Durchführung der Veranstaltung

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Visualisieren von Inhalten

Bei der Durchführung eines digitalen Formates sollte auf eine angemessene Visualisierung von Inhalten geachtet werden, da dies den Teilnehmenden erleichtert der Veranstaltung zu folgen. Vor allem bei der Ansicht von großformatigen Dokumenten, wie Karten, sollte sichergestellt werden, dass diese für alle Teilnehmenden erkennbar sind, beispielsweise durch die Vergrößerung von Kartenausschnitten.

Raum für Personen-Ansicht

Bedenken Sie, dass während Sie Präsentationen oder Dokumente teilen, die Personen-Ansichten der Teilnehmenden in der Videokonferenz-Software lediglich sehr klein dargestellt werden. Um den direkten Austausch in digitalen Formaten zu erleichtern und weniger anonym zu gestalten, lassen Sie stets auch Raum ohne das Teilen von Präsentationen oder Dokumenten, sodass die Personen-Ansichten der Teilnehmenden größer zu sehen sind. Dies ist besonders zu Beginn der Veranstaltung relevant, damit alle ein besseres Verständnis davon erhalten, wer in der Videokonferenz anwesend ist. Auch bei direkten Gesprächen zwischen mehreren Personen, kann eine Präsentation als störend empfunden werden, wenn sie nicht zu dem konkreten Austausch beiträgt.

Während Präsentationen schalten Teilnehmende oftmals ihre Kameras aus, da ihr Bild wenig sichtbar ist. Eine freundliche Aufforderung durch die Moderation nach dem Ende der Präsentationen motiviert Teilnehmende gegebenenfalls dazu, ihre Kamera wieder einzuschalten.

Audioqualität prüfen

Die Moderation, Referent*innen und weitere Sprecher*innen sollten stets gut zu verstehen sein. Sollte der Ton unverständlich werden oder „haken“, sollte die Moderation oder die Technik-Beauftragten die Person darauf hinweisen und um die Wiederholung des Gesagten bitten. Auch kann durch das Verrutschen des Mikrofons oder Hintergrundgeräusche die Audioqualität abnehmen. Bei digitalen Formaten und insbesondere bei längeren Redebeiträgen ist eine gute Audioqualität zentral, damit die Teilnehmenden der Veranstaltung gut folgen können.

Stummschaltung von inaktiven Teilnehmenden

Hintergrundgeräusche während des Erörterungstermins können den Ablauf und die inhaltliche Diskussion stören. Wenn Teilnehmende, die nicht sprechen, ihr Mikrofon in der Videokonferenz-Software nicht stummgeschaltet haben, können die Technik-Beauftragten dies nachträglich vornehmen. Insbesondere nach Redebeiträgen kommt es häufig dazu, dass Teilnehmende vergessen, ihr Mikrofon wieder stumm zu schalten. Gehen Sie jedoch rücksichtsvoll mit der Stummschaltung anderer Teilnehmenden um. Wenn eine Stummschaltung geschieht, obwohl die Person noch sprechen wollte, kann das negativ aufgenommen werden.

Pausen einhalten

Regelmäßige Pausen sollten vorab eingeplant (s. Vorbereitung) und eingehalten werden. Diese sind insbesondere in digitalen Formaten notwendig, da die Konzentrationsspanne in Videokonferenzen oftmals kürzer ausfällt als in Präsenzveranstaltungen.

Dialog ermöglichen

Während der Durchführung eines digitalen Erörterungstermins sollte darauf geachtet werden, einen Dialog mit den Einwender*innen zu ermöglichen. Digitale Formate können frontaler und weniger dynamisch ablaufen als Präsenzveranstaltungen. Daher sollte Teilnehmenden stets genügend Raum für Rückfragen eingeräumt werden.

Chat im Auge behalten

Wenn Sie sich für die Nutzung des Chats entschieden haben, ist es während der Durchführung der Veranstaltung wichtig, diesen im Auge zu behalten. Binden Sie die Beiträge im Chat, wie vorab angekündigt, ein und vermeiden Sie sowohl schriftliche Parallel-Diskussionen als auch die ‚Versandung‘ von Beiträgen.

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Raum für Personen-Ansicht

Audioqualität prüfen

Stummschaltung von inaktiven Teilnehmenden

Pausen einhalten

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