Beginn der Veranstaltung

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Begrüßung durch Moderation

Nach dem Einlass der Teilnehmenden, starten Sie als Moderator*in mit einer Begrüßung und stellen Sie sich und die Referent*innen sowie Ihre Rollen im Verfahren kurz vor. Gehen Sie danach auf zentrale Aspekte und Besonderheiten eines digitalen Erörterungstermins ein, die wir im Folgenden auflisten.

Technische Hinweise

Erklären Sie kurz die wichtigsten technischen Funktionen der Videokonferenz-Software (z.B. Stummschaltung aufheben, Eingabe des Vor- und Nachnamens).

Sprechwünsche äußern

Klären Sie, wie ein Sprechwunsch geäußert werden kann (z.B. über die Handhebe-Funktion) und wie Fragen gestellt werden können. Wird die Chat-Funktion genutzt, erklären Sie wofür der Chat verwendet werden sollte (z.B. Zwischenfragen).

Umgang mit technischen Problemen

Weisen Sie auf die technische Ansprechperson hin und wie diese zu erreichen ist. Da ein mündlicher Hinweis nicht immer ausreicht, sollte die Mail oder ggf. Telefonnummer der Ansprechperson parallel dazu auch in den Chat gestellt oder in der Präsentation visualisiert werden.

Identifikation der Teilnehmenden

Alle Teilnehmende sollten daran erinnert werden, ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname) sowie ggf. Ihre Institution in das Namensfeld einzutragen, da dies die Identifikation und Protokollierung erleichtert.

Netiquette

Verweisen Sie auf die vorab versendete Netiquette. Diese dient im digitalen Raum dazu den Rahmen der Veranstaltung inklusive der Kommunikationsregeln zu setzen. Eine Vorlage für eine Netiquette finden Sie in der Infothek.

Vorstellung der Agenda

Stellen Sie die Agenda vor. Diese sollte auch visuell in Form einer PowerPoint oder einem ähnlich geeigneten Format aufbereitet werden. In dieser sollte auch explizit auf Pausen und deren Länge hingewiesen werden. Dies ist vor allem im digitalen Raum wichtig, damit Teilnehmende sich besser auf die Veranstaltung einlassen können und den Überblick behalten.

Datenschutzhinweis

Die Teilnehmende sind im Vorfeld der Anfertigung von Audio- und Videoaufnahmen im Rahmen des digitalen Erörterungstermins noch einmal auf diesen Umstand hinzuweisen.

Protokoll

Aus Transparenz- und Nachverfolgungsgründen sollte an dieser Stelle auch auf den Umgang mit dem Protokoll im Nachgang der Veranstaltung hingewiesen werden. Es sollte deutlich gemacht werden, ab wann und wo man auf dieses zugreifen kann.

Zusatzoption: Bitte Kameras einzuschalten
Viele Personen nehmen Videokonferenzen als distanzierter und anonymer war als Präsenztermine. Um dieser Distanz entgegenzuwirken, können Sie die Teilnehmenden darum bitten ihre Kamera einzuschalten bzw. eingeschaltet zu lassen. Das ermöglicht es Reaktionen und non-verbale Kommunikation wahrzunehmen und erleichtert allen Teilnehmenden ein besseres Gespür für die Anwesenden und den Termin zu erhalten.

Zusatzoption: Vorstellungsrunde
Um die Atmosphäre des digitalen Erörterungstermins weniger anonym zu gestalten, kann eine kurze Vorstellungsrunde durchgeführt werden. Die Praktikabilität solch einer Vorstellungsrunde hängt stark von der Teilnehmendenanzahl ab. Bei einer großen Anzahl an Teilnehmenden ist eine schriftliche Vorstellungsrunde bspw. anhand eines interaktiven Instrumentes am Geeignetsten (s.u.). Bei einer mittelgroßen Anzahl Teilnehmender kann z.B. die Moderation die Teilnehmenden kurz vorstellen und ihre Rolle im Prozess deutlich machen, z.B. die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen nacheinander begrüßen. Vor allem in sehr kleinen Runden kann die Moderation die anwesenden Personen oder Akteur*innengruppen auch nacheinander direkt auffordern, sich bzw. ihr Team kurz vorzustellen. Dabei sorgen zeitliche Vorgaben, z.B. maximal 2 Sätze Pro Akteur*in, für ein zügiges Vorgehen. Eine Vorstellungsrunde ohne Vorbereitung und ohne klare Reihenfolge läuft Gefahr sehr viel Zeit in Anspruch zu nehmen und ist daher zu vermeiden.

Zusatzoption: Interaktive Instrumente
Je nach Zweck und Zielsetzung der Veranstaltung können auch digitale, interaktive Instrumente genutzt werden, die ein zusätzliches Maß an Interaktion ermöglichen z.B. durch Echtzeit-Befragung der Teilnehmenden. Über diese Instrumente können beispielsweise von allen Teilnehmenden kurze Fragen beantwortet werden und die gesammelten Ergebnisse erscheinen kurz danach für alle sichtbar in Form von Wortwolken, Diagrammen oder Ähnlichem. Zu diesen Instrumenten zählen unter anderem Mentimeter, Slido und Kahoot. Sie können auf eine niederschwellige Art und Weise das aktuelle Stimmungsbild im Publikum erfassen, Informationen oder Rückmeldungen einholen. Oftmals dienen sie auch als Eisbrecher oder für eine Art Vorstellungsrunde (z.B. mit der Frage „Von wo nehmen Sie heute an der Veranstaltung teil?“).

Diese interaktiven Instrumente sollten jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Einige sind von ihrer Nützlichkeit überzeugt und sehen in ihnen eine Möglichkeit mehr Dynamik und informellen Austausch in digitale Formate zu bringen. Andere lehnen solche Elemente ab, da sie einige Teilnehmende technisch überfordern können, Zeit in Anspruch nehmen und keinen inhaltlichen Mehrwert bieten. So liegt es am Ende bei der ausführenden Behörde selbst zu entscheiden, ob solche Instrumente zum Einsatz kommen oder nicht.

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Begrüßung durch Moderation

Technische Hinweise

Sprechwünsche äußern

Umgang mit technischen Problemen

Identifikation der Teilnehmenden

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Zusatzoption: Bitte Kameras einzuschalten

Zusatzoption: Vorstellungsrunde

Zusatzoption: Interaktive Instrumente

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