	VwVfG
Datenschutzrechtliche Regelungen (Schutz personenbezogener Daten – informationelles Selbstbestimmungsrecht)	DSGVO
	BDSG
Urheberrechtliche Vorschriften	UrhG, insbes. 15 UrhG
Geheimnisschutzrecht	UWG

Digitalisierung von Beteiligung

Die Digitalisierung der Beteiligung von Bürger*innen entwickelt sich seit Jahren stetig weiter und kann verschiedenste Formen annehmen: Von der Online-Einsicht in Antragsunterlagen bis hin zur Einreichung von Ideen über Beteiligungsplattformen.

In Reaktion auf die COVID-19-Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen erhielt die Öffentlichkeitsbeteiligung, wie viele andere Bereiche auch, einen starken Digitalisierungsimpuls. Vor allem durch das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG) aus dem Jahr 2020 wurde die Durchführung digitaler Beteiligungsformate in Planungs- und Genehmigungsverfahren in Deutschland vorangetrieben und gesetzlich verankert. Mehr Informationen zu den rechtlichen Entwicklungen in Bezug auf die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung finden Sie im Abschnitt „Rechtliche Fragen“.

Das PlanSiG schuf somit einen Rahmen, digitale Beteiligungsinstrumente in diesem Kontext auszuprobieren und zu evaluieren (s. auch Ziekow et al. 2022). Zu diesen Instrumenten gehört die sogenannte Online-Konsultation, die im PlanSiG als Ersatz für den Erörterungstermin vorgesehen wird, und in der sich Teilnehmende schriftlich zu Verfahren äußern können. Anstelle einer Online-Konsultation kann auch, mit Einverständnis aller zur Teilnahme Berechtigten, eine Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. Diese können als rein digitale Veranstaltungen stattfinden. Das bedeutet, dass alle Teilnehmenden virtuell über ein Videokonferenzsystem an dem Termin teilnehmen. Eine weitere Variante sind hybride Veranstaltungen, die analoge und digitale Komponenten kombinieren. Dabei findet eine Veranstaltung in Präsenz zeitgleich zu einer Videokonferenz statt, wodurch Teilnehmende sowohl vor Ort als auch online teilnehmen können. Mehr zu hybriden Formaten finden Sie unter „Wissen vertiefen“.

Aus den bisher gesammelten Erfahrungen aus Verwaltung und Zivilgesellschaft geht hervor, dass die schriftliche Online-Konsultation nicht den dialogischen Austausch eines Erörterungstermins ersetzen kann (s. auch Ziekow et al. 2022). Für den direkten Austausch sowie eine höhere Akzeptanz des Ergebnisses spielt die unmittelbare und dialogische Kommunikation zwischen Einwender*innen, Behörden und Vorhabenträgerin eine zentrale Rolle. Ein digitaler Erörterungstermin in Form einer Videokonferenz bietet daher einen großen Mehrwert im Vergleich zu einem schriftlichen digitalen Austausch, da hier die Möglichkeit des Dialogs besteht. Allerdings findet in der Praxis das Format des digitalen Erörterungstermins bisher nur wenig Anwendung. Der Leitfaden „Digitale Beteiligung souverän gestalten“ setzt an dieser Stelle an und zielt darauf ab, Hürden bei der Planung und Durchführung solcher Formate gezielt abzubauen.

Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung, vor allem in Form von digitalen Erörterungsterminen, steht somit noch vergleichsweise am Anfang. Nichtsdestotrotz birgt die Digitalisierung auch in diesem Bereich viel Potenzial. Bei der Planung und Durchführung von digitalen Formaten ist allerdings zu beachten, inwiefern Versprechen der Digitalisierung von effizienteren, niedrigschwelligen und schnelleren Prozessen wirklich erfüllt werden können. Wir werfen daher einen genaueren Blick auf vier Mythen, die sich um die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ranken.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist niedrigschwelliger."

Digitale Formate der Öffentlichkeitsbeteiligung bieten Chancen Beteiligungshürden abzubauen und weiten Teilen der Bevölkerung, insbesondere auch weniger beteiligungs-affinen Menschen, die Teilnahme zu erleichtern. Durch die Ortsunabhängigkeit der Veranstaltung und auch des damit verbundenen Wegfalls der Anfahrtszeiten können Menschen den digitalen Erörterungstermin leichter in ihren Alltag integrieren. Das kommt insbesondere Personen zugute, deren Zeitkapazitäten stark begrenzt sind, wie jene mit einer hohen Arbeitsbelastung. Die Möglichkeit von zuhause aus teilzunehmen kann zudem vor allem für Menschen mit kleinen Kindern oder anderer Fürsorgeverantwortung ein großer Vorteil sein. Auch kann es Personen die Teilnahme erleichtern, deren Mobilität eingeschränkt ist. Hinzu kommt, dass die Teilnahme per Videokonferenz von Personen, die über wenig Beteiligungserfahrung verfügen, als eine geringere Hürde wahrgenommen werden kann, da sie aus einem vertrauten Umfeld heraus teilnehmen können und den unbekannten und teils formelleren Rahmen einer Präsenzveranstaltung vermeiden können. Darüber hinaus kann das digitale Format vor allem für jüngere Generationen eine attraktivere Form der Beteiligung verkörpern und somit Bevölkerungsgruppen einen Zugang zu formeller Öffentlichkeitsbeteiligung verschaffen, die bisher nur wenig Berührungspunkte mit dieser Form der Beteiligung haben.

Gleichzeitig bringen digitale Beteiligungsformate neue Hürden mit sich. So kann fehlendes technisches Wissen oder mangelnde technische Infrastruktur eine große Herausforderung für die Teilnahme darstellen. Hiervon betroffen sind insbesondere ältere Bevölkerungsgruppen, Personen mit einem niedrigen sozioökonomischen Status sowie jene, die in peripheren Regionen leben (Kneipp 2020: 5; Kuder 2020: 4). Auch technikskeptische oder -averse Personen können die digitale Beteiligung als Barriere wahrnehmen.

Es wird somit deutlich, dass aufgrund verschiedener Bedürfnisse und unterschiedlicher Affinität zu Technik in der Gesellschaft digitale Beteiligungsformate einerseits Hürden in der Beteiligung abbauen, andererseits neue entstehen lassen können. Daher gilt es in der Umsetzung diese potenziellen Barrieren im Blick zu behalten und sie gezielt anzugehen. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt „Abwägung zwischen digitalen und analogen Formaten“ und praktische Hinweise in der Schritt-für-Schritt-Anleitung „Digitaler Erörterungstermin“.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist weniger aufwendig."

Bei der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung entfallen einige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören etwa die Raumsuche für analoge Veranstaltungen sowie Anfahrtszeiten. Hierin steckt Potenzial für effizientere Abläufe. Doch auch wenn die digitale Beteiligung langfristig Aufwände senken kann, so geht mit ihr vor allem zu Beginn oftmals ein gewisser zusätzlicher Zeit- und Organisationsaufwand einher. Wenig Erfahrung mit digitalen Formaten, das Fehlen eingespielter Abläufe sowie neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten können zunächst einen Mehraufwand bedeuten. Die im Praxisleitfaden bereitgestellten Hintergrundinformationen, praktischen Hinweise, Übersichten und Vorlagen sollen dabei unterstützen, die Planung und Durchführung von digitalen Formaten zu erleichtern sowie den Zeit- und Organisationsaufwand zu reduzieren.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist kostengünstiger."

Digitale Formate verursachen teils hohe Kosten (Hilkenmeyer et al. 2021). Diese Kosten sind vor allem dann hoch bzw. im Vergleich zu analogen Formaten höher, wenn noch wenig technische Ausstattung und Erfahrung mit digitalen Formaten vorhanden ist. Kostenersparnisse sind dann zu erwarten, wenn die Abläufe der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung etablierter sind, wodurch der Zeit- und Organisationsaufwand geringer wird, sowie die Kosten der technischen Ausstattung sich über Zeit amortisieren.

"Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist schneller."

Mit der Digitalisierung von Beteiligung geht oftmals die Hoffnung auf gewisse Beschleunigungseffekte einher. Inwiefern digitale Erörterungstermine effektiv zu einer Beschleunigung von Verfahren beitragen, konnte bisher noch nicht umfassend festgestellt werden (Ziekow et al. 2022: 38-42).

Von Expert*innen aus Praxis und Wissenschaft wird allerdings betont, dass größere und grundsätzliche Beschleunigungseffekte voraussichtlich nicht durch die Digitalisierung von Beteiligungsformaten zu erzielen sind (ebd.). Auch zeiteffizientere digitale Formate garantieren keine kürzere Bearbeitungszeit der Einwendungen, eine schnellere sachliche Erörterung oder Beschlussfassung.

Es wird deutlich, dass die Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung nicht automatisch zu besseren Verfahren führt. Der Einsatz von digitalen Beteiligungsformaten und die Etablierung dieser sollte somit gezielt erfolgen, um die Vorteile für alle Beteiligten zu nutzen und gleichzeitig den Prozess anschlussfähig zu gestalten. Der Praxisleitfaden gibt dazu viele Hinweise und Hilfestellungen.

Rechtliche Anforderung vor dem Inkrafttreten des PlanSiG 2020

Die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist in der Aarhus-Konvention, in europäischen Richtlinien sowie im Planungs- und Zulassungsrecht nur rudimentär angelegt. Die gesetzlichen Regelungen vor 2020 wurden den Digitalisierungserfordernissen auf der einen Seite und neuen Chancen der digitalen Beteiligung auf der anderen Seite nicht gerecht.

Aarhus Konvention

Um die Beteiligung der Zivilgesellschaft in Umweltangelegenheiten zu stärken, wurde 1998 die Aarhus-Konvention verabschiedet, welche am 30. Oktober 2001 in Kraft getreten ist (UN/ECE-Übereinkommen über den Zugang zu Informationen, die Öffentlichkeitsbeteiligung an Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten). Es ist der erste internationale Umweltvertrag, der internationale Mindeststandards für den Zugang zu Umweltinformationen für alle Menschen, die Beteiligung an umweltbezogenen Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten festlegt.

Anforderungen an Formen der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung stellt die Aarhus-Konvention nicht, sie hatte jedoch 1998 schon moderne Kommunikationsinstrumente im Blick. So weist bereits die Präambel auf die Wichtigkeit elektronischer Kommunikationsformen hin. Und auch Art. 2 in Nr. 3 der Konvention zählt bei der Begriffsbestimmung zu Informationen über die Umwelt auch Informationen in elektronischer Form auf. Die digitale Transformation im Blick, normiert Art. 5 Abs. 3, dass jede Vertragspartei sicherzustellen hat, dass Informationen über die Umwelt zunehmend in elektronischen Datenbanken, die der Öffentlichkeit über die öffentlichen Telekommunikationsnetze leicht zugänglich sind, zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Umweltberichte, Umweltgesetze oder umweltbezogene Pläne oder Programme, sofern die Informationen bereits in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

EU-Recht

Im EU-Recht fand sich eine erste Erwähnung elektronischer Medien bereits im Jahr 2003 in Art. 2 Abs. 2a der Richtlinie 2003/35/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Mai 2003 über die Beteiligung der Öffentlichkeit bei der Ausarbeitung bestimmter umweltbezogener Pläne und Programme und zur Änderung der Richtlinien 85/337/EWG und 96/61/EG des Rates in Bezug auf die Öffentlichkeitsbeteiligung und den Zugang zu Gerichten. In der Regelung wird normiert, dass die Öffentlichkeit frühzeitig und in effektiver Weise durch öffentliche Bekanntmachung oder auf anderem geeigneten Wege, wie durch elektronische Medien, soweit diese zur Verfügung stehen, über Vorschläge für Pläne oder Programme unterrichtet wird und dass Informationen zu den Vorschlägen, zum Recht auf Beteiligung am Entscheidungsverfahren sowie über die zuständige Behörde, an die Stellungnahmen oder Fragen gerichtet werden können, zugänglich gemacht werden.

Der erste rechtliche Grundstein für die Digitalisierung der Beteiligung im Rahmen von Umweltverträglichkeitsprüfungen wurde allerdings erst etliche Jahre später auf EU-Ebene gelegt. Die Richtlinie 2014/52/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Änderung der Richtlinie 2011/92/EU über die Umweltverträglichkeitsprüfung bei bestimmten öffentlichen und privaten Projekten bestimmt in Art. 6 Absatz 5 Satz 2: „Die Mitgliedstaaten treffen die erforderlichen Maßnahmen um sicherzustellen, dass die einschlägigen Informationen der Öffentlichkeit auf der angemessenen Verwaltungsebene elektronisch zugänglich sind, wenigstens über ein zentrales Portal oder über einfach zugängliche Zugangspunkte.“

Umsetzung in deutsches Recht

Die EU-Mitgliedsstaaten und so auch Deutschland hatten bis zum 16. Mai 2017 Zeit, die neuen Regelungen in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wurden daraufhin in einer länderübergreifenden Kooperation die digitalen UVP-Portale des Bundes und der Länder entwickelt und via Internet für die Bevölkerung zugänglich gemacht.

Das Gesetz über die Öffentlichkeitsbeteiligung in Umweltangelegenheiten (Öffentlichkeitsbeteiligungsgesetz), welches u. a. das Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) und das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) ändert, setzt gemeinsam mit dem Umwelt-Rechtsbehelfsgesetz die europäische Richtlinie 2003/35/EG in deutsches Recht um. Beide Rechtsvorschriften sind am 15. Dezember 2006 in Kraft getreten.

Insbesondere 18, 20 UVPG

Insbesondere im Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) gibt es Vorschriften, die die Beteiligung der Öffentlichkeit regeln. Durch die §§ 18 ff. UVPG wird Art. 6 des internationalen Aarhus-Abkommens umgesetzt. Es beruht auf dem gemeinschaftsrechtlichen Konzept der „informierten Öffentlichkeit“ (Hagmann 2018: § 18 Rn. 2) und regelt in § 18 Abs. 1 S. 4 i.V.m. § 73 Abs. 3 S. 1 und Abs. 5-7 VwVfG das mündliche Anhörungsverfahren. § 20 Abs. 1 und 2 UVPG regelt dabei die Einrichtung zentraler Internetportale. Die zuständigen Behörden des Bundes und der Länder sind danach zur Bereitstellung der UVP-Unterlagen für laufende Öffentlichkeitsbeteiligungen auf dem UVP-Portal des Bundes und der Länder verpflichtet. Die Daten müssen der Öffentlichkeit gem. § 4 Abs. 1 UVPPortV zugänglich gemacht werden, sodass sie von den Nutzer*innen des Internetportals gespeichert und ausgedruckt werden können.

Insbesondere § 27a VwVfG

Eine allgemeine Verwaltungsvorschrift bei Anordnung einer öffentlichen oder ortsüblichen Bekanntmachung ist § 27a VwVfG, wodurch die Behörde verpflichtet ist, den Inhalt der Bekanntmachung auch über eine Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers zugänglich zu machen. Dies gilt auch für dazugehörige zur Einsicht auszulegende Unterlagen.

Planungsbeschleunigung 2018

Darüber hinaus existierten bis 2020 nur vereinzelte Bestimmungen für die Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung bei Planungs- und Genehmigungsverfahren im Infrastrukturbereich. Im Rahmen der Planungsbeschleunigung hat das PlBeschlG 2018 zu einer weiteren Stärkung der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, die Verkehrswegeplanung betreffend und über §§ 27a VwVfG und 20 UVPG hinaus, geführt. Danach haben Vorhabenträger den Plan des Projektes im Internet zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ersetzt jedoch nicht die analoge Auslegung, insbesondere, wenn an die Planauslegung im Einzelfall konkrete Rechtsfolgen geknüpft sind (wie z. B. gem. §§ 43, 43a EnWG i. V. m. §§ 73 Abs. 4 VwVfG oder 21 UVPG). Ähnliche Regelungen gibt es im Rahmen der beschleunigten Stromnetzplanung: §§ 9 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Bundesfachplanung als auch § 20 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Planfeststellungsverfahrens sehen die zusätzliche Veröffentlichung der Bekanntmachungen mit Auslegung der Planunterlagen im Internet vor (Schmidt & Kelly 2021: 247). Weitere Regelungen im Infrastrukturbereich finden sich in §§ 18f AEG, § 17 WaStrG und § 17g FStrG.

Auffällig ist jedoch, dass sämtliche bisher aufgezeigte Rechtsvorschriften lediglich der Bürger*inneninformation und nicht der Bürger*innenbeteiligung dienen (ebd.: 246). Erst im Zuge der COVID-19-Pandemie und den damit einhergegangenen Infektionsschutzmaßnahmen, die die Durchführung der (analogen) Öffentlichkeitsbeteiligung im Verwaltungsverfahren immens beeinträchtigten, wurden mit dem Planungssicherstellungsgesetz erstmals einheitliche Bestimmungen für die Durchführung von optionalen digitalen Verfahrensschritten in Planungs- und Genehmigungsverfahren erlassen.

Digital oder analog?

Die Abwägung, ob digitale oder analoge Formate der Öffentlichkeitsbeteiligung zum Einsatz kommen sollen, ist keine einfache. Dazu gibt es (noch) keine vom Gesetzgeber vorgegebenen Entscheidungskriterien. Daher liegt dies im Ermessensspielraum der durchführenden Behörde. Der konkrete Nutzen digitaler Erörterungstermine ist stark kontextabhängig und wird von verschiedenen spezifischen Eigenschaften des Verfahrens bedingt. Anstelle von allgemeingültigen Entscheidungskriterien, können an dieser Stelle somit lediglich entscheidungsleitende Aspekte aufgeführt werden. Dazu gehört etwa die technische Ausstattung der zuständigen Behörde, die Zusammensetzung des Teilnehmenden-Kreises, die Konfliktintensität der Diskussion um das Verfahren und vieles mehr.

Generell ist in der Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung darauf zu achten, dass es sich um einen anschlussfähigen Prozess handelt. Skepsis und Bedenken in Bezug auf digitale Formate finden sich bei vielen Akteur*innen wieder, von Behörden über Vorhabenträger zu Umweltverbänden und Bürger*innen. Ein rücksichtsvoller Umgang mit persönlichen Unsicherheiten und anderen Hürden sowie ein kluger Einsatz von digitalen und analogen Formaten sind daher zentral für eine gelungene Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung.

Unklarheiten in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung beziehen sich mitunter auf gesetzliche Regelungen, die wir im Abschnitt „Rechtliche Fragen“ detaillierter erläutern. Darüber hinaus beziehen sich Bedenken oftmals auf einen möglichen Verlust von Aspekten analoger Formaten, die besonders geschätzt werden und die im digitalen Raum nur schwer abzubilden sind, wie etwa informeller Austausch. Aber auch die Entstehung neuer Beteiligungshürden wird häufig thematisiert. Wie einigen Nachteilen digitaler Formate zu begegnen ist und diese zumindest teilweise kompensiert werden können, stellen wir im Folgenden kurz dar. In der Schritt-für-Schritt Anleitung unter „Digitaler Erörterungstermin“ geben wir dazu konkrete und ausführlichere Hinweise, wie dies praktisch umgesetzt werden kann.

Kompensation von Nachteilen digitaler Formate

Der Austausch und die Diskussion im analogen Raum wird oftmals als natürlicher und aktiver wahrgenommen. Zu einer guten Gesprächsatmosphäre im digitalen Raum tragen vor allem eingeschaltete Kameras aller Teilnehmenden bei. Durch die Videoübertragung der Teilnehmenden wird zudem das Verständnis durch nonverbale Kommunikation erleichtert. Darüber hinaus kann auch mit Moderationstechniken und digitalen Instrumenten im digitalen Raum eine dynamischere Diskussion angeregt werden. Vorteile von Diskussionen im digitalen Raum sind zudem, dass Redewünsche übersichtlich angezeigt werden (etwa durch spezifische Funktionen in der Software), das Rederecht über die Moderation klar verteilt wird und keine Nebengespräche stattfinden.

Bei digitalen Formaten entfällt zunächst der informelle Austausch zwischen den verschiedenen Teilnehmenden am Rande von Veranstaltungen. Für die Kleingruppengespräche in der Pause oder nach der Veranstaltung werden somit Alternativen benötigt. Um Möglichkeiten für spezifische Nachfragen oder einen direkten Austausch mit Behördenmitarbeitenden anzubieten, sollten etwa klare behördliche Ansprechpersonen benannt sein. Zudem können Sprechstunden sowie ergänzende informelle Formate in Präsenz oder Vor-Ort-Begehungen Austauschmöglichkeiten schaffen.

Darüber hinaus sollten die neuen Partizipationshürden digitaler Formate gezielt angegangen werden. Das betrifft insbesondere die Einbindung von Beteiligten, die aufgrund von digitaler Unerfahrenheit, fehlender oder mangelhafter technischer Ausstattung und Internetversorgung größere Hürden der Beteiligung erfahren. Um technische Unsicherheiten bei den Teilnehmenden anzugehen, können einige Maßnahmen umgesetzt werden: die frühzeitige Versendung einer übersichtlichen und bebilderten Erklärung zur Benutzung der jeweiligen Videokonferenz-Software, das Angebot eines Technik-Tests im Vorfeld der Veranstaltung und die Bereitstellung einer telefonisch zu erreichenden Ansprechperson während der Veranstaltung. Um fehlende oder mangelhafte technische Ausstattung und Internetzugang auszugleichen, sollte geprüft werden, ob Zugänge zu Endgeräten mit stabiler Internetverbindung in Behörden zur Verfügung gestellt werden können.

Abwägung zwischen digitalen und analogen Formaten

Als Hilfestellung für eine gute Abwägung zum Einsatz von digitalen bzw. analogen Erörterungsterminen finden Sie im Folgenden einige Leitfragen als Anregungen.

Bereich	Leitfragen
Technische Ausstattung & personelle Kapazitäten	Verfügen Sie über die nötige technische Ausstattung für einen digitalen Erörterungstermin bzw. kann diese angeschafft werden? (s. Digitaler Erörterungstermin) Können Sie ausreichend personelle Kapazitäten einplanen? Insbesondere bei wenig Erfahrung mit digitalen Formaten empfehlen wir ausreichend Vorlaufzeit in der Organisation vorzusehen. Bei der Durchführung der Veranstaltung benötigen Sie neben der Moderation mindestens eine weitere Person, die allein für die technische Umsetzung zuständig ist (s. Digitaler Erörterungstermin).
Verfahren & Kontext	Um was für ein Verfahren handelt es sich? Gab es bereits andere Öffentlichkeitsbeteiligungsformate zu diesem oder einem ähnlichen Vorhaben? Was sind spezifische Erfahrungen mit dieser Art Verfahren und/oder Öffentlichkeitsbeteiligung in der Region? Gibt es Erfahrungen mit digitalen Formaten in der Region? Wie schätzen Sie die aktuelle Lage und die Stimmung der Beteiligten in Bezug auf das Verfahren ein? Was wird im Verfahren gerade vor allem benötigt? Gab es bereits vorgelagerte oder ergänzende analogen Formate? Konnten sich die Teilnehmenden in analogen Formaten bereits kennenlernen, kann dies die Kommunikation in einem digitalen Format deutlich erleichtern. Welchen spezifischen Vorteil hätte ein analoges bzw. ein digitales Format in diesem Verfahren?
Zusammensetzung des Teilnehmenden-Kreises	Wer beteiligt sich (voraussichtlich) an dem Verfahren? Ist vor allem mit einer Beteiligung von Fachbehörden und Umweltverbänden zu rechnen, kann das die Durchführung eines digitalen Formates deutlich erleichtern. Für einen spezifischen fachlichen Austausch im eher kleinen Rahmen eignet sich ein digitaler Erörterungstermin besonders gut.
Größe des Erörterungstermins	Wie viele Teilnehmende werden zum Erörterungstermin ungefähr erwartet? Videokonferenzen mit einer kleineren Anzahl von Personen sind leichter durchzuführen und vor allem für den Einstieg in digitale Formate gut geeignet. Sowohl technische Aufgaben als auch Anforderungen an die Moderation sind bei kleineren Gruppengrößen (bis zu ca. 20 Personen) überschaubar. Gleichzeitig ist ein großer Vorteil digitaler Erörterungstermine die Größe und Flexibilität des digitalen Raumes. So können auch sehr viele Personen teilnehmen, ohne dass im Vorfeld ein Raum für eine feste Anzahl an Teilnehmenden und einen bestimmten Zeitraum gesucht und gebucht werden müsste.
Konfliktintensivität des Verfahrens	Wie ist die potenzielle Konfliktintensivität des Verfahrens einzuschätzen? Bei einer eher hohen Konfliktintensität und intensiven Diskussion bieten sich vor allem analoge Formate an, bei denen die Vertrauensbildung zwischen den Teilnehmenden eine höhere Relevanz aufweist. Dabei spielt vor allem der direkte Kontakt und der persönliche Dialog, der informelle Austausch am Rande der Veranstaltung, der Wegfall potenzieller technischer Störfaktoren sowie die Präsenz der Beteiligten vor Ort eine wichtige Rolle. Bei geringer Konfliktintensität können sich digitale Formate hingegen anbieten.

Ausstattung

Technik

Eine funktionsfähige technische Ausstattung ist zentral für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins in Form einer Videokonferenz. Prüfen Sie mit genügend Vorlauf, ob alle Technik vorhanden und funktionsfähig ist und machen Sie sich mit ihrer Bedienung vertraut. Das gilt für die Veranstalter*innen, aber auch für alle anderen Referent*innen in der Videokonferenz.

Die technische Mindestanforderung zur Durchführung einer Videokonferenz ist ein Computer, Mikrofon/Headset und Kamera.

Mikrofon/Headset

Eine gute Audio-Qualität ist besonders wichtig für das Gelingen eines digitalen Erörterungstermins. Sie erleichtert den Teilnehmenden maßgeblich das Zuhören und vermeidet Rückfragen und Missverständnisse aufgrund akustischer Probleme. Die Benutzung des integrierten Mikrofons von Laptops ist nicht zu empfehlen. Besser geeignet sind Headsets (bzw. Kopfhörer mit integriertem Mikrofon), um eine gute Audio-Qualität zu erzielen, Nebengeräusche zu minimieren und akustische Rückkoppelungen zu vermeiden. Sie können Ihr Mikrofon vorab testen, z.B. in den Einstellungen Ihres Computers oder direkt in der Videokonferenz-Software.

Kamera

Sie können eine externe Kamera verwenden oder falls vorhanden eine bereits im Computer integrierte. Achten Sie auf eine passende Ausleuchtung und Ausrichtung, sodass das Gesicht deutlich zu erkennen ist und Sie bestenfalls frontal in die Kamera schauen. Ein neutraler Hintergrund hinterlässt, anders als die eigenen Küchenmöbel oder der noch zu erledigende Abwasch, einen professionellen Eindruck. In einigen Videokonferenz-Software können Sie auch einen neutralen, virtuellen Hintergrund einstellen.

Zusatzoption
Insbesondere für aufwendige Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden kann, insofern finanziell realisierbar, in Erwägung gezogen werden ein Studio anzumieten. Dieses bietet ideale Bedingungen für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Neben der technischen Ausstattung, die bereits vor Ort vorzufinden ist, bieten derartige Räumlichkeiten i.d.R. eine bessere Akustik und technische Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung.

Durch die Anmietung eines solchen Studios in der betroffenen Region kann, falls vorhanden, eine gewisse örtliche Verbundenheit ermöglicht werden.

Videokonferenz-Software

Wenn es um die Wahl eines Online-Dienstes für Videokonferenzen geht, existiert keine einheitliche technische Lösung. Neben der Benutzungsfreundlichkeit, die individuell sehr unterschiedlich eingeschätzt wird, sind auch Fragen des Datenschutzes und Informationssicherheit, insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen, von hoher Relevanz. Derzeit finden auf der Seite von Behörden unterschiedliche Videokonferenzsysteme für verschiedene digitale Beteiligungsformate Anwendung.

Bei der Auswahl des Anbieters für einen digitalen Erörterungstermin sollte darauf geachtet werden, dass dieser die erhobenen Daten in Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO verarbeitet und hierfür angemessene Garantien bietet. Aus der Ungültigerklärung des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Privacy Shield im Zuge des Urteils des EuGH in der Rechtssache Schrems II vom 16.07.2020 (C-311/18) leitet sich ein Prüfauftrag für Behörden ab, wenn diese US-amerikanische Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom und Cisco Webex nutzen (DSK 2020: 7).

In der „Handreichung Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg sind die gängigsten acht Online-Dienste übersichtlich aufbereitet. Das Dokument bietet einen detaillierten Überblick über die rechtlichen wie technischen Eigenschaften der Anbieter, und ermöglicht es den Behörden, je nach Anforderungsprofil, eine informierte Wahl zu treffen (LfDI 2021: 3f.).

Personelle Kapazitäten

Für die Planung eines digitalen Erörterungstermins sollten Sie ausreichend Kapazitäten und Zeit einplanen, insbesondere, wenn Sie bisher wenig Erfahrung mit digitalen Formaten gesammelt haben.

Um den reibungslosen Ablauf eines digitalen Erörterungstermins sicherzustellen, sollte auf Seiten der Behörde auf eine ausreichende Personalausstattung geachtet werden.

Es sollte mindestens eine Person eingeplant werden, die die technische Umsetzung während des Termins übernimmt. Dazu gehört der Einlass in die Videokonferenz, die Freischaltung von Teilnehmenden mit Sprechwunsch und die Bearbeitung von Technikproblemen. Bei weiteren Aufgaben, wie dem Angebot einer telefonischen Ansprechperson bei technischen Schwierigkeiten oder der Nutzung der Chat-Funktion bzw. anderen zusätzlichen Instrumenten, sollten Sie weitere Personen einplanen.

Das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG)

Die mit der COVID-19-Pandemie einhergehenden Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen betrafen auch Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Planungs- und Genehmigungsverfahren. Aufgrund der Beschränkungen mussten insbesondere die physische Auslegung von Planungsunterlagen und die Durchführung von Erörterungsterminen und mündlichen Verhandlungen überdacht werden. Um dem Bedarf nach einer pandemieresilienten Öffentlichkeitsbeteiligung gerecht zu werden, hat der Bundesgesetzgeber am 20. Mai 2020 das „Gesetz zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Planungs- und Genehmigungsverfahren während der COVID-19-Pandemie (Planungssicherstellungsgesetz – PlanSiG)“ (BGBl I 2020: 1041) verabschiedet. Aufgrund von Sperrungen vieler Gemeindeverwaltungen für den allgemeinen Publikumsverkehr in bestimmten Zeiten der COVID-19-Pandemie wurde die förmliche Öffentlichkeitsbeteiligung zum Teil in den digitalen Raum verlagert, um rechtssichere Alternativen zu diesen Formaten zu schaffen. Das PlanSiG bietet die Möglichkeiten, verschiedene Verfahrensschritte online-basiert zu ersetzen. Dazu zählen neben der Bekanntmachung und Auslegung auch die Möglichkeit, den Erörterungstermin durch eine Online-Konsultation oder eine Video- oder Telefonkonferenz zu ersetzen. Hierbei wurde darauf verzichtet, die fachgesetzlichen Beteiligungsregelungen unmittelbar zu ändern. Stattdessen wurden allgemeine alternative Beteiligungsverfahren zur Verfügung gestellt, welche die fachgesetzlichen Beteiligungsvorschriften ergänzen oder ersetzen (Durinke & Elgeti 2020: 167). Nach § 1 PlanSiG erstreckt sich der Anwendungsbereich des Gesetzes auf 15 Fachgesetze, etwa für UVP-pflichtige Vorhaben und viele Verfahren des Stromnetz- und Verkehrswegeplanungsregimes.

Das PlanSiG wurde mehrmals verlängert und tritt nun nach dem 31. Dezember 2024 außer Kraft (Stand: Dezember 2023). Wesentliche Regelungen des PlanSiG wurden in modifizierter Form ab 01.01.2024 in das Verwaltungsverfahrensgesetz übernommen (5.VwVfÄndG).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst steht es nach § 2 Abs. 1 Satz PlanSiG im Ermessen der Behörde, die ortsübliche und öffentliche Bekanntmachung eines Vorhabens, die zu Beginn des Verfahrens regelmäßig gesetzlich vorgeschrieben ist, durch eine Veröffentlichung des Inhalts der Bekanntmachung im Internet zu ersetzen. Entscheidet sich die Behörde für diesen Weg, hat jedoch auch weiterhin zusätzlich eine Bekanntmachung in einem amtlichen Veröffentlichungsblatt oder einer örtlichen Tageszeitung zu erfolgen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 PlanSiG). Auch steht es im Ermessen der Behörde, eine gesetzlich zwingend vorgesehene Auslegung von Unterlagen und Entscheidungen durch eine Veröffentlichung im Internet zu ersetzen (§ 3 Abs. 1 PlanSiG). Im Fall der Internetveröffentlichung gilt der oben genannte § 27a Abs. 1 S. 2 VwVfG und auch hier sieht das Gesetz grundsätzlich keinen vollständigen Wegfall der physischen Auslegung vor. Diese soll vielmehr als „zusätzliches Informationsangebot“ weiterhin erfolgen, soweit dies den Umständen nach möglich ist (§ 3 Abs. 2 Satz 1 PlanSiG). Unterbleibt die Auslegung, sind alternative Zugangsmöglichkeiten bereitzustellen. Das Gesetz nennt hier beispielhaft öffentlich zugängliche Lesegeräte und in begründeten Fällen sogar die Versendung der Unterlagen (§ 3 Abs. 2 Satz 2 PlanSiG). Um die Internetveröffentlichung für die Behörde zu erleichtern, kann sie vom Vorhabenträger verlangen, dass er die Unterlagen in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einreicht (§ 3 Abs. 3 PlanSiG).

Die Norm des § 5 PlanSiG regelt den Umgang mit Erörterungsterminen, mündlichen Verhandlungen und Antragskonferenzen, die eine physische Anwesenheit der Beteiligten erfordern. Soweit deren Durchführung im Ermessen der zuständigen Behörde liegt, stellt das Gesetz zunächst klar, dass die Auswirkungen und Gefahren der COVID-19-Pandemie bei der Ermessensausübung berücksichtigt werden können (§ 5 Abs. 1 PlanSiG). Erörterungstermine und mündliche Verhandlungen, die gesetzlich zwingend vorgesehen sind, was insbesondere bei UVP-pflichtigen Verfahren der Fall ist, können nach § 5 Abs. 2 PlanSiG durch eine sogenannte „Online-Konsultation“ nach § 5 Abs. 4 PlanSiG ersetzt werden. Danach sind diejenigen Personen zur Teilnahme berechtigt, die auch im Erörterungstermin bzw. einer mündlichen Verhandlung zu beteiligen gewesen wären. Die Behörde muss ihnen diejenigen Informationen zugänglich machen, die in der jeweils ersetzten Veranstaltung zu behandeln gewesen wären und ihnen Gelegenheit geben, sich innerhalb einer angemessenen Frist schriftlich oder elektronisch zu äußern. Hierbei handelt es sich am Ende um ein schriftliches Verfahren mit der Möglichkeit, per E-Mail oder über eine Webseite Stellungnahmen an die Behörde zu schicken und eine Gegenstellungnahme zu erhalten. Die Online-Konsultation ersetzt somit nicht den dialogischen Charakter eines Erörterungstermins. Der Wegfall dieses Dialogs kann sich negativ auf die Akzeptanz- und Befriedungsfunktion des Erörterungstermins auswirken. Die Online-Konsultation kann aber gemäß § 5 Abs. 5 PlanSiG durch eine Telefon- oder Videokonferenz ersetzt werden und so einen dialogischen Charakter beibehalten. Dies erfordert allerdings das Einverständnis aller zur Teilnahme Berechtigten. Dies stellt eine große Hürde bei der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins dar und hat selbst digital gut ausgestattete Behörden während der Pandemie davon abgehalten, digitale Erörterungstermine durchzuführen.

Für den Sonderfall der Antragskonferenz sieht § 5 Abs. 6 PlanSiG anstelle des Präsenztermins ausschließlich ein schriftliches bzw. elektronisches Stellungnahmeverfahren vor.

Die Bundesregierung hatte den Auftrag zu prüfen, welche mit dem PlanSiG befristet zur Verfügung gestellten Instrumente sich in der praktischen Anwendung bewähren, sodass sie auch außerhalb der zu bewältigenden Ausnahmesituation sinnvoll eingesetzt werden können (BT Drs. 19/19214: 6). Eine Evaluation des PlanSiG wurde vom Forschungsinstituts für öffentliche Verwaltung durchgeführt und der Abschlussbericht im Oktober 2022 veröffentlicht (vgl. Ziekow et al. 2022). Die Evaluation kommt zu dem Schluss, dass das primäre Ziel des Gesetzes, nämlich die rechtssichere Durchführung und Fortführung von Verwaltungsverfahren während der COVID-19-Pandemie mithilfe digitaler Instrumente der Öffentlichkeitsbeteiligung, weitgehend erreicht worden ist. Allerdings macht die Evaluation deutlich, dass die Hürden bei der Umsetzung von Video- und Telefonkonferenzen (u.a. Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten) als Ersatz für öffentliche Erörterungen Anlass zur Überprüfung geben. Zudem ist auch das Instrument der Online-Konsultation mit rechtlichen Unsicherheiten behaftet.

Netiquette

Um auch abseits des analogen Raumes einen konstruktiven und respektvollen Umgang miteinander zu gewährleisten, helfen Richtlinien, die frühzeitig kommuniziert und allgemein akzeptiert werden. Es gilt einen neuen, digitalen Raum zu gestalten, der gleichermaßen zum Zuhören, Austauschen und Diskutieren anregt. Es liegt in der Verantwortung aller, sich an die Richtlinien zu halten (Universität Leipzig 2020: 1, 4; Leist 2020: 1).

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Digitale Erörterungstermine planen und durchführen

Schritt für Schritt führen wir Sie durch die Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Der Fokus liegt dabei auf Erörterungsterminen als Videokonferenz und den Besonderheiten, die Sie bei diesem Format beachten sollten.

In der Navigation auf der linken Seite finden Sie die einzelnen Schritte in der Übersicht. Klicken Sie sich nach und nach durch unsere Anleitung oder springen Sie direkt zu dem Schritt, der Sie am meisten interessiert. Sie können die einzelnen Seiten auch abspeichern und ausdrucken. Nutzen Sie dazu die Druckfunktion oben rechts. Weitere hilfreiche Dokumente und Vorlagen finden Sie zudem in unserer Infothek.

Artikel

Ausstattung

Technik

Eine funktionsfähige technische Ausstattung ist zentral für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins in Form einer Videokonferenz. Prüfen Sie mit genügend Vorlauf, ob alle Technik vorhanden und funktionsfähig ist und machen Sie sich mit ihrer Bedienung vertraut. Das gilt für die Veranstalter*innen, aber auch für alle anderen Referent*innen in der Videokonferenz.

Die technische Mindestanforderung zur Durchführung einer Videokonferenz ist ein Computer, Mikrofon/Headset und Kamera.

Mikrofon/Headset

Eine gute Audio-Qualität ist besonders wichtig für das Gelingen eines digitalen Erörterungstermins. Sie erleichtert den Teilnehmenden maßgeblich das Zuhören und vermeidet Rückfragen und Missverständnisse aufgrund akustischer Probleme. Die Benutzung des integrierten Mikrofons von Laptops ist nicht zu empfehlen. Besser geeignet sind Headsets (bzw. Kopfhörer mit integriertem Mikrofon), um eine gute Audio-Qualität zu erzielen, Nebengeräusche zu minimieren und akustische Rückkoppelungen zu vermeiden. Sie können Ihr Mikrofon vorab testen, z.B. in den Einstellungen Ihres Computers oder direkt in der Videokonferenz-Software.

Kamera

Sie können eine externe Kamera verwenden oder falls vorhanden eine bereits im Computer integrierte. Achten Sie auf eine passende Ausleuchtung und Ausrichtung, sodass das Gesicht deutlich zu erkennen ist und Sie bestenfalls frontal in die Kamera schauen. Ein neutraler Hintergrund hinterlässt, anders als die eigenen Küchenmöbel oder der noch zu erledigende Abwasch, einen professionellen Eindruck. In einigen Videokonferenz-Software können Sie auch einen neutralen, virtuellen Hintergrund einstellen.

Zusatzoption
Insbesondere für aufwendige Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden kann, insofern finanziell realisierbar, in Erwägung gezogen werden ein Studio anzumieten. Dieses bietet ideale Bedingungen für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Neben der technischen Ausstattung, die bereits vor Ort vorzufinden ist, bieten derartige Räumlichkeiten i.d.R. eine bessere Akustik und technische Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung.

Durch die Anmietung eines solchen Studios in der betroffenen Region kann, falls vorhanden, eine gewisse örtliche Verbundenheit ermöglicht werden.

Videokonferenz-Software

Wenn es um die Wahl eines Online-Dienstes für Videokonferenzen geht, existiert keine einheitliche technische Lösung. Neben der Benutzungsfreundlichkeit, die individuell sehr unterschiedlich eingeschätzt wird, sind auch Fragen des Datenschutzes und Informationssicherheit, insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen, von hoher Relevanz. Derzeit finden auf der Seite von Behörden unterschiedliche Videokonferenzsysteme für verschiedene digitale Beteiligungsformate Anwendung.

Bei der Auswahl des Anbieters für einen digitalen Erörterungstermin sollte darauf geachtet werden, dass dieser die erhobenen Daten in Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO verarbeitet und hierfür angemessene Garantien bietet. Aus der Ungültigerklärung des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Privacy Shield im Zuge des Urteils des EuGH in der Rechtssache Schrems II vom 16.07.2020 (C-311/18) leitet sich ein Prüfauftrag für Behörden ab, wenn diese US-amerikanische Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom und Cisco Webex nutzen (DSK 2020: 7).

In der „Handreichung Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg sind die gängigsten acht Online-Dienste übersichtlich aufbereitet. Das Dokument bietet einen detaillierten Überblick über die rechtlichen wie technischen Eigenschaften der Anbieter, und ermöglicht es den Behörden, je nach Anforderungsprofil, eine informierte Wahl zu treffen (LfDI 2021: 3f.).

Personelle Kapazitäten

Für die Planung eines digitalen Erörterungstermins sollten Sie ausreichend Kapazitäten und Zeit einplanen, insbesondere, wenn Sie bisher wenig Erfahrung mit digitalen Formaten gesammelt haben.

Um den reibungslosen Ablauf eines digitalen Erörterungstermins sicherzustellen, sollte auf Seiten der Behörde auf eine ausreichende Personalausstattung geachtet werden.

Es sollte mindestens eine Person eingeplant werden, die die technische Umsetzung während des Termins übernimmt. Dazu gehört der Einlass in die Videokonferenz, die Freischaltung von Teilnehmenden mit Sprechwunsch und die Bearbeitung von Technikproblemen. Bei weiteren Aufgaben, wie dem Angebot einer telefonischen Ansprechperson bei technischen Schwierigkeiten oder der Nutzung der Chat-Funktion bzw. anderen zusätzlichen Instrumenten, sollten Sie weitere Personen einplanen.

Vorbereitung

Zustimmung der Teilnehmenden einholen

Die aktuelle Rechtslage sieht vor, dass die Zustimmung der zur Teilnahme berechtigten Personen zur Durchführung eines digitalen Erörterungstermins als Videokonferenz vorab eingeholt werden muss (s. auch Rechtliche Fragen). Es sollte ausreichend Zeit für diesen Schritt eingeplant werden, da eventuell eine Erinnerung die Zustimmungserklärung nötig ist oder sich Rückfragen oder Bedenken bei den Einwender*innen ergeben, die vorab geklärt werden können.

Technik-Test

Wir empfehlen interne wie externe Technik-Tests einzuplanen und vor der Veranstaltung anzubieten. Während erstere sich an die durchführenden Mitarbeiter*innen und Referent*innen richten, dienen letztere den zur Teilnahme berechtigten Bürger*innen als Hilfestellung. Durch solche Technik-Tests können technische Probleme minimiert und Unsicherheiten abgebaut werden, wodurch ein möglichst reibungsloser Ablauf der Veranstaltung erzielt werden kann.

Ein interner Technik-Test ermöglicht den Mitarbeitenden, die in die Organisation des Erörterungstermins eingebunden sind, sowie weiteren Referent*innen sich mit der Video-Konferenz-Software (erneut) vertraut zu machen und die eigene Technik zu testen. So sollten die eigenen Kamera-, Audio- und Mikrofoneinstellungen überprüft werden sowie ggf. das Teilen von Präsentationen oder anderen Dokumenten. Ein interner technischer Probedurchlauf nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, schafft aber deutlich mehr Anwendungssicherheit. Technische Probleme, wenn teils unvermeidbar, können schnell unprofessionell wirken und die Veranstaltung verzögern. Auch wenn die Mitarbeitenden bereits vertraut mit der Software sind, sollten vor allem Kamera und Mikrofon vorab erneut getestet werden. Der interne Technik-Test sollte mehrere Tage vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden, damit genug Zeit bleibt etwaige Probleme zu lösen.

Das Angebot eines externen Technik-Tests ermöglicht es den Teilnehmenden vorab technische Fragen zu klären und Berührungsängste abzubauen. Insbesondere für Personen, die weniger digitalaffin sind und der Veranstaltung sonst eventuell sogar ferngeblieben wären, kann so ein Angebot sehr wichtig sein. Hierbei sollte insbesondere der Login in die Videokonferenz getestet werden, sowie die Funktionsfähigkeit des Computers, des Mikrofons und der Kamera.

Die Ankündigung des Technik-Tests sollte frühzeitig erfolgen, z.B. in der Einladung zum Erörterungstermin.

Zeitplanung

Bei der Zeitplanung der Veranstaltung ist zu beachten, dass Online-Formate oftmals als anstrengender empfunden werden und die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen tendenziell kürzer ausfällt, als bei Präsenzveranstaltungen. Daher sollten genügend Pausen eingeplant werden. Als Richtwert gilt nach 90 min eine Pause von 10-15 min einzulegen (Spengler o.J.).

Rollenverteilung und Zuständigkeiten

Bei digitalen wie hybriden Formaten ist eine klare Rollenverteilung besonders wichtig. Nicht nur kommen neue technische Zuständigkeiten hinzu, die klar verteilt sein sollten. Auch entfallen gewisse Möglichkeiten der kurzfristigen oder auch nonverbalen Absprache, wenn die Organisator*innen sich nicht an einem Ort befinden.

Grundsätzlich werden mindestens zwei Personen für die praktische Durchführung eines digitalen Erörterungstermins benötigt – eine für die Moderation der Veranstaltung und eine für die technische Umsetzung. Letztere startet die Videokonferenz, behält den Überblick über die Teilnehmenden, ist Ansprechperson bei technischen Fragen, beaufsichtigt den Chat und behält die Sprechwünsche der Teilnehmenden im Blick. Die Erreichbarkeit der bzw. des Technik-Beauftragten während der Veranstaltung per Telefon hat sich zudem als hilfreich erwiesen, sollte es bei Referent*innen oder Teilnehmenden zu technischen Problemen kommen.

In der Vorbereitung bedarf es zwischen der Moderation und Technik-Beauftragten klare Absprachen zu den Abläufen, z.B. wie Sprechwünsche oder Kommentare aus dem Chat an die Moderation weitergegeben werden. Bei Veranstaltung mit vielen Teilnehmenden ist eine weitere Person zur Unterstützung der Technik hilfreich, die etwa den Chat beaufsichtigt und telefonisch bei technischen Problemen zur Verfügung steht.

Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Moderation im digitalen Raum finden Sie im Abschnitt „Beginn der Veranstaltung“.

Planung der Technik

Planen Sie vorab genau, welche Technik sie benötigen. Dazu gehört die Anzahl der Mikrofone, Kameras, als auch der Computer. Wir empfehlen mindestens zwei Computer einzuplanen. Einer, der von der Moderation genutzt wird. Ein weiterer, der für die technische Umsetzung verwendet wird und den technischen Rahmen der Videokonferenz sicherstellt.

Die Nutzung eines zweiten (externen) Bildschirms kann es Ihnen erleichtern, den Überblick über die Teilnehmenden der Videokonferenz zu behalten und zeitgleich Präsentationen oder Dokumente zu öffnen.

Außerdem ist der Standort des Computers und der Organisator*innen zum Zeitpunkt der Videokonferenz relevant. Befinden sich beide im selben Raum, können leichter kurzfristige Absprachen und auch nonverbale Kommunikation erfolgen. Allerdings müssen Sie in diesem Fall darauf achten, dass beide Mikrofone nicht zur gleichen Zeit eingeschaltet sind, da es sonst zu einem unangenehmen Echo und Verzerrungen kommt. Befinden sich die Organisator*innen nicht am gleichen Ort, einigen Sie sich vorab auf einen Kommunikationskanal, der bei kurzfristigen Absprachen und Problemen genutzt werden kann, z.B. Mail oder Textnachricht.

Für den Fall, dass zur Teilnahme berechtigte Personen keinen Zugang zu einem Internetfähigen Endgerät haben, planen Sie den Zugang zu einem Computer in der Behörde ein.

Ablaufplan der Veranstaltung

In Vorbereitung auf die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins bietet es sich an, einen Ablaufplan zu schreiben, indem die Agenda detailliert aufgelistet ist, sowie die relevanten technischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vermerkt werden.

Eine klare Strukturierung und eine sehr gute inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung ist für ein digitales Format besonders wichtig. Nicht nur fällt es den Referent*innen und Teilnehmenden somit leichter zu folgen und sich einzubringen, auch lassen sich auf diese Weise technische Fallstricke und Überforderungen vermeiden. Für eine übersichtliche Strukturierung kann es sinnvoll sein, die Veranstaltung in Themenblöcke einzuteilen und die Einwendungen und Erwiderungen thematisch vorzustrukturieren. In jedem Fall sollte der Ablaufplan und die Synopse zusammengedacht werden. So kann bereits frühzeitig eine klare Struktur aufgebaut werden.

Der Ablaufplan sollte Informationen zum Inhalt, der Technik und den Zuständigkeiten erhalten. Es sollte klar sein, welche*r Referent*in wann spricht und wann eine Präsentation oder andere Dokumente in der Videokonferenz für alle sichtbar geteilt werden. Die Dokumente, die präsentiert werden sollen, sollten für die Referent*innen leicht zugänglich sein (z.B. in einem separaten Ordner auf dem Laptop abgelegt), um langes Suchen und technische Probleme beim Präsentieren zu vermeiden. Besprechen Sie den Ablaufplan mit allen Referent*innen und klären Sie Fragen frühzeitig.

Beispiel eines Ablaufplans:

Zeit	Inhalt	Zuständigkeit	Technik	Zuständigkeit
9:30			Start Videokonferenz	Andrea Alba
9:35			Text zur Begrüßung in Warteraum der Videokonferenz schicken	Andrea Alba
9:55			Einlass der Teilnehmenden aus dem Warteraum	Andrea Alba
10:00 – 10:10 (10min)	Begrüßung	Kristina Kaya	Einblenden Präsentation Folie 1	Andrea Alba

Erstellung der Videokonferenz

Bei der Erstellung der Videokonferenz und somit auch der Generierung der Zugangsdaten, achten Sie darauf, insofern technisch möglich, die Option eines virtuellen Warteraums zu nutzen. Dieser kann Ihnen die Zulassungsregulierung erleichtern, wie im nächsten Abschnitt genauer ausgeführt wird. Außerdem bietet es sich an die Standardeinstellung der Mikrofone, wenn möglich, auf „stumm“ zu stellen. Dadurch vermeiden Sie, dass neu hinzukommende Teilnehmende die Videokonferenz nicht durch eingeschaltete Mikrofone unbeabsichtigt stören. Zudem können Sie in vielen Softwaren bei der Erstellung auswählen, ob Sie eine Chat-Funktion nutzen wollen oder nicht (s.u.).

Einladung zur Veranstaltung

Die Einladung zu einem digitalen Erörterungstermin sollte neben den klassischen Inhalten, weitere zentrale technische Informationen enthalten und möglichst frühzeitig versendet werden.

Diese sollte den Namen der Videokonferenz-Software, eine übersichtliche Anleitung zur Nutzung der Software (z.B. eine Technikanleitung mit Screenshots), den Hinweis zum Technik-Test, die Netiquette und die Telefonnummer der Technik-Beauftragten enthalten.

Als hilfreich hat sich das Versenden einer Synopse erwiesen, die aus den fristgerecht eingegangenen Einwendungen sowie den Erwiderungen des Antragstellers besteht. Dieses Vorgehen kann dazu beitragen, im Vorfeld offene Fragen zu klären und Missverständnissen entgegenzuwirken.

Die Verschickung der Zugangsdaten zum digitalen Erörterungstermin kann direkt mit der Einladung erfolgen. Im Falle von nicht öffentlichen Terminen kann das Risiko der unbefugten Weiterleitung der Zugangsdaten dadurch reduziert werden, dass diese erst kurz vor der Veranstaltung versendet werden (s. Zugangsregulierung).

Falls Sie den Erörterungstermin aufzeichnen wollen, etwa zu Protokollzwecken, kündigen Sie dies frühzeitig an und holen Sie das Einverständnis der Teilnehmenden ein (s. Datenschutz- und Rechtssicherheit).

Zugangsregulierung

Die Zugangsregulierung bei nicht öffentlichen Erörterungsterminen online stellt die Behörden bisher vor eine gewisse Herausforderung. Ein einheitliches Vorgehen liegt bisher noch nicht vor. Aus der Evaluation des PlanSiG (Ziekow et al. 2022) und unseren Befragungen geht hervor, dass aus Gründen der Praktikabilität oftmals keine umfassende Zugangsregulierung erfolgt.

Praktische Ansätze der Regulierung, die auf Erfahrungsberichten aufbauen, sind folgende: Durch die Verschickung der Zugangsdaten zur Videokonferenz kurz vor dem Termin, können Sie das Risiko mindern, dass die Zugangsdaten weitergegeben bzw. gestreut werden. Zudem ermöglicht Ihnen der digitale Warteraum, den einige Videokonferenz-Software anbieten, die Namen der Teilnehmenden zu prüfen und nur die zur Teilnahme berechtigten Personen in die Videokonferenz eintreten zu lassen. Auch können Sie unberechtigte Teilnehmende jederzeit aus der Konferenz entfernen.

Identifikation

Der Behörde ist, insbesondere in Hinblick auf die Überprüfung der Teilnehmenden und die Protokollführung, an einer klaren und einheitlichen Identifikation der Teilnehmenden gelegen. Durch das Ausfüllen des Namenfeldes, der Sichtbarkeit des eigenen Gesichtes oder auch der individuellen Anpassung des Hintergrundes, zum Beispiel der Einblendung des Behörden- oder Vorhabenträgerlogos, ist eine bessere Zuordenbarkeit der Personen gegeben. Von einer doppelten Einwahl, z.B. separates Bild und Ton, sollte aus Gründen der klaren Identifikation abgesehen werden.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Die Fragen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit sind im Kontext digitaler Formate mit gewissen Unsicherheiten behaftet. Um sich bei der Aufzeichnung von Ton- und Bildmaterial während der Veranstaltung auf der sicheren Seite zu bewegen, arbeiten Behörden vor allem mit Einverständniserklärungen. Diese können gemeinsam mit der Einladung versandt werden.

Bei digitalen Terminen bleibt stets ein Restrisiko, dass Mitschnitte oder Screenshots unbefugt getätigt und verbreitet werden. Weisen Sie daher beispielsweise zu Beginn der Veranstaltung darauf hin, dass das unbefugte Mitschneiden nicht gestattet ist. In Bezug auf die Risikoeinschätzung sollte nicht vergessen werden, dass auch bei Präsenzterminen der unbefugte Mitschnitt der Veranstaltung ebenfalls nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann.

Aufgaben der Moderation

Eine gute und stringente Moderation ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Format. Der Ablaufplan (s.o.) trägt zur Strukturierung bei und erleichtert es, stets den Überblick zu behalten. In Hinblick auf die Redebeiträge sollte die Moderation (und die technische Unterstützung) darauf achten, dass alle Teilnehmende, die einen Redebeitrag leisten, gut zu hören sind. Auch liegt es bei der Moderation zu entscheiden, bis zu welchem Punkt Diskussionen zugelassen werden und ab wann diese unterbunden oder auf einen anderen Zeitpunkt verlagert werden müssen. Das erfordert viel Fingerspitzengefühl und zeichnet eine anspruchsvolle Moderation aus. Die Frage, wer sich als Moderator*in eignet oder eingesetzt wird, variiert stark. Während die einen professionelle Moderator*innen engagieren, übernehmen andernorts die verantwortlichen Referatsleiter*innen die Anleitung des digitalen Erörterungstermins.

Zusatzoption: Barrierefreiheit stärken
Der Aspekt der Inklusion und Barrierefreiheit von digitalen Erörterungsterminen ist ausbaufähig. Während digitale Formate Personen mit Mobilitätseinschränkungen die Teilnahme sogar erleichtern können, stellen sie Menschen mit anderen Beeinträchtigungen teilweise vor große Hürden. Derzeit mangelt es oftmals noch an entsprechenden Tools, die etwa bei eingeschränktem Gehör oder Sehbeeinträchtigungen die Teilnahme erleichtern können, wie Live-Untertitel oder Sprachsteuerungen. Ein erster Schritt um eine Barrierefreiheit zu ermöglichen ist es, sich vorab bei den Teilnehmenden nach bestehenden Einschränkungen zu erkundigen, um passende Hilfestellungen anbieten oder entwickeln zu können.

Zusatzoption: Chat
Ob und wie der Chat in einen digitalen Erörterungstermin eingebunden werden sollte, ist Abwägungssache der Behörde. So gibt es positive Aspekte, wie die niedrigschwellige Möglichkeit Fragen zu stellen und mit dem Gesagten zu interagieren. Allerdings bedeutet die Nutzung des Chats auch einen Mehraufwand für die Moderation bzw. die technischen Beauftragten, um die schriftlichen Beiträge aufzunehmen und einzubinden. Wenn der Chat genutzt wird, sollte zu Beginn der Veranstaltung klar kommuniziert werden wofür, z.B. um Verständnisfragen zu stellen. Zu vermeiden sind parallele Diskussionen per Wortmeldungen und im Chat, da diese schnell unübersichtlich werden.

Auch wird das Risiko, dass beleidigende Kommentare geäußert werden, im Schriftlichen höher eingeschätzt als im mündlichen Austausch. Durch eine einheitliche Identifikations-Richtlinie der Teilnehmenden, die frühzeitig kommuniziert und durchgesetzt wird, können Teilnehmende keine anonymen Beiträge abgeben, wodurch das Risiko von beleidigenden Kommentaren vermindert werden kann.

Die ausführende Behörde sollte sich frühzeitig entscheiden, ob die Chat-Funktion genutzt werden soll, da, je nach Voreinstellung, Chats in der Veranstaltung selbst möglicherweise nicht ausgeschaltet werden können.

Zusatzoption: Ergänzende Formate
Gerade bei konfliktträchtigen Projekten sollte darüber nachgedacht werden, im Vorfeld zum digitalen Erörterungstermin ergänzende Formate zu organisieren, die einen weiteren Austauschraum bieten. In den Erfahrungsberichten der befragten Akteur*innen wird betont, dass der Austausch im analogen Raum, sowie in kleineren Runden, stark dazu beitragen kann die digitale Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu vermeiden und Kompromisse zu finden.

Zusatzoption: Professionelle Moderation und/oder Mediation
Eine professionelle Moderation kann zum Gelingen eines digitalen Erörterungstermins maßgeblich beitragen. Nicht nur kann eine professionelle Moderation über mehr Erfahrung und Wissen in der Moderation von digitalen Formaten verfügen, was sich sowohl auf die Strukturierung als auch die Dynamik eines digitalen Erörterungstermins positiv auswirken kann. Auch kann sie in einer externen und somit neutraleren Rolle auftreten und dadurch insbesondere bei konfliktträchtigen Verfahren eine vermittelnde Rolle einnehmen.

Auch empfiehlt sich insbesondere bei großen und/oder konfliktträchtigen Veranstaltungen Mediator*innen oder Moderator*innen, die im Bereich der Mediation geschult sind, in die Planung und Durchführung miteinzubinden, um Konflikten bestmöglich begegnen zu können.

Zusatzoption: Dienstleister
Es besteht auf Behördenseite die Möglichkeit Dienstleister, auch sogenannte Beteiligungsagenturen, über ein Ausschreibungsverfahren zu engagieren, die sich vollumfänglich um die Organisation des digitalen Termins kümmern. Neben einem professionellen Auftritt bietet diese Variante den ausrichtenden Personen mehr Sicherheit in der technischen Umsetzung, da zu jedem Zeitpunkt eine oder mehrere Ansprechpersonen anwesend sind, die bei auftretenden Problemen Abhilfe leisten können.

Vor dem Beginn der Veranstaltung

Technik frühzeitig aufbauen und checken

Um nicht unter Zeitdruck zu geraten, sollten die Räumlichkeiten und das technische Equipment bereits einige Stunden vor Veranstaltungsbeginn vorbereitet und letzteres auch auf dessen Funktionalität geprüft worden sein. So haben Sie noch genügend Zeit notfalls ein defektes Headset auszutauschen oder ein Verlängerungskabel zu besorgen. Eine Checkliste für den Technikcheck zum Download finden Sie in der Infothek.

Ablaufplan nutzen

Der Ablaufplan sollte den Organisator*innen vorliegen. Damit Sie ihn stets parat haben und er nicht auf dem Bildschirm zwischen Präsentationen und Videokonferenz verloren geht, nutzen Sie ihn in ausgedruckter Form.

Präsentationen und Dokumente bereitlegen

Dokumente und Präsentationen, die im Rahmen des digitalen Erörterungstermins gezeigt werden, sollten bereits gut auffindbar, z.B. auf dem Desktop des Computers, bereitliegen.

Funktionen in der Videokonferenz überprüfen

Beim Start der Videokonferenz überprüfen Sie, ob die Moderation und die Technik-Beauftragten über die nötigen Rechte und Freigaben verfügen. In einigen Videokonferenz-Softwaren müssen Sie Personen vorab für gewisse Funktionen, etwa das Teilen von Präsentationen, freischalten. Als Organisator*in bzw. Host können Sie anderen Teilnehmenden die nötigen Rechte freigeben.

Videokonferenz frühzeitig starten

Es wird empfohlen die Videokonferenz mindestens 20 Minuten vor Beginn des Termins zu starten, um allen Teilnehmenden zu ermöglichen sich rechtzeitig einloggen und den Warteraum, soweit vorhanden, zu betreten. Je nach Videokonferenz-Software können Sie bereits schriftlich oder mündlich mit den Anwesenden kommunizieren, und sie etwa über Verzögerungen informieren oder sie darauf hinweisen sich mit vollständigem Namen in den Termin einzuwählen.

Identifikation der Teilnehmenden

Überprüfen Sie, ob der vollständige Name (Vor- und Nachname) sowie die Institution bzw. Rolle aller Teilnehmenden angegeben ist (Beispiel: Marlene Mustermann, Moderatorin). Gleichen Sie gegebenenfalls die Namen mit den zur Teilnahme berechtigten Personen ab (s. Zugangsregulierung im Abschnitt Vorbereitung).

Beginn der Veranstaltung

Begrüßung durch Moderation

Nach dem Einlass der Teilnehmenden, starten Sie als Moderator*in mit einer Begrüßung und stellen Sie sich und die Referent*innen sowie Ihre Rollen im Verfahren kurz vor. Gehen Sie danach auf zentrale Aspekte und Besonderheiten eines digitalen Erörterungstermins ein, die wir im Folgenden auflisten.

Technische Hinweise

Erklären Sie kurz die wichtigsten technischen Funktionen der Videokonferenz-Software (z.B. Stummschaltung aufheben, Eingabe des Vor- und Nachnamens).

Sprechwünsche äußern

Klären Sie, wie ein Sprechwunsch geäußert werden kann (z.B. über die Handhebe-Funktion) und wie Fragen gestellt werden können. Wird die Chat-Funktion genutzt, erklären Sie wofür der Chat verwendet werden sollte (z.B. Zwischenfragen).

Umgang mit technischen Problemen

Weisen Sie auf die technische Ansprechperson hin und wie diese zu erreichen ist. Da ein mündlicher Hinweis nicht immer ausreicht, sollte die Mail oder ggf. Telefonnummer der Ansprechperson parallel dazu auch in den Chat gestellt oder in der Präsentation visualisiert werden.

Identifikation der Teilnehmenden

Alle Teilnehmende sollten daran erinnert werden, ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname) sowie ggf. Ihre Institution in das Namensfeld einzutragen, da dies die Identifikation und Protokollierung erleichtert.

Netiquette

Verweisen Sie auf die vorab versendete Netiquette. Diese dient im digitalen Raum dazu den Rahmen der Veranstaltung inklusive der Kommunikationsregeln zu setzen. Eine Vorlage für eine Netiquette finden Sie in der Infothek.

Vorstellung der Agenda

Stellen Sie die Agenda vor. Diese sollte auch visuell in Form einer PowerPoint oder einem ähnlich geeigneten Format aufbereitet werden. In dieser sollte auch explizit auf Pausen und deren Länge hingewiesen werden. Dies ist vor allem im digitalen Raum wichtig, damit Teilnehmende sich besser auf die Veranstaltung einlassen können und den Überblick behalten.

Datenschutzhinweis

Die Teilnehmende sind im Vorfeld der Anfertigung von Audio- und Videoaufnahmen im Rahmen des digitalen Erörterungstermins noch einmal auf diesen Umstand hinzuweisen.

Protokoll

Aus Transparenz- und Nachverfolgungsgründen sollte an dieser Stelle auch auf den Umgang mit dem Protokoll im Nachgang der Veranstaltung hingewiesen werden. Es sollte deutlich gemacht werden, ab wann und wo man auf dieses zugreifen kann.

Zusatzoption: Bitte Kameras einzuschalten
Viele Personen nehmen Videokonferenzen als distanzierter und anonymer war als Präsenztermine. Um dieser Distanz entgegenzuwirken, können Sie die Teilnehmenden darum bitten ihre Kamera einzuschalten bzw. eingeschaltet zu lassen. Das ermöglicht es Reaktionen und non-verbale Kommunikation wahrzunehmen und erleichtert allen Teilnehmenden ein besseres Gespür für die Anwesenden und den Termin zu erhalten.

Zusatzoption: Vorstellungsrunde
Um die Atmosphäre des digitalen Erörterungstermins weniger anonym zu gestalten, kann eine kurze Vorstellungsrunde durchgeführt werden. Die Praktikabilität solch einer Vorstellungsrunde hängt stark von der Teilnehmendenanzahl ab. Bei einer großen Anzahl an Teilnehmenden ist eine schriftliche Vorstellungsrunde bspw. anhand eines interaktiven Instrumentes am Geeignetsten (s.u.). Bei einer mittelgroßen Anzahl Teilnehmender kann z.B. die Moderation die Teilnehmenden kurz vorstellen und ihre Rolle im Prozess deutlich machen, z.B. die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen nacheinander begrüßen. Vor allem in sehr kleinen Runden kann die Moderation die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen auch nacheinander direkt auffordern, sich bzw. ihr Team kurz vorzustellen. Dabei sorgen zeitliche Vorgaben, z.B. maximal 2 Sätze Pro Akteur*in, für ein zügiges Vorgehen. Eine Vorstellungsrunde ohne Vorbereitung und ohne klare Reihenfolge läuft Gefahr sehr viel Zeit in Anspruch zu nehmen und ist daher zu vermeiden.

Zusatzoption: Interaktive Instrumente
Je nach Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung können auch digitale, interaktive Instrumente genutzt werden, die ein zusätzliches Maß an Interaktion ermöglichen z.B. durch Echtzeit-Befragung der Teilnehmenden. Über diese Instrumente können beispielsweise von allen Teilnehmenden kurze Fragen beantwortet werden und die gesammelten Ergebnisse erscheinen kurz danach für alle sichtbar in Form von Wortwolken, Diagrammen oder Ähnlichem. Zu diesen Instrumenten zählen unter anderem Mentimeter, Slido und Kahoot. Sie können auf eine niederschwellige Art und Weise das aktuelle Stimmungsbild im Publikum erfassen, Informationen oder Rückmeldungen einholen. Oftmals dienen sie auch als Eisbrecher oder für eine Art Vorstellungsrunde (z.B. mit der Frage „Von wo nehmen Sie heute an der Veranstaltung teil?“).

Diese interaktiven Instrumente sollten jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Einige sind von ihrer Nützlichkeit überzeugt und sehen in ihnen eine Möglichkeit mehr Dynamik und informellen Austausch in digitale Formate zu bringen. Andere lehnen solche Elemente ab, da sie einige Teilnehmende technisch überfordern können, Zeit in Anspruch nehmen und keinen inhaltlichen Mehrwert bieten. So liegt es am Ende bei der ausführenden Behörde selbst zu entscheiden, ob solche Instrumente zum Einsatz kommen oder nicht.

Durchführung der Veranstaltung

Visualisieren von Inhalten

Bei der Durchführung eines digitalen Formates sollte auf eine angemessene Visualisierung von Inhalten geachtet werden, da dies den Teilnehmenden erleichtert der Veranstaltung zu folgen. Vor allem bei der Ansicht von großformatigen Dokumenten, wie Karten, sollte sichergestellt werden, dass diese für alle Teilnehmenden erkennbar sind, beispielsweise durch die Vergrößerung von Kartenausschnitten.

Raum für Personen-Ansicht

Bedenken Sie, dass während Sie Präsentationen oder Dokumente teilen, die Personen-Ansichten der Teilnehmenden in der Videokonferenz-Software lediglich sehr klein dargestellt werden. Um den direkten Austausch in digitalen Formaten zu erleichtern und weniger anonym zu gestalten, lassen Sie stets auch Raum ohne das Teilen von Präsentationen oder Dokumenten, sodass die Personen-Ansichten der Teilnehmenden größer zu sehen sind. Dies ist besonders zu Beginn der Veranstaltung relevant, damit alle ein besseres Verständnis davon erhalten, wer in der Videokonferenz anwesend ist. Auch bei direkten Gesprächen zwischen mehreren Personen, kann eine Präsentation als störend empfunden werden, wenn sie nicht zu dem konkreten Austausch beiträgt.

Während Präsentationen schalten Teilnehmende oftmals ihre Kameras aus, da ihr Bild wenig sichtbar ist. Eine freundliche Aufforderung durch die Moderation nach dem Ende der Präsentationen motiviert Teilnehmende gegebenenfalls dazu, ihre Kamera wieder einzuschalten.

Audioqualität prüfen

Die Moderation, Referent*innen und weitere Sprecher*innen sollten stets gut zu verstehen sein. Sollte der Ton unverständlich werden oder „haken“, sollte die Moderation oder die Technik-Beauftragten die Person darauf hinweisen und um die Wiederholung des Gesagten bitten. Auch kann durch das Verrutschen des Mikrofons oder Hintergrundgeräusche die Audioqualität abnehmen. Bei digitalen Formaten und insbesondere bei längeren Redebeiträgen ist eine gute Audioqualität zentral, damit die Teilnehmenden der Veranstaltung gut folgen können.

Stummschaltung von inaktiven Teilnehmenden

Hintergrundgeräusche während des Erörterungstermins können den Ablauf und die inhaltliche Diskussion stören. Wenn Teilnehmende, die nicht sprechen, ihr Mikrofon in der Videokonferenz-Software nicht stummgeschaltet haben, können die Technik-Beauftragten dies nachträglich vornehmen. Insbesondere nach Redebeiträgen kommt es häufig dazu, dass Teilnehmende vergessen, ihr Mikrofon wieder stumm zu schalten. Gehen Sie jedoch rücksichtsvoll mit der Stummschaltung anderer Teilnehmenden um. Wenn eine Stummschaltung geschieht, obwohl die Person noch sprechen wollte, kann das negativ aufgenommen werden.

Pausen einhalten

Regelmäßige Pausen sollten vorab eingeplant (s. Vorbereitung) und eingehalten werden. Diese sind insbesondere in digitalen Formaten notwendig, da die Konzentrationsspanne in Videokonferenzen oftmals kürzer ausfällt als in Präsenzveranstaltungen.

Dialog ermöglichen

Während der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins sollte darauf geachtet werden, einen Dialog mit den Einwender*innen zu ermöglichen. Digitale Formate können frontaler und weniger dynamisch ablaufen als Präsenzveranstaltungen. Daher sollte Teilnehmenden stets genügend Raum für Rückfragen eingeräumt werden.

Chat im Auge behalten

Wenn Sie sich für die Nutzung des Chats entschieden haben, ist es während der Durchführung der Veranstaltung wichtig, diesen im Auge zu behalten. Binden Sie die Beiträge im Chat, wie vorab angekündigt, ein und vermeiden Sie sowohl schriftliche Parallel-Diskussionen als auch die ‚Versandung‘ von Beiträgen.

Ende der Veranstaltung

Inhaltlicher Abschluss

Lassen Sie abschließend genügend Raum für Fragen, informieren Sie die Teilnehmenden über den weiteren Verlauf und die Versendung des Protokolls.

Schließung der Videokonferenz

Nach dem Beenden des inhaltlichen Teils des Erörterungstermins vermeiden Sie ein abruptes Ende der Videokonferenz durch die Schließung der Software. Lassen Sie diese noch 1-2 Minuten nach offiziellem Ende der Veranstaltung offen. Sie können Ihre Kamera und Ton bereits ausschalten. Dies ermöglicht es den Teilnehmenden selbstständig die Videokonferenz zu verlassen, ohne ‚rausgeschmissen‘ zu werden.

Zusatzoption: Rückmeldungen
Um digitale Erörterungstermine kontinuierlich zu verbessern, können auch Rückmeldungen der Teilnehmenden abgefragt werden. Sie können diese auf verschiedene Weisen, beispielsweise per Mail oder Online-Umfrage, einholen. Solche Rückmeldungen können in den anschließenden Evaluationsprozess einfließen und wichtige Ansatzpunkte für eine stetige Verbesserung digitaler Beteiligungsformate liefern.

Nachbereitung

Dokumentation und interne Evaluation

Im Nachgang an die Veranstaltung erfolgt die Dokumentation und Nachbereitung. Um den digitalen Termin behördenintern zu evaluieren, bietet sich ein sogenannter Lessons-Learned-Termin mit allen involvierten Mitarbeitenden an, in dem die Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch gesammelt, dokumentiert und ausgewertet werden. Dabei werden sowohl positive wie auch negative Aspekte auf unterschiedlichen Ebene aufgearbeitet. Halten Sie auch kleine Aspekte fest, wie beispielsweise welches Headset gut funktioniert hat oder welche Aufgaben noch nicht klar verteilt waren.

Diese gesammelten Erfahrungen werden die Planung und Durchführung des nächsten digitalen Erörterungstermins maßgeblich erleichtern und den Erfahrungsaustausch mit anderen Stellen in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung bereichern.

Zusatzoption: Projektwebseite
Bei großen und komplexen Projekten kann die Einrichtung einer Projektwebseite dabei helfen, alle wichtigen Informationen sowie den Überblick über den gesamten Prozessverlauf zentral zur Verfügung zu stellen. Niedrigschwellige Erläuterungstexte, Visualisierungen des Beteiligungsprozesses, Planungsunterlagen und vieles weitere kann auf solchen Webseiten einer breiten Öffentlichkeit leicht zugänglich gemacht werden. Durch den Einsatz eines E-Mail-Verteilers könnten zudem die neuesten Meldungen an die Abonnent*innen versandt werden.

Rechtliche Fragen

Die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung wirft sowohl bei Organisator*innen als auch Teilnehmenden oftmals rechtliche Fragen auf. Im Folgenden werden wir daher einige rechtliche Aspekte genauer beleuchten. In der Navigationsleise auf der linken Seite können Sie die entsprechenden Abschnitte auswählen.

Zunächst werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Anforderung vor dem Inkrafttreten des Planungssicherstellungsgesetzes (PlanSiG), darauf folgt eine Übersicht über die Regelungen des PlanSiG sowie die Digitalisierung in Fachgesetzen. Daran schließt die Darstellung des neuen Gesetzes zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG) an. Im Weiteren finden Sie eine Übersicht über weitere relevante Vorschriften in Bezug auf digitale Öffentlichkeitsbeteiligung.

Artikel

Rechtliche Anforderung vor dem Inkrafttreten des PlanSiG 2020

Die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist in der Aarhus-Konvention, in europäischen Richtlinien sowie im Planungs- und Zulassungsrecht nur rudimentär angelegt. Die gesetzlichen Regelungen vor 2020 wurden den Digitalisierungserfordernissen auf der einen Seite und neuen Chancen der digitalen Beteiligung auf der anderen Seite nicht gerecht.

Aarhus Konvention

Um die Beteiligung der Zivilgesellschaft in Umweltangelegenheiten zu stärken, wurde 1998 die Aarhus-Konvention verabschiedet, welche am 30. Oktober 2001 in Kraft getreten ist (UN/ECE-Übereinkommen über den Zugang zu Informationen, die Öffentlichkeitsbeteiligung an Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten). Es ist der erste internationale Umweltvertrag, der internationale Mindeststandards für den Zugang zu Umweltinformationen für alle Menschen, die Beteiligung an umweltbezogenen Entscheidungen und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten festlegt.

Anforderungen an Formen der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung stellt die Aarhus-Konvention nicht, sie hatte jedoch 1998 schon moderne Kommunikationsinstrumente im Blick. So weist bereits die Präambel auf die Wichtigkeit elektronischer Kommunikationsformen hin. Und auch Art. 2 in Nr. 3 der Konvention zählt bei der Begriffsbestimmung zu Informationen über die Umwelt auch Informationen in elektronischer Form auf. Die digitale Transformation im Blick, normiert Art. 5 Abs. 3, dass jede Vertragspartei sicherzustellen hat, dass Informationen über die Umwelt zunehmend in elektronischen Datenbanken, die der Öffentlichkeit über die öffentlichen Telekommunikationsnetze leicht zugänglich sind, zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Umweltberichte, Umweltgesetze oder umweltbezogene Pläne oder Programme, sofern die Informationen bereits in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

EU-Recht

Im EU-Recht fand sich eine erste Erwähnung elektronischer Medien bereits im Jahr 2003 in Art. 2 Abs. 2a der Richtlinie 2003/35/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Mai 2003 über die Beteiligung der Öffentlichkeit bei der Ausarbeitung bestimmter umweltbezogener Pläne und Programme und zur Änderung der Richtlinien 85/337/EWG und 96/61/EG des Rates in Bezug auf die Öffentlichkeitsbeteiligung und den Zugang zu Gerichten. In der Regelung wird normiert, dass die Öffentlichkeit frühzeitig und in effektiver Weise durch öffentliche Bekanntmachung oder auf anderem geeigneten Wege, wie durch elektronische Medien, soweit diese zur Verfügung stehen, über Vorschläge für Pläne oder Programme unterrichtet wird und dass Informationen zu den Vorschlägen, zum Recht auf Beteiligung am Entscheidungsverfahren sowie über die zuständige Behörde, an die Stellungnahmen oder Fragen gerichtet werden können, zugänglich gemacht werden.

Der erste rechtliche Grundstein für die Digitalisierung der Beteiligung im Rahmen von Umweltverträglichkeitsprüfungen wurde allerdings erst etliche Jahre später auf EU-Ebene gelegt. Die Richtlinie 2014/52/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur Änderung der Richtlinie 2011/92/EU über die Umweltverträglichkeitsprüfung bei bestimmten öffentlichen und privaten Projekten bestimmt in Art. 6 Absatz 5 Satz 2: „Die Mitgliedstaaten treffen die erforderlichen Maßnahmen um sicherzustellen, dass die einschlägigen Informationen der Öffentlichkeit auf der angemessenen Verwaltungsebene elektronisch zugänglich sind, wenigstens über ein zentrales Portal oder über einfach zugängliche Zugangspunkte.“

Umsetzung in deutsches Recht

Die EU-Mitgliedsstaaten und so auch Deutschland hatten bis zum 16. Mai 2017 Zeit, die neuen Regelungen in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wurden daraufhin in einer länderübergreifenden Kooperation die digitalen UVP-Portale des Bundes und der Länder entwickelt und via Internet für die Bevölkerung zugänglich gemacht.

Das Gesetz über die Öffentlichkeitsbeteiligung in Umweltangelegenheiten (Öffentlichkeitsbeteiligungsgesetz), welches u. a. das Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) und das Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) ändert, setzt gemeinsam mit dem Umwelt-Rechtsbehelfsgesetz die europäische Richtlinie 2003/35/EG in deutsches Recht um. Beide Rechtsvorschriften sind am 15. Dezember 2006 in Kraft getreten.

Insbesondere 18, 20 UVPG

Insbesondere im Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVPG) gibt es Vorschriften, die die Beteiligung der Öffentlichkeit regeln. Durch die §§ 18 ff. UVPG wird Art. 6 des internationalen Aarhus-Abkommens umgesetzt. Es beruht auf dem gemeinschaftsrechtlichen Konzept der „informierten Öffentlichkeit“ (Hagmann 2018: § 18 Rn. 2) und regelt in § 18 Abs. 1 S. 4 i.V.m. § 73 Abs. 3 S. 1 und Abs. 5-7 VwVfG das mündliche Anhörungsverfahren. § 20 Abs. 1 und 2 UVPG regelt dabei die Einrichtung zentraler Internetportale. Die zuständigen Behörden des Bundes und der Länder sind danach zur Bereitstellung der UVP-Unterlagen für laufende Öffentlichkeitsbeteiligungen auf dem UVP-Portal des Bundes und der Länder verpflichtet. Die Daten müssen der Öffentlichkeit gem. § 4 Abs. 1 UVPPortV zugänglich gemacht werden, sodass sie von den Nutzer*innen des Internetportals gespeichert und ausgedruckt werden können.

Insbesondere § 27a VwVfG

Eine allgemeine Verwaltungsvorschrift bei Anordnung einer öffentlichen oder ortsüblichen Bekanntmachung ist § 27a VwVfG, wodurch die Behörde verpflichtet ist, den Inhalt der Bekanntmachung auch über eine Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers zugänglich zu machen. Dies gilt auch für dazugehörige zur Einsicht auszulegende Unterlagen.

Planungsbeschleunigung 2018

Darüber hinaus existierten bis 2020 nur vereinzelte Bestimmungen für die Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung bei Planungs- und Genehmigungsverfahren im Infrastrukturbereich. Im Rahmen der Planungsbeschleunigung hat das PlBeschlG 2018 zu einer weiteren Stärkung der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, die Verkehrswegeplanung betreffend und über §§ 27a VwVfG und 20 UVPG hinaus, geführt. Danach haben Vorhabenträger den Plan des Projektes im Internet zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ersetzt jedoch nicht die analoge Auslegung, insbesondere, wenn an die Planauslegung im Einzelfall konkrete Rechtsfolgen geknüpft sind (wie z. B. gem. §§ 43, 43a EnWG i. V. m. §§ 73 Abs. 4 VwVfG oder 21 UVPG). Ähnliche Regelungen gibt es im Rahmen der beschleunigten Stromnetzplanung: §§ 9 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Bundesfachplanung als auch § 20 Abs. 3 und 4 NABEG i. R. d. Planfeststellungsverfahrens sehen die zusätzliche Veröffentlichung der Bekanntmachungen mit Auslegung der Planunterlagen im Internet vor (Schmidt & Kelly 2021: 247). Weitere Regelungen im Infrastrukturbereich finden sich in §§ 18f AEG, § 17 WaStrG und § 17g FStrG.

Auffällig ist jedoch, dass sämtliche bisher aufgezeigte Rechtsvorschriften lediglich der Bürger*inneninformation und nicht der Bürger*innenbeteiligung dienen (ebd.: 246). Erst im Zuge der COVID-19-Pandemie und den damit einhergegangenen Infektionsschutzmaßnahmen, die die Durchführung der (analogen) Öffentlichkeitsbeteiligung im Verwaltungsverfahren immens beeinträchtigten, wurden mit dem Planungssicherstellungsgesetz erstmals einheitliche Bestimmungen für die Durchführung von optionalen digitalen Verfahrensschritten in Planungs- und Genehmigungsverfahren erlassen.

Das Planungssicherstellungsgesetz (PlanSiG)

Die mit der COVID-19-Pandemie einhergehenden Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen betrafen auch Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Planungs- und Genehmigungsverfahren. Aufgrund der Beschränkungen mussten insbesondere die physische Auslegung von Planungsunterlagen und die Durchführung von Erörterungsterminen und mündlichen Verhandlungen überdacht werden. Um dem Bedarf nach einer pandemieresilienten Öffentlichkeitsbeteiligung gerecht zu werden, hat der Bundesgesetzgeber am 20. Mai 2020 das „Gesetz zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Planungs- und Genehmigungsverfahren während der COVID-19-Pandemie (Planungssicherstellungsgesetz – PlanSiG)“ (BGBl I 2020: 1041) verabschiedet. Aufgrund von Sperrungen vieler Gemeindeverwaltungen für den allgemeinen Publikumsverkehr in bestimmten Zeiten der COVID-19-Pandemie wurde die förmliche Öffentlichkeitsbeteiligung zum Teil in den digitalen Raum verlagert, um rechtssichere Alternativen zu diesen Formaten zu schaffen. Das PlanSiG bietet die Möglichkeiten, verschiedene Verfahrensschritte online-basiert zu ersetzen. Dazu zählen neben der Bekanntmachung und Auslegung auch die Möglichkeit, den Erörterungstermin durch eine Online-Konsultation oder eine Video- oder Telefonkonferenz zu ersetzen. Hierbei wurde darauf verzichtet, die fachgesetzlichen Beteiligungsregelungen unmittelbar zu ändern. Stattdessen wurden allgemeine alternative Beteiligungsverfahren zur Verfügung gestellt, welche die fachgesetzlichen Beteiligungsvorschriften ergänzen oder ersetzen (Durinke & Elgeti 2020: 167). Nach § 1 PlanSiG erstreckt sich der Anwendungsbereich des Gesetzes auf 15 Fachgesetze, etwa für UVP-pflichtige Vorhaben und viele Verfahren des Stromnetz- und Verkehrswegeplanungsregimes.

Das PlanSiG wurde mehrmals verlängert und tritt nun nach dem 31. Dezember 2024 außer Kraft (Stand: Dezember 2023). Wesentliche Regelungen des PlanSiG wurden in modifizierter Form ab 01.01.2024 in das Verwaltungsverfahrensgesetz übernommen (5.VwVfÄndG).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst steht es nach § 2 Abs. 1 Satz PlanSiG im Ermessen der Behörde, die ortsübliche und öffentliche Bekanntmachung eines Vorhabens, die zu Beginn des Verfahrens regelmäßig gesetzlich vorgeschrieben ist, durch eine Veröffentlichung des Inhalts der Bekanntmachung im Internet zu ersetzen. Entscheidet sich die Behörde für diesen Weg, hat jedoch auch weiterhin zusätzlich eine Bekanntmachung in einem amtlichen Veröffentlichungsblatt oder einer örtlichen Tageszeitung zu erfolgen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 PlanSiG). Auch steht es im Ermessen der Behörde, eine gesetzlich zwingend vorgesehene Auslegung von Unterlagen und Entscheidungen durch eine Veröffentlichung im Internet zu ersetzen (§ 3 Abs. 1 PlanSiG). Im Fall der Internetveröffentlichung gilt der oben genannte § 27a Abs. 1 S. 2 VwVfG und auch hier sieht das Gesetz grundsätzlich keinen vollständigen Wegfall der physischen Auslegung vor. Diese soll vielmehr als „zusätzliches Informationsangebot“ weiterhin erfolgen, soweit dies den Umständen nach möglich ist (§ 3 Abs. 2 Satz 1 PlanSiG). Unterbleibt die Auslegung, sind alternative Zugangsmöglichkeiten bereitzustellen. Das Gesetz nennt hier beispielhaft öffentlich zugängliche Lesegeräte und in begründeten Fällen sogar die Versendung der Unterlagen (§ 3 Abs. 2 Satz 2 PlanSiG). Um die Internetveröffentlichung für die Behörde zu erleichtern, kann sie vom Vorhabenträger verlangen, dass er die Unterlagen in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einreicht (§ 3 Abs. 3 PlanSiG).

Die Norm des § 5 PlanSiG regelt den Umgang mit Erörterungsterminen, mündlichen Verhandlungen und Antragskonferenzen, die eine physische Anwesenheit der Beteiligten erfordern. Soweit deren Durchführung im Ermessen der zuständigen Behörde liegt, stellt das Gesetz zunächst klar, dass die Auswirkungen und Gefahren der COVID-19-Pandemie bei der Ermessensausübung berücksichtigt werden können (§ 5 Abs. 1 PlanSiG). Erörterungstermine und mündliche Verhandlungen, die gesetzlich zwingend vorgesehen sind, was insbesondere bei UVP-pflichtigen Verfahren der Fall ist, können nach § 5 Abs. 2 PlanSiG durch eine sogenannte „Online-Konsultation“ nach § 5 Abs. 4 PlanSiG ersetzt werden. Danach sind diejenigen Personen zur Teilnahme berechtigt, die auch im Erörterungstermin bzw. einer mündlichen Verhandlung zu beteiligen gewesen wären. Die Behörde muss ihnen diejenigen Informationen zugänglich machen, die in der jeweils ersetzten Veranstaltung zu behandeln gewesen wären und ihnen Gelegenheit geben, sich innerhalb einer angemessenen Frist schriftlich oder elektronisch zu äußern. Hierbei handelt es sich am Ende um ein schriftliches Verfahren mit der Möglichkeit, per E-Mail oder über eine Webseite Stellungnahmen an die Behörde zu schicken und eine Gegenstellungnahme zu erhalten. Die Online-Konsultation ersetzt somit nicht den dialogischen Charakter eines Erörterungstermins. Der Wegfall dieses Dialogs kann sich negativ auf die Akzeptanz- und Befriedungsfunktion des Erörterungstermins auswirken. Die Online-Konsultation kann aber gemäß § 5 Abs. 5 PlanSiG durch eine Telefon- oder Videokonferenz ersetzt werden und so einen dialogischen Charakter beibehalten. Dies erfordert allerdings das Einverständnis aller zur Teilnahme Berechtigten. Dies stellt eine große Hürde bei der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins dar und hat selbst digital gut ausgestattete Behörden während der Pandemie davon abgehalten, digitale Erörterungstermine durchzuführen.

Für den Sonderfall der Antragskonferenz sieht § 5 Abs. 6 PlanSiG anstelle des Präsenztermins ausschließlich ein schriftliches bzw. elektronisches Stellungnahmeverfahren vor.

Die Bundesregierung hatte den Auftrag zu prüfen, welche mit dem PlanSiG befristet zur Verfügung gestellten Instrumente sich in der praktischen Anwendung bewähren, sodass sie auch außerhalb der zu bewältigenden Ausnahmesituation sinnvoll eingesetzt werden können (BT Drs. 19/19214: 6). Eine Evaluation des PlanSiG wurde vom Forschungsinstituts für öffentliche Verwaltung durchgeführt und der Abschlussbericht im Oktober 2022 veröffentlicht (vgl. Ziekow et al. 2022). Die Evaluation kommt zu dem Schluss, dass das primäre Ziel des Gesetzes, nämlich die rechtssichere Durchführung und Fortführung von Verwaltungsverfahren während der COVID-19-Pandemie mithilfe digitaler Instrumente der Öffentlichkeitsbeteiligung, weitgehend erreicht worden ist. Allerdings macht die Evaluation deutlich, dass die Hürden bei der Umsetzung von Video- und Telefonkonferenzen (u.a. Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten) als Ersatz für öffentliche Erörterungen Anlass zur Überprüfung geben. Zudem ist auch das Instrument der Online-Konsultation mit rechtlichen Unsicherheiten behaftet.

Digitalisierung in Fachgesetzen

Während in einigen, aktuellen Gesetzesentwürfen noch auf Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung verzichtet wird (s. Bundesregierung 2023: 12), begann der Gesetzgeber zunächst im Energierecht damit, Digitalisierungsvorgaben in einzelne Fachgesetze zu integrieren. Mit dem am 7. Juli 2022 verabschiedeten „Osterpaket zum Ausbau erneuerbarer Energien“ sind weitere Digitalisierungsvorgaben in Fachgesetze übertragen worden. Konkret sind mit dem Osterpaket für die Beschleunigung der erneuerbaren Energien Digitalisierungsregelungen in das Netzausbaubeschleunigungsgesetz Übertragungsnetz (NABEG) (BGBI I 2022: 1214), das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) (BGBI I 2022: 1214) und das Gesetz zur Entwicklung und Förderung der Windenergie auf See (WindSeeG) (BGBI I 2022: 1325) integriert worden. Das im Zuge des Kriegs gegen die Ukraine neu geschaffene Gesetz zur Beschleunigung des Einsatzes verflüssigten Erdgases (LNGG) (BGBI I 2022: 802) enthält hingegen keine eigenen Regeln zur digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, sondern verweist diesbezüglich ausschließlich auf das PlanSiG.

Auch das Raumordnungsverfahren hat grundlegende Änderungen erfahren. Der Gesetzgeber führte mit dem neuen § 15 des Raumordnungsgesetzes (BGBI I 2023) Regeln für die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ein. Am 15.06.2023 billigte der Bundestag zudem den Kabinettsentwurf der Bundesregierung zur Stärkung der Digitalisierung im Bauleitplanverfahren (BT Drs. 20/5663), mit dem auf ein digitales Beteiligungsverfahren für die Aufstellung von Bauleitplänen umgestellt werden soll. Am 22.06.2023 beriet der Bundestag ferner den Kabinettsentwurf zur Beschleunigung von Genehmigungsverfahren im Verkehrsbereich (BT Drs. 20/6879), mit dem das Planfeststellungsverfahren im Bereich des Bundesfernstraßengesetzes, im Allgemeinen Eisenbahngesetz und im Bundeswasserstraßengesetz unter anderem digitalisiert und vereinfacht werden soll. Der Bundestag hat das Gesetz nun am 20.10.2023 beschlossen, der Bundesrat hat am 24.11.2023 zugestimmt.

Erkennbar ist, dass neben den Regelungen des PlanSiG eine Rechtszersplitterung der Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung in verschiedenen Fachgesetzen stattgefunden hat.

Neuere rechtliche Entwicklungen

Mit dem „Fünften Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG)“ des Bundesministeriums des Innern wurde versucht, diese Rechtszersplitterung durch eine Verankerung wesentlicher Regelungen des PlanSiG im Verwaltungsverfahrensgesetz wieder einzufangen. Das Gesetz führt aus, dass sich „insbesondere digitale Möglichkeiten der Bekanntmachung, der Auslegung von Dokumenten und der in verschiedenen Verfahrensstadien erforderlichen Erörterung“ bewährt haben, die auch „außerhalb der Krisensituation zur dauerhaften, rechtssicheren Nutzung zur Verfügung stehen“ sollen (BT-Drucksache 20/8878). Das 5. VwVfÄndG trat am 01.01.2024 in Kraft (BGBI I 2023: 344).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst sieht das Gesetz eine Änderung des § 27a VwVfG vor. Die Soll-Vorschrift in der bisher gültigen Norm als auch in § 2 Abs. 1 PlanSiG wird in eine verpflichtende Vorschrift (gebundene Entscheidung der Verwaltung) umgewandelt, sodass die öffentliche oder ortsübliche Bekanntmachung im Internet nunmehr zwingend und als Wirksamkeitsvoraussetzung vorgegeben ist. Dabei ist die Bekanntmachung nicht an beliebiger Stelle im Internet zugänglich zu machen, sondern muss auf einer Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers erfolgen. Als weitere Bekanntmachungsvoraussetzung kommt hinzu, dass auf die geplante Auslegung von Unterlagen vorab durch öffentliche Bekanntmachung hinzuweisen ist und dieser Hinweis auch über das Internet erfolgen muss. In diesen Regelungen sieht das Gesetz einen wesentlichen Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung vor.

Neu hinzu kommt § 27b VwVfG mit dem Titel „Zugänglichmachung auszulegender Dokumente“. Vorgesehen ist, dass zur Einsicht auszulegende Dokumente über das Internet sowie auf mindestens eine andere Weise zugänglich zu machen sind (verpflichtende Vorschrift). Die neue Norm schränkt damit das Ermessen der Behörden im Gegensatz zu § 3 Abs. 1 S. 1 PlanSiG ein; sie statuiert eine gebundene Entscheidung im Sinne einer gesetzesgebundenen Verwaltungstätigkeit. Nur falls eine Veröffentlichung der auszulegenden Unterlagen im Internet nicht möglich ist, können sie auf eine andere Weise, die neben der Veröffentlichung im Internet sowieso vorgesehen ist, zugänglich gemacht werden. Zusätzlich können Behörden verlangen, dass die Dokumente in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einzureichen sind. Wenn der Vorhabenträger der Ansicht ist, dass die Dokumente Geheimnisse enthalten, so hat er diese zu kennzeichnen und der Behörde als Arbeitserleichterung eine Darstellung vorzulegen, die den Inhalt der betreffenden Teile ohne Preisgabe der Geheimnisse beschreibt.

Zur „Erörterung mit Verfahrensbeteiligten oder der Öffentlichkeit“ sieht der neue § 27c VwVfG die Einführung der elektronischen Ersetzung von Erörterungen, mündlichen Verhandlungen u. dgl. durch Online-Konsultationen oder mit Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten durch Video- und Telefonkonferenzen vor. Damit werden die Regelungen aus dem PlanSiG zu diesen digitalen Formaten in das VwVfG übernommen. Das umfasst auch die Regelung zur Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten, was der Regelung des § 5 Abs. 5 S. 1 PlanSiG entspricht. Sowohl die Evaluation des PlanSiG (vgl. Ziekow et al. 2022) als auch die im Rahmen des Projektes geführten Expert*innen-Interviews zeigen deutlich auf, dass die Regelung der Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten die Behörden vor eine große Herausforderung stellt und der Praktikabilität digitaler Erörterungstermine entgegensteht.

Welche weiteren Vorschriften sind zu beachten?

Neben den explizit genannten Vorschriften sind weitere Rechtsvorschriften zu beachten. Für die Zugänglichmachung von Informationen über ein zentrales Portal sind Vorschriften des Umweltinformationsrechts mit Vorschriften zur aktiven Verbreitung von Umweltinformationen relevant sowie wichtige Regelungen des Urheberrechts bzw. des Telemedienrechts (TMG) und des Datenschutzrechts. Letztere sind insbesondere für digitale Beteiligungselemente, insbesondere das Anhörungsverfahren, relevant. Hierbei geht es schwerpunktmäßig um zu beachtende Schutzrechte.

Regelungen des Umweltprüfungsrechts	UVPG
	UVPPortV
	Bundes-UVP-Portal VwV
	UVP- und SUP-RL
Regelungen des allgemeinen und umweltbezogenen Informationsrechts	UIG (beachte: Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen)
	IFG
	E-GovG (E-Government-Gesetz), insbes. § 12a Abs. 1
	GeoZG (Geodatenzugangsgesetz, auf INSPIRE-RL beruhend), insbes. § 1 und § 11 Abs. 1 und Abs. 2 (Veröffentlichungspflichten für Geodaten)
	DNG
	IWG (Informationsweiterverwendungsgesetz, auf Weiterverwendungsrichtlinie 2003/98/EG beruhend)
Allgemeines Verwaltungsrecht	VwVfG
Datenschutzrechtliche Regelungen (Schutz personenbezogener Daten – informationelles Selbstbestimmungsrecht)	DSGVO
	BDSG
Urheberrechtliche Vorschriften	UrhG, insbes. 15 UrhG
Geheimnisschutzrecht	UWG

Vorbereitung

Zustimmung der Teilnehmenden einholen

Die aktuelle Rechtslage sieht vor, dass die Zustimmung der zur Teilnahme berechtigten Personen zur Durchführung eines digitalen Erörterungstermins als Videokonferenz vorab eingeholt werden muss (s. auch Rechtliche Fragen). Es sollte ausreichend Zeit für diesen Schritt eingeplant werden, da eventuell eine Erinnerung die Zustimmungserklärung nötig ist oder sich Rückfragen oder Bedenken bei den Einwender*innen ergeben, die vorab geklärt werden können.

Technik-Test

Wir empfehlen interne wie externe Technik-Tests einzuplanen und vor der Veranstaltung anzubieten. Während erstere sich an die durchführenden Mitarbeiter*innen und Referent*innen richten, dienen letztere den zur Teilnahme berechtigten Bürger*innen als Hilfestellung. Durch solche Technik-Tests können technische Probleme minimiert und Unsicherheiten abgebaut werden, wodurch ein möglichst reibungsloser Ablauf der Veranstaltung erzielt werden kann.

Ein interner Technik-Test ermöglicht den Mitarbeitenden, die in die Organisation des Erörterungstermins eingebunden sind, sowie weiteren Referent*innen sich mit der Video-Konferenz-Software (erneut) vertraut zu machen und die eigene Technik zu testen. So sollten die eigenen Kamera-, Audio- und Mikrofoneinstellungen überprüft werden sowie ggf. das Teilen von Präsentationen oder anderen Dokumenten. Ein interner technischer Probedurchlauf nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, schafft aber deutlich mehr Anwendungssicherheit. Technische Probleme, wenn teils unvermeidbar, können schnell unprofessionell wirken und die Veranstaltung verzögern. Auch wenn die Mitarbeitenden bereits vertraut mit der Software sind, sollten vor allem Kamera und Mikrofon vorab erneut getestet werden. Der interne Technik-Test sollte mehrere Tage vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden, damit genug Zeit bleibt etwaige Probleme zu lösen.

Das Angebot eines externen Technik-Tests ermöglicht es den Teilnehmenden vorab technische Fragen zu klären und Berührungsängste abzubauen. Insbesondere für Personen, die weniger digitalaffin sind und der Veranstaltung sonst eventuell sogar ferngeblieben wären, kann so ein Angebot sehr wichtig sein. Hierbei sollte insbesondere der Login in die Videokonferenz getestet werden, sowie die Funktionsfähigkeit des Computers, des Mikrofons und der Kamera.

Die Ankündigung des Technik-Tests sollte frühzeitig erfolgen, z.B. in der Einladung zum Erörterungstermin.

Zeitplanung

Bei der Zeitplanung der Veranstaltung ist zu beachten, dass Online-Formate oftmals als anstrengender empfunden werden und die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen tendenziell kürzer ausfällt, als bei Präsenzveranstaltungen. Daher sollten genügend Pausen eingeplant werden. Als Richtwert gilt nach 90 min eine Pause von 10-15 min einzulegen (Spengler o.J.).

Rollenverteilung und Zuständigkeiten

Bei digitalen wie hybriden Formaten ist eine klare Rollenverteilung besonders wichtig. Nicht nur kommen neue technische Zuständigkeiten hinzu, die klar verteilt sein sollten. Auch entfallen gewisse Möglichkeiten der kurzfristigen oder auch nonverbalen Absprache, wenn die Organisator*innen sich nicht an einem Ort befinden.

Grundsätzlich werden mindestens zwei Personen für die praktische Durchführung eines digitalen Erörterungstermins benötigt – eine für die Moderation der Veranstaltung und eine für die technische Umsetzung. Letztere startet die Videokonferenz, behält den Überblick über die Teilnehmenden, ist Ansprechperson bei technischen Fragen, beaufsichtigt den Chat und behält die Sprechwünsche der Teilnehmenden im Blick. Die Erreichbarkeit der bzw. des Technik-Beauftragten während der Veranstaltung per Telefon hat sich zudem als hilfreich erwiesen, sollte es bei Referent*innen oder Teilnehmenden zu technischen Problemen kommen.

In der Vorbereitung bedarf es zwischen der Moderation und Technik-Beauftragten klare Absprachen zu den Abläufen, z.B. wie Sprechwünsche oder Kommentare aus dem Chat an die Moderation weitergegeben werden. Bei Veranstaltung mit vielen Teilnehmenden ist eine weitere Person zur Unterstützung der Technik hilfreich, die etwa den Chat beaufsichtigt und telefonisch bei technischen Problemen zur Verfügung steht.

Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Moderation im digitalen Raum finden Sie im Abschnitt „Beginn der Veranstaltung“.

Planung der Technik

Planen Sie vorab genau, welche Technik sie benötigen. Dazu gehört die Anzahl der Mikrofone, Kameras, als auch der Computer. Wir empfehlen mindestens zwei Computer einzuplanen. Einer, der von der Moderation genutzt wird. Ein weiterer, der für die technische Umsetzung verwendet wird und den technischen Rahmen der Videokonferenz sicherstellt.

Die Nutzung eines zweiten (externen) Bildschirms kann es Ihnen erleichtern, den Überblick über die Teilnehmenden der Videokonferenz zu behalten und zeitgleich Präsentationen oder Dokumente zu öffnen.

Außerdem ist der Standort des Computers und der Organisator*innen zum Zeitpunkt der Videokonferenz relevant. Befinden sich beide im selben Raum, können leichter kurzfristige Absprachen und auch nonverbale Kommunikation erfolgen. Allerdings müssen Sie in diesem Fall darauf achten, dass beide Mikrofone nicht zur gleichen Zeit eingeschaltet sind, da es sonst zu einem unangenehmen Echo und Verzerrungen kommt. Befinden sich die Organisator*innen nicht am gleichen Ort, einigen Sie sich vorab auf einen Kommunikationskanal, der bei kurzfristigen Absprachen und Problemen genutzt werden kann, z.B. Mail oder Textnachricht.

Für den Fall, dass zur Teilnahme berechtigte Personen keinen Zugang zu einem Internetfähigen Endgerät haben, planen Sie den Zugang zu einem Computer in der Behörde ein.

Ablaufplan der Veranstaltung

In Vorbereitung auf die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins bietet es sich an, einen Ablaufplan zu schreiben, indem die Agenda detailliert aufgelistet ist, sowie die relevanten technischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vermerkt werden.

Eine klare Strukturierung und eine sehr gute inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung ist für ein digitales Format besonders wichtig. Nicht nur fällt es den Referent*innen und Teilnehmenden somit leichter zu folgen und sich einzubringen, auch lassen sich auf diese Weise technische Fallstricke und Überforderungen vermeiden. Für eine übersichtliche Strukturierung kann es sinnvoll sein, die Veranstaltung in Themenblöcke einzuteilen und die Einwendungen und Erwiderungen thematisch vorzustrukturieren. In jedem Fall sollte der Ablaufplan und die Synopse zusammengedacht werden. So kann bereits frühzeitig eine klare Struktur aufgebaut werden.

Der Ablaufplan sollte Informationen zum Inhalt, der Technik und den Zuständigkeiten erhalten. Es sollte klar sein, welche*r Referent*in wann spricht und wann eine Präsentation oder andere Dokumente in der Videokonferenz für alle sichtbar geteilt werden. Die Dokumente, die präsentiert werden sollen, sollten für die Referent*innen leicht zugänglich sein (z.B. in einem separaten Ordner auf dem Laptop abgelegt), um langes Suchen und technische Probleme beim Präsentieren zu vermeiden. Besprechen Sie den Ablaufplan mit allen Referent*innen und klären Sie Fragen frühzeitig.

Beispiel eines Ablaufplans:

Zeit	Inhalt	Zuständigkeit	Technik	Zuständigkeit
9:30			Start Videokonferenz	Andrea Alba
9:35			Text zur Begrüßung in Warteraum der Videokonferenz schicken	Andrea Alba
9:55			Einlass der Teilnehmenden aus dem Warteraum	Andrea Alba
10:00 – 10:10 (10min)	Begrüßung	Kristina Kaya	Einblenden Präsentation Folie 1	Andrea Alba

Erstellung der Videokonferenz

Bei der Erstellung der Videokonferenz und somit auch der Generierung der Zugangsdaten, achten Sie darauf, insofern technisch möglich, die Option eines virtuellen Warteraums zu nutzen. Dieser kann Ihnen die Zulassungsregulierung erleichtern, wie im nächsten Abschnitt genauer ausgeführt wird. Außerdem bietet es sich an die Standardeinstellung der Mikrofone, wenn möglich, auf „stumm“ zu stellen. Dadurch vermeiden Sie, dass neu hinzukommende Teilnehmende die Videokonferenz nicht durch eingeschaltete Mikrofone unbeabsichtigt stören. Zudem können Sie in vielen Softwaren bei der Erstellung auswählen, ob Sie eine Chat-Funktion nutzen wollen oder nicht (s.u.).

Einladung zur Veranstaltung

Die Einladung zu einem digitalen Erörterungstermin sollte neben den klassischen Inhalten, weitere zentrale technische Informationen enthalten und möglichst frühzeitig versendet werden.

Diese sollte den Namen der Videokonferenz-Software, eine übersichtliche Anleitung zur Nutzung der Software (z.B. eine Technikanleitung mit Screenshots), den Hinweis zum Technik-Test, die Netiquette und die Telefonnummer der Technik-Beauftragten enthalten.

Als hilfreich hat sich das Versenden einer Synopse erwiesen, die aus den fristgerecht eingegangenen Einwendungen sowie den Erwiderungen des Antragstellers besteht. Dieses Vorgehen kann dazu beitragen, im Vorfeld offene Fragen zu klären und Missverständnissen entgegenzuwirken.

Die Verschickung der Zugangsdaten zum digitalen Erörterungstermin kann direkt mit der Einladung erfolgen. Im Falle von nicht öffentlichen Terminen kann das Risiko der unbefugten Weiterleitung der Zugangsdaten dadurch reduziert werden, dass diese erst kurz vor der Veranstaltung versendet werden (s. Zugangsregulierung).

Falls Sie den Erörterungstermin aufzeichnen wollen, etwa zu Protokollzwecken, kündigen Sie dies frühzeitig an und holen Sie das Einverständnis der Teilnehmenden ein (s. Datenschutz- und Rechtssicherheit).

Zugangsregulierung

Die Zugangsregulierung bei nicht öffentlichen Erörterungsterminen online stellt die Behörden bisher vor eine gewisse Herausforderung. Ein einheitliches Vorgehen liegt bisher noch nicht vor. Aus der Evaluation des PlanSiG (Ziekow et al. 2022) und unseren Befragungen geht hervor, dass aus Gründen der Praktikabilität oftmals keine umfassende Zugangsregulierung erfolgt.

Praktische Ansätze der Regulierung, die auf Erfahrungsberichten aufbauen, sind folgende: Durch die Verschickung der Zugangsdaten zur Videokonferenz kurz vor dem Termin, können Sie das Risiko mindern, dass die Zugangsdaten weitergegeben bzw. gestreut werden. Zudem ermöglicht Ihnen der digitale Warteraum, den einige Videokonferenz-Software anbieten, die Namen der Teilnehmenden zu prüfen und nur die zur Teilnahme berechtigten Personen in die Videokonferenz eintreten zu lassen. Auch können Sie unberechtigte Teilnehmende jederzeit aus der Konferenz entfernen.

Identifikation

Der Behörde ist, insbesondere in Hinblick auf die Überprüfung der Teilnehmenden und die Protokollführung, an einer klaren und einheitlichen Identifikation der Teilnehmenden gelegen. Durch das Ausfüllen des Namenfeldes, der Sichtbarkeit des eigenen Gesichtes oder auch der individuellen Anpassung des Hintergrundes, zum Beispiel der Einblendung des Behörden- oder Vorhabenträgerlogos, ist eine bessere Zuordenbarkeit der Personen gegeben. Von einer doppelten Einwahl, z.B. separates Bild und Ton, sollte aus Gründen der klaren Identifikation abgesehen werden.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Die Fragen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit sind im Kontext digitaler Formate mit gewissen Unsicherheiten behaftet. Um sich bei der Aufzeichnung von Ton- und Bildmaterial während der Veranstaltung auf der sicheren Seite zu bewegen, arbeiten Behörden vor allem mit Einverständniserklärungen. Diese können gemeinsam mit der Einladung versandt werden.

Bei digitalen Terminen bleibt stets ein Restrisiko, dass Mitschnitte oder Screenshots unbefugt getätigt und verbreitet werden. Weisen Sie daher beispielsweise zu Beginn der Veranstaltung darauf hin, dass das unbefugte Mitschneiden nicht gestattet ist. In Bezug auf die Risikoeinschätzung sollte nicht vergessen werden, dass auch bei Präsenzterminen der unbefugte Mitschnitt der Veranstaltung ebenfalls nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann.

Aufgaben der Moderation

Eine gute und stringente Moderation ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Format. Der Ablaufplan (s.o.) trägt zur Strukturierung bei und erleichtert es, stets den Überblick zu behalten. In Hinblick auf die Redebeiträge sollte die Moderation (und die technische Unterstützung) darauf achten, dass alle Teilnehmende, die einen Redebeitrag leisten, gut zu hören sind. Auch liegt es bei der Moderation zu entscheiden, bis zu welchem Punkt Diskussionen zugelassen werden und ab wann diese unterbunden oder auf einen anderen Zeitpunkt verlagert werden müssen. Das erfordert viel Fingerspitzengefühl und zeichnet eine anspruchsvolle Moderation aus. Die Frage, wer sich als Moderator*in eignet oder eingesetzt wird, variiert stark. Während die einen professionelle Moderator*innen engagieren, übernehmen andernorts die verantwortlichen Referatsleiter*innen die Anleitung des digitalen Erörterungstermins.

Zusatzoption: Barrierefreiheit stärken
Der Aspekt der Inklusion und Barrierefreiheit von digitalen Erörterungsterminen ist ausbaufähig. Während digitale Formate Personen mit Mobilitätseinschränkungen die Teilnahme sogar erleichtern können, stellen sie Menschen mit anderen Beeinträchtigungen teilweise vor große Hürden. Derzeit mangelt es oftmals noch an entsprechenden Tools, die etwa bei eingeschränktem Gehör oder Sehbeeinträchtigungen die Teilnahme erleichtern können, wie Live-Untertitel oder Sprachsteuerungen. Ein erster Schritt um eine Barrierefreiheit zu ermöglichen ist es, sich vorab bei den Teilnehmenden nach bestehenden Einschränkungen zu erkundigen, um passende Hilfestellungen anbieten oder entwickeln zu können.

Zusatzoption: Chat
Ob und wie der Chat in einen digitalen Erörterungstermin eingebunden werden sollte, ist Abwägungssache der Behörde. So gibt es positive Aspekte, wie die niedrigschwellige Möglichkeit Fragen zu stellen und mit dem Gesagten zu interagieren. Allerdings bedeutet die Nutzung des Chats auch einen Mehraufwand für die Moderation bzw. die technischen Beauftragten, um die schriftlichen Beiträge aufzunehmen und einzubinden. Wenn der Chat genutzt wird, sollte zu Beginn der Veranstaltung klar kommuniziert werden wofür, z.B. um Verständnisfragen zu stellen. Zu vermeiden sind parallele Diskussionen per Wortmeldungen und im Chat, da diese schnell unübersichtlich werden.

Auch wird das Risiko, dass beleidigende Kommentare geäußert werden, im Schriftlichen höher eingeschätzt als im mündlichen Austausch. Durch eine einheitliche Identifikations-Richtlinie der Teilnehmenden, die frühzeitig kommuniziert und durchgesetzt wird, können Teilnehmende keine anonymen Beiträge abgeben, wodurch das Risiko von beleidigenden Kommentaren vermindert werden kann.

Die ausführende Behörde sollte sich frühzeitig entscheiden, ob die Chat-Funktion genutzt werden soll, da, je nach Voreinstellung, Chats in der Veranstaltung selbst möglicherweise nicht ausgeschaltet werden können.

Zusatzoption: Ergänzende Formate
Gerade bei konfliktträchtigen Projekten sollte darüber nachgedacht werden, im Vorfeld zum digitalen Erörterungstermin ergänzende Formate zu organisieren, die einen weiteren Austauschraum bieten. In den Erfahrungsberichten der befragten Akteur*innen wird betont, dass der Austausch im analogen Raum, sowie in kleineren Runden, stark dazu beitragen kann die digitale Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu vermeiden und Kompromisse zu finden.

Zusatzoption: Professionelle Moderation und/oder Mediation
Eine professionelle Moderation kann zum Gelingen eines digitalen Erörterungstermins maßgeblich beitragen. Nicht nur kann eine professionelle Moderation über mehr Erfahrung und Wissen in der Moderation von digitalen Formaten verfügen, was sich sowohl auf die Strukturierung als auch die Dynamik eines digitalen Erörterungstermins positiv auswirken kann. Auch kann sie in einer externen und somit neutraleren Rolle auftreten und dadurch insbesondere bei konfliktträchtigen Verfahren eine vermittelnde Rolle einnehmen.

Auch empfiehlt sich insbesondere bei großen und/oder konfliktträchtigen Veranstaltungen Mediator*innen oder Moderator*innen, die im Bereich der Mediation geschult sind, in die Planung und Durchführung miteinzubinden, um Konflikten bestmöglich begegnen zu können.

Zusatzoption: Dienstleister
Es besteht auf Behördenseite die Möglichkeit Dienstleister, auch sogenannte Beteiligungsagenturen, über ein Ausschreibungsverfahren zu engagieren, die sich vollumfänglich um die Organisation des digitalen Termins kümmern. Neben einem professionellen Auftritt bietet diese Variante den ausrichtenden Personen mehr Sicherheit in der technischen Umsetzung, da zu jedem Zeitpunkt eine oder mehrere Ansprechpersonen anwesend sind, die bei auftretenden Problemen Abhilfe leisten können.

Digitalisierung in Fachgesetzen

Während in einigen, aktuellen Gesetzesentwürfen noch auf Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung verzichtet wird (s. Bundesregierung 2023: 12), begann der Gesetzgeber zunächst im Energierecht damit, Digitalisierungsvorgaben in einzelne Fachgesetze zu integrieren. Mit dem am 7. Juli 2022 verabschiedeten „Osterpaket zum Ausbau erneuerbarer Energien“ sind weitere Digitalisierungsvorgaben in Fachgesetze übertragen worden. Konkret sind mit dem Osterpaket für die Beschleunigung der erneuerbaren Energien Digitalisierungsregelungen in das Netzausbaubeschleunigungsgesetz Übertragungsnetz (NABEG) (BGBI I 2022: 1214), das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) (BGBI I 2022: 1214) und das Gesetz zur Entwicklung und Förderung der Windenergie auf See (WindSeeG) (BGBI I 2022: 1325) integriert worden. Das im Zuge des Kriegs gegen die Ukraine neu geschaffene Gesetz zur Beschleunigung des Einsatzes verflüssigten Erdgases (LNGG) (BGBI I 2022: 802) enthält hingegen keine eigenen Regeln zur digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung, sondern verweist diesbezüglich ausschließlich auf das PlanSiG.

Auch das Raumordnungsverfahren hat grundlegende Änderungen erfahren. Der Gesetzgeber führte mit dem neuen § 15 des Raumordnungsgesetzes (BGBI I 2023) Regeln für die digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ein. Am 15.06.2023 billigte der Bundestag zudem den Kabinettsentwurf der Bundesregierung zur Stärkung der Digitalisierung im Bauleitplanverfahren (BT Drs. 20/5663), mit dem auf ein digitales Beteiligungsverfahren für die Aufstellung von Bauleitplänen umgestellt werden soll. Am 22.06.2023 beriet der Bundestag ferner den Kabinettsentwurf zur Beschleunigung von Genehmigungsverfahren im Verkehrsbereich (BT Drs. 20/6879), mit dem das Planfeststellungsverfahren im Bereich des Bundesfernstraßengesetzes, im Allgemeinen Eisenbahngesetz und im Bundeswasserstraßengesetz unter anderem digitalisiert und vereinfacht werden soll. Der Bundestag hat das Gesetz nun am 20.10.2023 beschlossen, der Bundesrat hat am 24.11.2023 zugestimmt.

Erkennbar ist, dass neben den Regelungen des PlanSiG eine Rechtszersplitterung der Regelungen zur Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung in verschiedenen Fachgesetzen stattgefunden hat.

Checkliste Technik

Anbei finden Sie eine umfassende Checkliste, die Ihnen bei der technischen Umsetzung eines digitalen Erörterungstermins bzw. anderweitiger digitaler Beteiligungsformate unterstützen soll. Sie beinhaltet Hinweise zur Hardwareausstattung sowie Konfiguration der Videokonferenz-Software.

Download

Häufige Fehler und wie sie zu vermeiden sind

Wir schauen auf einige Fallstricke bei der Planung und Durchführung eines digitalen Erörterungstermins und wie diese souverän zu meistern sind. Sie finden im Folgenden einige Lösungsansätze und Tipps, die Ihnen bei häufig auftretenden Problemen weiterhelfen können.

Verzögerungen durch Downloads und Updates

Oftmals starten digitale Termine verspätet, da vergessen wird die Desktop-Version der Videokonferenz-Software rechtzeitig herunterzuladen oder ein Update zu installieren. Dieser Prozess nimmt meist viel Zeit in Anspruch und stellt eine Belastung für die anderen Teilnehmenden dar. Viele Anbieter stellen bereits Web-Clients bereit, die über den Internet-Browser funktionieren und diesen Schritt überspringen, wodurch eine Teilnahme schneller und unaufwendiger möglich ist. Allerdings können diese Web-Clients auch anfälliger für Störungen sein.

Um Berechtigungsfragen für die Installation von Desktop-Versionen der Software, insbesondere auf Behördenseite, fristgerecht zu klären, braucht es eine entsprechende Vorlaufzeit. Bei teilnehmenden Bürger*innen kann die Notwendigkeit eines Downloads der Software zu Widerstand oder technischen Problemen führen. Ersterem kann durch die Wahl einer Software, die über den Internet-Browser nutzbar ist, begegnet werden. Letzteres lässt sich in der Regel durch einen Technik-Test beheben.

Inkompatible Browser

Um das Problem des Downloads zu umgehen, bieten viele Anbieter die Möglichkeit an, über einen Web-Client, also über einen Internet-Browser, an dem Termin teilzunehmen. Heikel daran ist, dass diese meist nur mit den neuesten Versionen von Chrome und Firefox laufen. Nutzer*innen älterer Versionen oder des Internet Explorers können den Zugangslink meist nicht öffnen. Wichtig ist es, einerseits rechtzeitig auf diesen Sachverhalt hinzuweisen und andererseits bereits bei der Wahl der Videokonferenz-Software darauf zu achten, dass dieser mit verschiedenen Browser kompatibel ist (Meetflix o.J.).

Audio- und Videoübertragung ist verzerrt oder wird zeitweise abgeschnitten

Probleme mit der Audio- und Videoübertragung können meist auf zwei Faktoren zurückgeführt werden – die Internetverbindung oder die Überlastung der digitalen Veranstaltung. Um Ersteres auszuschließen, sollte im Vorfeld ein DSL-Speedtest durchgeführt werden, der Auskunft über die eigene Internetgeschwindigkeit gibt. Diesen können Sie im Internet mit ein paar Klicks einfach durchführen. Alternativ dazu könnte der Computer auch über ein LAN-Kabel direkt mit dem Router verbunden werden. Funktioniert beides nicht, liegt, insbesondere bei großen Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden, eine Überlastung nahe. Die Folge ist, dass die Übertragungsqualität teils immens leidet. Treten Verzerrungen und Übertragungsprobleme in der Videokonferenz selbst auf, können Sie die Probleme oftmals mindern, indem Teilnehmende ihre Webcam ausschalten (AEEB 2020; Brack 2020).

Kamera, Mikrofon oder Audio funktionieren nicht

Wenn es zu Problemen mit Bild und/oder Ton der Teilnehmenden kommt, gibt es mehrere Ansatzpunkte, um diese zu lösen. Auch wenn es zunächst banal zu klingen scheint: Stellen Sie sicher, dass die Lautsprecher oder das Headset angeschaltet und eingesteckt sind, sowie die Kamera frei ist. Sind andere Programme offen, die auf Kamera und Mikrofon zugreifen? Falls ja, dann schließen sie diese. Häufig ist in der Videokonferenz-Software auch die falsche Hardware-Komponente (d.h. Mikrofon, Kamera oder Lautsprecher) ausgewählt, wodurch die Verbindung fehlschlägt. Dieser Umstand lässt sich meist rasch in den Einstellungen der Videokonferenz-Software ändern. Wählen Sie dazu in den Softwareeinstellungen die richtige Hardware aus, z.B. das Headset anstelle des integrierten Mikrofons. Oftmals kann die Hardware auch direkt in den Einstellungen getestet werden. Hat auch das keine Verbesserung gebracht, gilt es in den Systemeinstellungen des Computers zu prüfen, ob der Software die notwendigen Zugriffsrechte für Kamera und Mikrofon gewährt werden oder nicht. Stimmen Sie der Nutzung zu, falls Sie es nicht bereits getan haben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin aus dem Termin aus- und wieder einzutreten oder einen Neustart des Computers durchzuführen. Hilft alles nichts, prüfen Sie, ob die Hardware mit anderen Programmen funktioniert. Sollte das nicht der Fall sein, ist die Kamera und oder das Mikrofon wahrscheinlich defekt (AEEB 2020; Brack 2020).

Diese und weitere Probleme lassen sich sowohl auf Seiten der Organisator*innen als auch der Teilnehmenden durch einen Technik-Test frühzeitig beheben.

Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos

Störgeräusche, Audiorückkoppelungen und Echos in Videokonferenzen beeinträchtigen den Ablauf und das Verständnis stark. Die Ursachen für diese Störungen sind vielfältig. So können sie unter anderem dann auftreten, wenn Personen parallel mit mehreren Endgeräten teilnehmen, zu viele Mikrofone aktiviert sind und diese Hintergrundgeräusche einfangen, die Audioqualität eines Mikrofons zu schlecht ist oder die Lautsprecher zu laut eingestellt sind. Um dem entgegenzuwirken, sollten alle Teilnehmenden grundsätzlich nur mit einem Endgerät teilnehmen, ihr Mikrofon nur bei Sprechwunsch aktiveren, idealerweise mit einem Headset arbeiten und ihre Lautsprecher leiser stellen. Sollte die Bitte um Stummschaltung nicht funktionieren oder zu langsam vonstattengehen, besitzen die Organisator*innen bzw. Hosts die Möglichkeit, die betreffenden Teilnehmenden selbst stummzuschalten. Durch eine schrittweise Stummschaltung aller Teilnehmende lässt sich zudem meist relativ schnell die Störquelle identifizieren (AEEB 2020; Brack 2020).

Schlechte Beleuchtung

Je nach Lichtquelle und -einfall lassen sich Personen besser oder schlechter erkennen. Man sollte möglichst vermeiden nur als Silhouette oder verschwommene Gestalt auf dem Bildschirm der anderen Teilnehmenden zu erscheinen. Hierfür sollte bewusst auf Gegenlicht verzichtet werden. Um eine ideale Beleuchtungssituation zu erschaffen, sollte sich die Hauptlichtquelle, wie ein Fenster, Lampe oder Ringlicht, direkt vor einem oder in einem 45-Grad-Winkel zu einem befinden. Grundsätzlich gilt, wenn auf künstliches Licht zurückgegriffen werden muss, dann sollte dieses diffus, nicht jedoch grell und konzentriert sein (Brooks 2023).

Unprofessioneller Hintergrund

Um sich vollkommen auf Sie und Ihren Gesprächsbeitrag konzentrieren zu können, sollte ein heller, einfarbiger Hintergrund genutzt werden. Wahlweise kann dieser durch das Logo der jeweiligen Institution ergänzt werden. Das vereinfacht einerseits die Zuordenbarkeit der unterschiedlichen Teilnehmenden und gewährleistet andererseits, ein professionelles Auftreten und den Schutz der Privatsphäre aller. Entscheidet man sich dafür einen virtuellen Hintergrund zu nutzen, sollte eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein, da andernfalls die Übertragungsqualität leiden könnte. Da die Technologie der virtuellen Hintergründe noch nicht vollständig ausgereift ist, können Teile des Erscheinungsbildes wie Haare, Hände und anderes zeitweise schlecht oder nicht sichtbar sein. Folglich handelt es sich um eine Abwägungsfrage, ob man sich vor einen natürlichen, neutralen Hintergrund setzt oder diesen digital erschafft (GMS 2022; Spiegl 2015).

Fehlende Pausen

Online-Formate werden anders als Präsenzveranstaltungen oftmals als deutlich anstrengender empfunden. Um Erschöpfungserscheinungen und Konzentrationsverluste zu vermeiden, sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. So wird empfohlen die Termine alle 30 min für 5 min bzw. alle 90 min für 10-15 min zu unterbrechen, um den Teilnehmenden wie Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich zu erholen (DGUV 2021; Spengler o.J.).

Vor dem Beginn der Veranstaltung

Technik frühzeitig aufbauen und checken

Um nicht unter Zeitdruck zu geraten, sollten die Räumlichkeiten und das technische Equipment bereits einige Stunden vor Veranstaltungsbeginn vorbereitet und letzteres auch auf dessen Funktionalität geprüft worden sein. So haben Sie noch genügend Zeit notfalls ein defektes Headset auszutauschen oder ein Verlängerungskabel zu besorgen. Eine Checkliste für den Technikcheck zum Download finden Sie in der Infothek.

Ablaufplan nutzen

Der Ablaufplan sollte den Organisator*innen vorliegen. Damit Sie ihn stets parat haben und er nicht auf dem Bildschirm zwischen Präsentationen und Videokonferenz verloren geht, nutzen Sie ihn in ausgedruckter Form.

Präsentationen und Dokumente bereitlegen

Dokumente und Präsentationen, die im Rahmen des digitalen Erörterungstermins gezeigt werden, sollten bereits gut auffindbar, z.B. auf dem Desktop des Computers, bereitliegen.

Funktionen in der Videokonferenz überprüfen

Beim Start der Videokonferenz überprüfen Sie, ob die Moderation und die Technik-Beauftragten über die nötigen Rechte und Freigaben verfügen. In einigen Videokonferenz-Softwaren müssen Sie Personen vorab für gewisse Funktionen, etwa das Teilen von Präsentationen, freischalten. Als Organisator*in bzw. Host können Sie anderen Teilnehmenden die nötigen Rechte freigeben.

Videokonferenz frühzeitig starten

Es wird empfohlen die Videokonferenz mindestens 20 Minuten vor Beginn des Termins zu starten, um allen Teilnehmenden zu ermöglichen sich rechtzeitig einloggen und den Warteraum, soweit vorhanden, zu betreten. Je nach Videokonferenz-Software können Sie bereits schriftlich oder mündlich mit den Anwesenden kommunizieren, und sie etwa über Verzögerungen informieren oder sie darauf hinweisen sich mit vollständigem Namen in den Termin einzuwählen.

Identifikation der Teilnehmenden

Überprüfen Sie, ob der vollständige Name (Vor- und Nachname) sowie die Institution bzw. Rolle aller Teilnehmenden angegeben ist (Beispiel: Marlene Mustermann, Moderatorin). Gleichen Sie gegebenenfalls die Namen mit den zur Teilnahme berechtigten Personen ab (s. Zugangsregulierung im Abschnitt Vorbereitung).

Neuere rechtliche Entwicklungen

Mit dem „Fünften Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (5. VwVfÄndG)“ des Bundesministeriums des Innern wurde versucht, diese Rechtszersplitterung durch eine Verankerung wesentlicher Regelungen des PlanSiG im Verwaltungsverfahrensgesetz wieder einzufangen. Das Gesetz führt aus, dass sich „insbesondere digitale Möglichkeiten der Bekanntmachung, der Auslegung von Dokumenten und der in verschiedenen Verfahrensstadien erforderlichen Erörterung“ bewährt haben, die auch „außerhalb der Krisensituation zur dauerhaften, rechtssicheren Nutzung zur Verfügung stehen“ sollen (BT-Drucksache 20/8878). Das 5. VwVfÄndG trat am 01.01.2024 in Kraft (BGBI I 2023: 344).

Zu den einzelnen Regelungen:

Zunächst sieht das Gesetz eine Änderung des § 27a VwVfG vor. Die Soll-Vorschrift in der bisher gültigen Norm als auch in § 2 Abs. 1 PlanSiG wird in eine verpflichtende Vorschrift (gebundene Entscheidung der Verwaltung) umgewandelt, sodass die öffentliche oder ortsübliche Bekanntmachung im Internet nunmehr zwingend und als Wirksamkeitsvoraussetzung vorgegeben ist. Dabei ist die Bekanntmachung nicht an beliebiger Stelle im Internet zugänglich zu machen, sondern muss auf einer Internetseite der Behörde oder ihres Verwaltungsträgers erfolgen. Als weitere Bekanntmachungsvoraussetzung kommt hinzu, dass auf die geplante Auslegung von Unterlagen vorab durch öffentliche Bekanntmachung hinzuweisen ist und dieser Hinweis auch über das Internet erfolgen muss. In diesen Regelungen sieht das Gesetz einen wesentlichen Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung vor.

Neu hinzu kommt § 27b VwVfG mit dem Titel „Zugänglichmachung auszulegender Dokumente“. Vorgesehen ist, dass zur Einsicht auszulegende Dokumente über das Internet sowie auf mindestens eine andere Weise zugänglich zu machen sind (verpflichtende Vorschrift). Die neue Norm schränkt damit das Ermessen der Behörden im Gegensatz zu § 3 Abs. 1 S. 1 PlanSiG ein; sie statuiert eine gebundene Entscheidung im Sinne einer gesetzesgebundenen Verwaltungstätigkeit. Nur falls eine Veröffentlichung der auszulegenden Unterlagen im Internet nicht möglich ist, können sie auf eine andere Weise, die neben der Veröffentlichung im Internet sowieso vorgesehen ist, zugänglich gemacht werden. Zusätzlich können Behörden verlangen, dass die Dokumente in einem verkehrsüblichen elektronischen Format einzureichen sind. Wenn der Vorhabenträger der Ansicht ist, dass die Dokumente Geheimnisse enthalten, so hat er diese zu kennzeichnen und der Behörde als Arbeitserleichterung eine Darstellung vorzulegen, die den Inhalt der betreffenden Teile ohne Preisgabe der Geheimnisse beschreibt.

Zur „Erörterung mit Verfahrensbeteiligten oder der Öffentlichkeit“ sieht der neue § 27c VwVfG die Einführung der elektronischen Ersetzung von Erörterungen, mündlichen Verhandlungen u. dgl. durch Online-Konsultationen oder mit Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten durch Video- und Telefonkonferenzen vor. Damit werden die Regelungen aus dem PlanSiG zu diesen digitalen Formaten in das VwVfG übernommen. Das umfasst auch die Regelung zur Einwilligung der zur Teilnahme Berechtigten, was der Regelung des § 5 Abs. 5 S. 1 PlanSiG entspricht. Sowohl die Evaluation des PlanSiG (vgl. Ziekow et al. 2022) als auch die im Rahmen des Projektes geführten Expert*innen-Interviews zeigen deutlich auf, dass die Regelung der Zustimmungspflicht aller zur Teilnahme Berechtigten die Behörden vor eine große Herausforderung stellt und der Praktikabilität digitaler Erörterungstermine entgegensteht.

Literatur und Links

Weiterführende Quellen und Links

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Leitner, Maria & Sachs, Michael (2027): Digitale Bürgerbeteiligung. Hintergrund, Herausforderungen und Lösungsansätze. In: SIAK-Journal − Zeitschrift für Polizeiwissenschaft und polizeiliche Praxis (1/2017), 42-50. DOI: 10.7396/2017_1_D.

Lots* (o.J.): Praxisguide für erfolgreiche digitale Beteiligung bei Verkehrsplanungs- und Infrastrukturprojekten. Online unter: https://www.lots.de/praxisguide-digitale-beteiligung (letzter Zugriff: 10.08.2023).

Maetzel, Jakob (2021): Open-Source-Beteiligungsplattformen nutzen. Für Bottom-up und Top-down Beteiligungsprozesse. Online unter: https://www.mitarbeit.de/veranstaltungen/detail/open_source_beteiligungsplattformen_nutzen_fuer_bottom_up_und_top_down_beteiligungsprozesse_06_2021/ (letzter Zugriff: 06.09.2023).

Maetzel, Jakob (2023): Was können Beteiligungsplattformen leisten und wie gelingt ihre Anwendung? In: Stiftung Mitarbeit (Hrsg.): mitarbeiten.skript 15. 4-6. Verlag Stiftung Mitarbeit. Bonn.

Meetflix (o.J.): Die 3 häufigsten Probleme bei Videokonferenzen erklärt und wie man Sie löst. Online unter: https://meetflix.de/videokonferenz/videokonfernz-problem/ (letzter Zugriff: 04.09.2023).

Niering & Peters (2023): Menschzentrierte Bürgerbeteiligung mit der Plattform Weck den Herkules in dir. In: Was können Beteiligungsplattformen leisten und wie gelingt ihre Anwendung? In: Stiftung Mitarbeit (Hrsg.): mitarbeiten.skript 15. 31-35. Verlag Stiftung Mitarbeit. Bonn.

Pakleppa, Robert; Strothmann, Linus & Wegener, Frederik (2023): Vielfältige Bürgerbeteiligung mit adhocracy+ in Werder und Lindau. In: Stiftung Mitarbeit (Hrsg.): mitarbeiten.skript 15. Verlag Stiftung Mitarbeit. Bonn.

Pietsch, Rolf (2023): Mehr Partizipation wagen in Land und Kommunen: Das Beteiligungsportal des Freistaates Sachsen. In: Stiftung Mitarbeit (Hrsg.): mitarbeiten.skript 15. Verlag Stiftung Mitarbeit. Bonn.

Schmidt, Kristina & Kelly, Ryan (2021): (R)Evolution des Infrastrukturrechts in der Verkehrswege- und Energieleitungsplanung – planungsrechtliche Beschleunigung vs. verfassungsrechtliche Entschleunigung (Teil 2). Verwaltungsarchiv (VerwArch), 112. 235-279.

Spengler, Robert (o.J.): Online Meeting frisst Arbeitszeit: Sind Videokonferenzen zu einfach? Online unter: https://www.robert-spengler.de/online-meeting-frisst-arbeitszeit-sind-videokonferenzen-zu-einfach/ (letzter Zugriff: 11.09.2023).

Spiegl, Thomas (2015): 7 Tipps zur perfekten Videokonferenz. Online unter: https://www.tecchannel.de/a/7-tipps-zur-perfekten-videokonferenz,2079523 (letzter Zugriff: 31.08.2023)

Stadt Kassel (o.J.): Weck den Herkules in dir – die Ideenplattform der Stadt Kassel. Online unter: https://www.kassel.de/buerger/stadtgesellschaft/buergerbeteiligung/weck-den-herkules-in-dir.php (letzter Zugriff: 11.09.2023).

Taepke, Katrin (2021): Hybride Veranstaltungen oder rein virtuell? Vor- und Nachteile. Online unter: https://www.micestens-digital.de/hybride-veranstaltungen-oder-rein-virtuelle-veranstaltungen/#nachteile-hybrider-veranstaltungen (letzter Zugriff: 02.10.2023).

Universität Leipzig (2020): Netiquette für Videokonferenzen. Online unter: https://www.uni-leipzig.de/fileadmin/ul/Dokumente/2020_Lehre-digital_Netiquette-Videokonferenz.pdf (letzter Zugriff: 04.09.2023).

Ziekow, Jan; Ziemer, Torge & Bickmann, Friedericke (2022): Evaluation des Planungssicherstellungsgesetzes (PlanSiG). Abschlussbericht. Online unter: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/2022/Abschlussbericht_PlanSiG.pdf?__blob=publicationFile&v=5 (letzter Zugriff: 16.11.2023).

Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung vertiefen

Digitale Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein breites Feld und umfasst vielfältige Optionen, Potenziale und Verbesserungsmöglichkeiten. Exemplarisch stellen wir Ihnen weitere Aspekte der digitalen Beteiligung vor, geben mehr Hintergrundinformationen und präsentieren erfolgreich umgesetzte Beteiligungsformen.

Ansatzpunkte einer guten digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung

Im Folgenden finden Sie Aspekte und Ansatzpunkte zu weiteren Verbesserung der digitalen Öffentlichkeitsbeteiligung:

Einhaltung der Veröffentlichungspflichten der öffentlichen Bekanntmachung sowie der Auslegung von Unterlagen und Entscheidungen im Internet
Übersichtliche Bereitstellung von Dateien mit eindeutiger und verständlicher Bezeichnung sowie einem vorangestellten Inhaltsverzeichnis. Die Dateien sollten in verkehrsüblichen Formaten zum Download sowie zur Direktansicht im Internet zugänglich gemacht werden
Eine digitale Archivfunktion über vergangene Verfahren
Öffentliches Zugänglichmachen der Unterlagen und Entscheidungen bei der Genehmigungsbehörde oder in Standortnähe des Vorhabens mittels geeigneter Lesegeräte
Möglichkeit der elektronischen Übermittlung von Stellungnahmen
Einrichtung zentraler Beteiligungsportale, die auch den Zugang zu digitalen Stellungnahmeverfahren sowie zu digitalen bzw. hybriden Erörterungsterminen ermöglichen; dabei sollte eine Kategorisierung und Auswahl der Verfahren zumindest nach Datum der Einleitung des Verfahrens, Verfahrensstand, Fachgesetz, Gebietskörperschaft und zuständiger Behörde möglich sein
Eine digitale Benachrichtigung der anerkannten Umweltvereinigungen über neue Bekanntmachungen
Niedrigschwellige digitale Information über Verfahren, z.B. auch über soziale Medien
Einrichtung eines oder einer Bundesbeauftragten für Öffentlichkeitsbeteiligung mit der Zuständigkeit
- - für die Koordination und Beratung der zuständigen Behörden bei der Durchführung der Öffentlichkeitsbeteiligung
  - für die Unterstützung dieser bei der Digitalisierung der Öffentlichkeitsbeteiligung
  - Ansprechstelle für die Öffentlichkeit
  - sowie für die Anerkennung und Aus- und Weiterbildung unabhängiger Moderator*innen zur Durchführung insbesondere digitaler und hybrider Erörterungstermine

Bewerbung von digitalen Veranstaltungen

Die Bewerbung einer digitalen Veranstaltung ist vor allem für Formate interessant, die öffentlich zugänglich sind. Die Bewerbung einer digitalen Veranstaltung kann sowohl auf analogen wie digitalem Wege erfolgen. Vor allem wenn bei der spezifischen Zielgruppe erst wenig Erfahrung mit digitalen Formaten vorliegt, ist eine Bewerbung über klassische, analoge Kanäle umso wichtiger. Auch sollte in diesen Fällen bei der Kommunikation darauf geachtet werden, dass die Informationen für alle verständlich sind, bspw. indem technische Fachbegriffe vermieden werden und eine Ansprechperson für die Veranstaltung genannt wird, die bei Fragen kontaktiert werden kann.

Im analogen Raum lässt sich über lokale Zeitungen und Magazine, Plakate, Gemeindeaushänge und Postwurfsendungen für digitale Formate werben. Im Weiteren kann die Bewerbung über Radiosender, Plakate im ÖPNV sowie die Auslage von Informationsmaterial in öffentlichen Einrichtungen erfolgen und für eine breite Ansprache der Öffentlichkeit sorgen. Vor allem auch der Bezug zum Ort des Verfahrens ist dabei relevant. Falls möglich sind Informationen in direkter Umgebung des Ortes des Projektes zu verbreiten. Erfolgreiche Beispiele dafür sind etwa das Aufhängen von Plakaten mit QR-Codes am Ort des Vorhabens, die direkt auf eine Internetseite mit mehr Informationen führen. Oder auch mobile Informations- bzw. Beteiligungsformate, etwa als Infostände oder Lastenräder, die die Informationen direkt an die jeweiligen Orte bringen.

Bei großen und langjährigen Projekten und Themen bietet es sich zudem an, vor Ort Präsenz zu zeigen und gezielt Multiplikator*innen, wie Vereine und Initiativen, einzubinden.

Als digitale Mittel der Bewerbung ist neben einer Ankündigung auf der Webseite der durchführenden Institution, vor allem die Verbreitung über Newsletter und Email-Verteiler relevant. Bei langjährigen und/oder großen Vorhaben bietet sich die Einrichtung eines eigenen Newsletters an, der über anstehende Veranstaltungen informiert. Grundsätzlich eignen sich Projekt-Webseiten dazu, die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit einzufangen und sie mittels eines Newsletters zu verstetigen. Auch Social-Media-Kanäle wie Facebook, die Plattform X (früher: Twitter), LinkedIn und andere eignen sich gut für die Bewerbung solcher Formate. Durch die Einbindung von Co-Influencer*innen, das heißt Mitarbeiter*innen der Stadt oder Kommune, die online über ihre Arbeit berichten, werden wichtige Multiplikator*innen geschaffen. Digitale Anzeigen und Banner, die neben für die Region relevanten Zeitungsartikel geschaltet werden, kommen oftmals besser an als der betreffende Artikel in der Lokalpresse.

Beteiligungsplattformen

Digitale Beteiligung erfreut sich insbesondere in der Form von Beteiligungsplattformen großer Beliebtheit und liegt in manchen Umfragen deutlich vor anderen analogen und digitalen Beteiligungsformaten (Billert & Peters 2021: 365). Beteiligungsplattformen zeichnen sich dadurch aus, dass alle Aktivitäten an einem digitalen Ort gebündelt sind, die Bürger*innen mittels Informations- und Kommunikationstechnologien aktiv eingebunden werden und das Format meist auf eine dauerhafte Nutzung ausgelegt ist (Maetzel 2023: 5; Viale Pereira et al. 2017, zitiert nach Billert & Peters 2021: 365). Durch die Einrichtung derartiger Plattformen kann die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit beteiligungsrelevanter Dokumente erhöht und der Informationszugang der Bürger*innen erleichtert werden. Auch bietet das Format die Möglichkeit, in Hinblick auf die administrative wie technische Betreuung, gemeinsame Standards einzuführen, sowie mehr Transparenz zu schaffen, da Beteiligungsprozesse auch rückwirkend nachverfolgt werden können. Beteiligungsplattformen ermöglichen es somit auch langjährige Planungsprozesse nachvollziehbar aufzubereiten, digital zu sichern und transparent zu gestalten, sodass zu jedem Zeitpunkt ein Einstieg in den Beteiligungsprozess möglich wird (Lots* o.J.: 11; Kuder 2020: 4).

Die barrierefreie Gestaltung digitaler Beteiligungsplattformen, wie Mehrsprachigkeit der Webseite, Nutzung einfacher Sprache, Verstellbarkeit der Textgröße und vieles mehr, ermöglicht es zudem Behörden ihre Zielgruppenansprache gezielt zu erweitern (Hilkenmeyer et al. 2021). Auch kann sich die hohe Nutzungsfreundlichkeit und Akzeptanz der Plattformen, die unter anderem durch eine transparente Kommunikation des Prozessablaufs sowie des Umgangs mit den Ergebnissen erreicht wird, positiv auf die Anzahl der Teilnehmenden und ihrer Beiträge auswirken (Leitner & Sachs 2017: 46; citizenlab 2021: 16). Neben einer schnellen Antwortgeschwindigkeit auf Behördenseiten erleichtern diese zudem die Zusammenführung und Weiterverarbeitung von projektrelevanten Daten.

Abseits kostenpflichtiger Beteiligungsplattformen, die durch professionalisierte Dienstleister angeboten werden, entstehen zunehmend auch Plattformen, die durch die Bundesländer selbst gehostet werden oder auf unentgeltlichen Open Source Tools basieren (Pietsch 2023: 56; Pakleppa et al. 2023: 8). Um sich nicht von privaten Dienstleistern abhängig zu machen, sollten gemeinwohlorientierte Akteur*innen wie Kommunen und zivilgesellschaftliche Organisationen grundsätzlich auf Open-Source-Software zurückgreifen (Maetzel 2023: 5). Bei diesen kann der Quellcode jederzeit kostenlos genutzt und im Rahmen kollaborativer Prozesse weiterentwickelt werden (Maetzel 2021). Auch eröffnet es den Initiator*innen mehr Entscheidungsfreiheit und Kontrolle, wenn es um Fragen des Datenschutzes geht (Maetzel 2023: 5).

Die Kritik, die sich derzeit an bestehenden kommunalen Plattformen ausrichtet, thematisiert meist die fehlende Bürger*innenzentrierung und -orientierung (Billert & Peters 2021: 367). So zeigte eine Untersuchung von 38 Beteiligungsplattformen in Deutschland in 2016, dass nur bei einem Drittel der Plattformen Stellungnahmen auf anderem Wege als per Post, Telefon oder E-Mail eingereicht werden können. Auch nimmt die Onlinestellung verfahrensrelevanter Dokumente im Verlauf des Beteiligungsprozesses immer weiter ab. Nur bei einem Drittel der Plattformen werden, nach Start des Projekts, weiterhin kontinuierlich Informationen mit aktuellen Zeitbezug hochgeladen. Des Weiteren zeigte sich, dass auch die Interaktionsmöglichkeiten mit Planinhalten bisher nur bedingt möglich sind (Helbig et al. 2016: 515).

Letztendlich lässt sich festhalten, dass in den vergangenen Jahren immer mehr Beteiligungsplattformen auf Kommunalebene realisiert wurden und somit auch stetig weiter Erfahrungen über deren Aufbau, Begleitung und Auswertung gesammelt werden können (Maetzel 2023: 5). Diese Erfahrungen sind wichtig, um das Format der Beteiligungsplattform stets weiter zu verbessern. Nachstehend soll auf einige Plattformen in Deutschland verwiesen werden, die sich als erfolgreich umgesetzte Beispiele hervorgetan haben und somit als Inspiration und Anknüpfungspunkte dienen können:

Die multimediale, bürger*innenzentrierte Ideenplattform Weck den Herkules in dir, die im Jahr 2019 öffentlich gemacht wurde, ist ein Verbundsprojekt des Forschungsinstituts fortiss und der Stadt und Universität Kassel (Niering & Peters 2023: 31; Stadt Kassel o.J.). Die Plattform, deren Administration durch die Stadtverwaltung übernommen wird, zeichnet sich durch eine barrierefreie Oberfläche, transparente Kriterien zur Prämierung der Projektideen sowie eine Anerkennungskultur aus, die das Engagement der Bürger*innen würdigen soll (Niering & Peters 2023: 31ff.). Durch ein Dreischritt-Verfahren (Text-Bild-Video-Dreiklang), eine Kurzbeschreibung, Visualisierung und Lösungspräsentation des Projekts, soll die allgemeine Qualität der Einreichungen erhöht und die Bürger*innen stärker angesprochen und involviert werden (ebd.: 33).

Das Beteiligungsportal Sachsen ist ein vom Freistaat Sachsen betriebenes System, welches sich an den Bedürfnissen und Erfordernissen der Kommunen und Verwaltungen orientiert. Für die staatlichen wie kommunalen Behörden fallen keine zusätzlichen Lizenz- oder Betriebskosten an. Durch die Möglichkeit der Individualisierung der Plattform können verschiedene Formate wie Dialoge, formelle Beteiligungsverfahren, Online-Umfragen und andere temporär oder längerfristig angeboten werden. Mittels des BITV-Tests, welcher in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird, werden die Plattformen zudem auf ihre Barrierefreiheit überprüft (Pietsch 2023: 56). Das Beteiligungsportal Sachsen erfährt derzeit im Rahmen einer länderübergreifenden Kooperation von Nordrhein-Westfalen und Hessen eine Nachnutzung. Seit 2022 arbeiten alle drei Akteure zudem an Möglichkeiten, Beteiligungsprozesse weiter zu digitalisieren (ebd.: 63).

Das kostenlose Open-Source-Tool adhocracy+, welches unter anderem in den Städten Werder und Lindau genutzt wird, wird durch den gemeinnützigen Verein Liquid Democracy e.V. betrieben, gehostet und technisch betreut (Pakleppa et al. 2023: 7). Der Standort der Server in Deutschland wie auch die Möglichkeit der jeweiligen Datenschutzbeauftragten an leicht verständlichen Online-Einführungen teilzunehmen, vereinfacht für Kommunen den Umgang mit Fragen des Datenschutzes (ebd.: 13, 19). Durch verschiedene Module, insgesamt zehn an der Zahl, können die Plattformen auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden, und sowohl für interne wie externe Prozesse eingesetzt werden (ebd.: 7).

Hybride Formate

Unter hybriden Formaten versteht man Veranstaltungen, die sowohl analog als auch digital stattfinden. Dabei ist zu unterscheiden, ob das Ziel ist, eine Präsenzveranstaltung auch zeitgleich online zu übertragen oder ob eine möglichst gleichberechtigte Teilnahme digital und analog erreicht werden soll. Wenn es sich um die reine Übertragung einer Veranstaltung handelt, prüfen sie, ob eine Aufzeichnung und ihre zur Verfügungstellung online nicht ausreichend ist. Diese Variante ist technisch weniger fehleranfällig und für Online-Teilnehmenden gegebenenfalls weniger frustrierend.

Soll eine umfangreiche Teilnahme auch digital möglich sein, so geht es darum, die analoge und digitale Dimension der Veranstaltung bestmöglich zu verknüpfen. In einem hybriden Format bedeutet dies, dass Online-Teilnehmende nicht auf das reine Zuhören beschränkt werden, sondern Möglichkeiten der Interaktion haben. Dies ist etwa dadurch zu erzielen, dass eine Moderation für die Online-Teilnehmenden zuständig ist, die als Bindeglied zwischen dem digitalen und analogen Raum fungiert. Die Moderation hält etwa schriftliche Beiträge und Sprechwünsche der Online-Teilnehmenden im Blick und trägt sie, in Absprache mit der Moderation der Präsenzveranstaltung, in den analogen Raum. Auch weiter Möglichkeiten wie Online-Umfragen und weitere interaktive Instrumente können die Teilnehmenden analog und digital gemeinsam einbinden.

Die Vorteile hybrider Formate sind denen rein digitaler Veranstaltungen ähnlich. Sie erlauben es den Organisator*innen unter anderem Ihre Reichweite zu maximieren, ohne dabei individuelle Befindlichkeiten der Teilnehmenden zu vernachlässigen. So können Personen, die einen persönlichen Austausch schätzen, wie auch Personen, die zeitlich oder örtlich gebunden sind oder aus anderen Gründen nicht teilnehmen können oder wollen, mit diesem Konzept abgeholt werden. Durch die sinkende Zugangsschwelle können Personen auch spontaner über ihre Teilnahme entscheiden, was unter anderem dabei helfen kann, diese langfristiger an die Veranstaltungsreihe oder ähnliche Veranstaltungen zu binden. Auch erleichtern hybride Formate die Nachbereitung, da Äußerungen und Fragen der Teilnehmenden nachvollziehbar in Video-, Audio- und oder Schriftform festgehalten werden können.

Wenngleich die Anschaffungskosten der Technik besonders zu Anfang hoch sind, amortisieren sich diese über die Zeit kontinuierlich. So müssen neben der Software auch Hardwarekomponenten wie Kameras, Raummikrofone, Leinwände und Beamer angeschafft werden. Herausforderungen hybrider Formate liegen insbesondere im Umgang mit der Software sowie dem technischen Equipment. Angesichts des komplexen Ablaufs braucht es zudem ausreichend personelle Kapazitäten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten (Arnhold et al. 2022: 22; Brünnert 2023). Auch sind die Abläufe, anders als bei analogen Formaten, weniger spontan, sodass Teilnehmende im Zweifel mehr Geduld und Rücksicht aufbringen müssen (Arnhold et al. 2022: 5). Des Weiteren ist auch der Austausch zwischen den beiden teilnehmenden Gruppen nur eingeschränkt möglich (Taepke 2021). In der Handreichung „Hybrid Vermitteln. Eine Handreichung für hybride Veranstaltungen in der Bildung für Nachhaltige Entwicklung“ sind weitere Erfahrungen, Best Practise und Lessons Learned zusammengetragen worden, die bei der Planung und Durchführung von hybriden Formaten hilfreich sein können.

Beginn der Veranstaltung

Begrüßung durch Moderation

Nach dem Einlass der Teilnehmenden, starten Sie als Moderator*in mit einer Begrüßung und stellen Sie sich und die Referent*innen sowie Ihre Rollen im Verfahren kurz vor. Gehen Sie danach auf zentrale Aspekte und Besonderheiten eines digitalen Erörterungstermins ein, die wir im Folgenden auflisten.

Technische Hinweise

Erklären Sie kurz die wichtigsten technischen Funktionen der Videokonferenz-Software (z.B. Stummschaltung aufheben, Eingabe des Vor- und Nachnamens).

Sprechwünsche äußern

Klären Sie, wie ein Sprechwunsch geäußert werden kann (z.B. über die Handhebe-Funktion) und wie Fragen gestellt werden können. Wird die Chat-Funktion genutzt, erklären Sie wofür der Chat verwendet werden sollte (z.B. Zwischenfragen).

Umgang mit technischen Problemen

Weisen Sie auf die technische Ansprechperson hin und wie diese zu erreichen ist. Da ein mündlicher Hinweis nicht immer ausreicht, sollte die Mail oder ggf. Telefonnummer der Ansprechperson parallel dazu auch in den Chat gestellt oder in der Präsentation visualisiert werden.

Identifikation der Teilnehmenden

Alle Teilnehmende sollten daran erinnert werden, ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname) sowie ggf. Ihre Institution in das Namensfeld einzutragen, da dies die Identifikation und Protokollierung erleichtert.

Netiquette

Verweisen Sie auf die vorab versendete Netiquette. Diese dient im digitalen Raum dazu den Rahmen der Veranstaltung inklusive der Kommunikationsregeln zu setzen. Eine Vorlage für eine Netiquette finden Sie in der Infothek.

Vorstellung der Agenda

Stellen Sie die Agenda vor. Diese sollte auch visuell in Form einer PowerPoint oder einem ähnlich geeigneten Format aufbereitet werden. In dieser sollte auch explizit auf Pausen und deren Länge hingewiesen werden. Dies ist vor allem im digitalen Raum wichtig, damit Teilnehmende sich besser auf die Veranstaltung einlassen können und den Überblick behalten.

Datenschutzhinweis

Die Teilnehmende sind im Vorfeld der Anfertigung von Audio- und Videoaufnahmen im Rahmen des digitalen Erörterungstermins noch einmal auf diesen Umstand hinzuweisen.

Protokoll

Aus Transparenz- und Nachverfolgungsgründen sollte an dieser Stelle auch auf den Umgang mit dem Protokoll im Nachgang der Veranstaltung hingewiesen werden. Es sollte deutlich gemacht werden, ab wann und wo man auf dieses zugreifen kann.

Zusatzoption: Bitte Kameras einzuschalten
Viele Personen nehmen Videokonferenzen als distanzierter und anonymer war als Präsenztermine. Um dieser Distanz entgegenzuwirken, können Sie die Teilnehmenden darum bitten ihre Kamera einzuschalten bzw. eingeschaltet zu lassen. Das ermöglicht es Reaktionen und non-verbale Kommunikation wahrzunehmen und erleichtert allen Teilnehmenden ein besseres Gespür für die Anwesenden und den Termin zu erhalten.

Zusatzoption: Vorstellungsrunde
Um die Atmosphäre des digitalen Erörterungstermins weniger anonym zu gestalten, kann eine kurze Vorstellungsrunde durchgeführt werden. Die Praktikabilität solch einer Vorstellungsrunde hängt stark von der Teilnehmendenanzahl ab. Bei einer großen Anzahl an Teilnehmenden ist eine schriftliche Vorstellungsrunde bspw. anhand eines interaktiven Instrumentes am Geeignetsten (s.u.). Bei einer mittelgroßen Anzahl Teilnehmender kann z.B. die Moderation die Teilnehmenden kurz vorstellen und ihre Rolle im Prozess deutlich machen, z.B. die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen nacheinander begrüßen. Vor allem in sehr kleinen Runden kann die Moderation die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen auch nacheinander direkt auffordern, sich bzw. ihr Team kurz vorzustellen. Dabei sorgen zeitliche Vorgaben, z.B. maximal 2 Sätze Pro Akteur*in, für ein zügiges Vorgehen. Eine Vorstellungsrunde ohne Vorbereitung und ohne klare Reihenfolge läuft Gefahr sehr viel Zeit in Anspruch zu nehmen und ist daher zu vermeiden.

Zusatzoption: Interaktive Instrumente
Je nach Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung können auch digitale, interaktive Instrumente genutzt werden, die ein zusätzliches Maß an Interaktion ermöglichen z.B. durch Echtzeit-Befragung der Teilnehmenden. Über diese Instrumente können beispielsweise von allen Teilnehmenden kurze Fragen beantwortet werden und die gesammelten Ergebnisse erscheinen kurz danach für alle sichtbar in Form von Wortwolken, Diagrammen oder Ähnlichem. Zu diesen Instrumenten zählen unter anderem Mentimeter, Slido und Kahoot. Sie können auf eine niederschwellige Art und Weise das aktuelle Stimmungsbild im Publikum erfassen, Informationen oder Rückmeldungen einholen. Oftmals dienen sie auch als Eisbrecher oder für eine Art Vorstellungsrunde (z.B. mit der Frage „Von wo nehmen Sie heute an der Veranstaltung teil?“).

Diese interaktiven Instrumente sollten jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Einige sind von ihrer Nützlichkeit überzeugt und sehen in ihnen eine Möglichkeit mehr Dynamik und informellen Austausch in digitale Formate zu bringen. Andere lehnen solche Elemente ab, da sie einige Teilnehmende technisch überfordern können, Zeit in Anspruch nehmen und keinen inhaltlichen Mehrwert bieten. So liegt es am Ende bei der ausführenden Behörde selbst zu entscheiden, ob solche Instrumente zum Einsatz kommen oder nicht.

Welche weiteren Vorschriften sind zu beachten?

Neben den explizit genannten Vorschriften sind weitere Rechtsvorschriften zu beachten. Für die Zugänglichmachung von Informationen über ein zentrales Portal sind Vorschriften des Umweltinformationsrechts mit Vorschriften zur aktiven Verbreitung von Umweltinformationen relevant sowie wichtige Regelungen des Urheberrechts bzw. des Telemedienrechts (TMG) und des Datenschutzrechts. Letztere sind insbesondere für digitale Beteiligungselemente, insbesondere das Anhörungsverfahren, relevant. Hierbei geht es schwerpunktmäßig um zu beachtende Schutzrechte.

Regelungen des Umweltprüfungsrechts	UVPG
	UVPPortV
	Bundes-UVP-Portal VwV
	UVP- und SUP-RL
Regelungen des allgemeinen und umweltbezogenen Informationsrechts	UIG (beachte: Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen)
	IFG
	E-GovG (E-Government-Gesetz), insbes. § 12a Abs. 1
	GeoZG (Geodatenzugangsgesetz, auf INSPIRE-RL beruhend), insbes. § 1 und § 11 Abs. 1 und Abs. 2 (Veröffentlichungspflichten für Geodaten)
	DNG
	IWG (Informationsweiterverwendungsgesetz, auf Weiterverwendungsrichtlinie 2003/98/EG beruhend)
Allgemeines Verwaltungsrecht	VwVfG
Datenschutzrechtliche Regelungen (Schutz personenbezogener Daten – informationelles Selbstbestimmungsrecht)	DSGVO
	BDSG
Urheberrechtliche Vorschriften	UrhG, insbes. 15 UrhG
Geheimnisschutzrecht	UWG

Glossar

Abwägungsunterlagen: Dokument, in dem die abgegebenen Stellungnahmen der Bürger*innen sowie die dazugehörigen Abwägungsvorschläge der Behördenseite angeführt sind.

Anmeldemanagement: Das Anmeldemanagement umfasst veranstaltungsrelevante Prozesse wie die Einladung der Teilnehmende sowie deren Einlass zur Veranstaltung.

Barrierefreiheit: Barrierefreiheit im Internet erlaubt den Nutzer*innen die uneingeschränkte Nutzung von Informationen und Funktionen auf Webseiten und mobilen Web-Anwendungen.

Beteiligungsagenturen: Privatwirtschaftliche Unternehmen, die Kommunen und Organisationen dabei unterstützen Konzepte für kurz-, mittel- und langfristige Beteiligungsprozesse zu erarbeiten und zu verstetigen.

Beteiligungsplattformen: Digitale Orte, an denen alle Beteiligungsaktivitäten dauerhaft gebündelt und Bürger*innen mittels Informations- und Kommunikationstechnologien dazu angeregt werden, sich aktiv im Beteiligungsprozess zu engagieren.

Chat: Funktion innerhalb eines Videokonferenzsystems, welche es den Teilnehmende erlaubt Sofortnachrichten zu versenden. Je nach Einstellung können diese Nachrichten entweder von allen oder nur von einzelnen Empfänger*innen gelesen werden.

Client-Software-Update: Ein Programm, welches die Dienste eines Servers in Anspruch nimmt, wird durch eine Softwareaktualisierung auf den neuesten Stand gebracht.

De-Mail: Ein staatlich geprüfter Dienst für eine rechtssichere Kommunikation im Internet, welcher die elektronischen Nachrichten verschlüsselt und geschützt versendet.

Desktop-App: Ein Softwareprogramm, das auf einem Computer ausgeführt wird, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.

Digitaler Erörterungstermin: Digitale Erörterungstermine nach Vorbild des PlanSiG stellen Anhörungsverfahren im digitalen Raum dar. Diese ermöglichen es den Bürger*innen, wie auch in Präsenzformaten, abgegebene Stellungnahmen und Einwendungen zu erörtern.

Digitaler Warteraum: Funktion innerhalb eines Videokonferenzsystems, welche es den Hosts erlaubt individuell zu entscheiden, ob und wann Teilnehmende dem Online-Meeting beitreten können.

DS-GVO: Die im Jahr 2016 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung vereint die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen, Behörden und Vereine innerhalb der EU.

DSL-Speedtest: Ein meist kostenloser, online verfügbarer Test, der es einem erlaubt, die Geschwindigkeit des DSL-, VDSL- oder Glasfaser-Anschlusses zu überprüfen.

Einverständniserklärung: Eine schriftliche Einwilligung, die von einer anderen Partei eingefordert wird, und mit derer die betreffende Person seine Zustimmung über ein Verfahren festhält.

Elektronische Signatur: Eine Methode, um elektronische Dokumente zu unterzeichnen. Die Signatur ist dabei mit anderen elektronischen Daten verknüpft, die eine Identitätsprüfung der Sender*in ermöglichen.

E-Mail-Verteiler: Ein Instrument, welches es einem erlaubt Informationen schnell und unkompliziert an eine zuvor definierte Personengruppe zu versenden.

Gamification: Integration und Anwendung von spielerischen Elementen im Kontext spielfremder Zusammenhänge. Ziel ist es, die individuelle Produktivität, Motivation und Lernfähigkeit der Teilnehmende zu steigern.

Hosts: Organisator*in eines Online-Meetings, der oder die über umfassende Berechtigungen zur Verwaltung des Termins verfügt. Es gibt je Online-Meeting nur einen Host. Alternativ können weitere Co-Host benannt werden, deren Rechte aber weniger umfassend sind.

Hybride Formate: Eine Mischform aus einer analogen und digitalen Veranstaltung. Dieses Format ermöglicht es auch Personen teilzunehmen, die nicht physisch vor Ort sein können.

Mischform aus realem und virtuellem Event. So können grundsätzlich auch Menschen teilnehmen, die nicht live vor Ort anwesend sind.

Kurz-URLs: Gekürzte URLs verfügen, im Vergleich zu den Original-URLs, über weniger Zeichen. Auch kommen Sonderzeichen, die den Internetlink verkomplizieren, nicht vor.

Lessons-Learned-Termin: Eine Methode, im Rahmen derer nach Projektende projektbezogenes Wissen, Erkenntnisse und Erfahrungen systematisch gesammelt, dokumentiert und analysiert werden. Ziel ist es, zukünftige Vorhaben effizienter und effektiver umzusetzen.

Live-Untertitel: Funktion, die es erlaubt das gesprochene Wort in Echtzeit in Text umzuwandeln und zur Verfügung zu stellen.

Mediation: Ein freiwilliges, strukturiertes und außergerichtliches Verfahren zur Beilegung eines Konflikts, im Rahmen dessen die Konfliktparteien durch ein oder mehrere Mediator*innen begleitet werden.

Netiquette: Verhaltens- und Höflichkeitsrichtlinien, die als Grundlage für die elektronische Kommunikation dienen. Das Wort setzt sich aus dem engl. Wort ‚Net‘ (Netz) und dem frz. Wort ‚etiquette‘ (Etikette) zusammen.

Open-Source-Software: Eine Software, deren Quellcode frei verfügbar ist sowie dezentral und kollaborativ weiterentwickelt wird. Open-Source-Software beruht auf dem Open Source-Entwicklungsmodell und unterscheidet sich dahingehend signifikant von herstellergebundener Software.

PlanSiG: Das Planungssicherstellungsgesetz wurde während der COVID-19-Pandemie verabschiedet und sollte dazu beitragen, Planungs- und Genehmigungsverfahren für Infrastrukturvorhaben auch in Pandemiezeiten fortzuführen.

Postwurfsendung: Eine Versandform der Deutschen Post und anderer privater Dienstleister, mittels derer Flyer und Werbebroschüren gezielt an zuvor ausgewählte Haushalte zugestellt werden können, ohne dass diese zuvor durch den Auftraggeber beschriftet werden müssen.

Push-Nachrichten: Meldungen, die als Pop-Ups auf dem Bildschirm erscheinen und Nutzer*innen elektronischer Endgeräte unverzüglich über bestimmte Ereignisse informieren.

Quellcode: Der Quellcode, auch Quelltext genannt, ist ein für Personen lesbarer Text eines Computerprogramms, der in einer Programmiersprache verfasst ist, und sich aus vielen operativen Anweisungen zusammensetzt.

Ringlicht: Eine intensive, kreisförmige Lichtquelle, die eine schattenfreie Ausleuchtung ermöglicht.

Stummschaltung: Funktion innerhalb eines Videokonferenzsystems, welche es den Teilnehmende erlaubt das eigene Mikrofon auszuschalten. Hosts und Co-Host verfügen über die Möglichkeit auch andere Teilnehmende stummzuschalten, falls diese Störgeräusche produzieren.

Technik-Test: Ein Funktionstest, der im Vorfeld eines Online-Termins durchgeführt wird, und einen reibungslosen Ablauf auf Seiten der ausrichtenden und teilnehmenden Personen gewährleisten soll.

Videokonferenzsoftware: Software, die mehrere Teilnehmende an verschiedenen Orten per Audio- und Videokommunikation in Echtzeit verbinden kann.

Virtuelles Handsignal: Funktion innerhalb einer Videokonferenzsoftware, welche einem erlaubt einen Sprechwunsch nonverbal zu signalisieren.

Virtueller Hintergrund: Funktion innerhalb einer Videokonferenzsoftware, welche einem erlaubt seine natürliche Umgebung während eines Online-Meetings durch einen eigens gewählten Hintergrund zu ersetzen.

Webcams: Digitale Kameras, die in Computern und mobilen Geräten integriert sind oder extern angebracht werden können, und Audio- und Videoaufnahmen über eine Internetverbindung übertragen.

Web-Client: Eine benutzerseitige Anwendung, die sich meist auf den Internet-Browser des Computers oder mobilen Geräts bezieht und über http eine Verbindung mit einem Webserver herstellt.

Widerrufsrecht: Das Recht einer Person nach Vertragsabschluss unter bestimmten Voraussetzungen von einem geschlossenen Vertrag zurückzutreten. Hierfür bedarf es der Abgabe einer einseitigen, empfangsbedürftigen Willenserklärung.

Infothek

In der Infothek sind weiterführende Informationen in Form von Publikationen und Hilfsmaterialien zusammengetragen worden, die Sie dabei unterstützen sollen, digitale wie hybride Formate erfolgreich zu planen und durchzuführen. Neben des Literaturverzeichnisses beinhaltet die Infothek auch ein ausführliches Glossar mit rund 40 zentralen Begriffen, die auf der Website genutzt werden. Außerdem finden Sie Vorlagen für eine Netiquette sowie eine Checkliste für den Technikcheck. Die Dokumente können Sie im PDF herunterladen und als Ausgangsbasis für Ihre eigene Netiquette oder Technikcheckliste verwenden. Nutzen Sie die Navigation auf der linken Seite um zu den jeweiligen Materialien und Verzeichnissen zu gelangen.