Vor dem Beginn der Veranstaltung

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Technik frühzeitig aufbauen und checken

Um nicht unter Zeitdruck zu geraten, sollten die Räumlichkeiten und das technische Equipment bereits einige Stunden vor Veranstaltungsbeginn vorbereitet und letzteres auch auf dessen Funktionalität geprüft worden sein. So haben Sie noch genügend Zeit notfalls ein defektes Headset auszutauschen oder ein Verlängerungskabel zu besorgen. Eine Checkliste für den Technikcheck zum Download finden Sie in der Infothek.

Ablaufplan nutzen

Der Ablaufplan sollte den Organisator*innen vorliegen. Damit Sie ihn stets parat haben und er nicht auf dem Bildschirm zwischen Präsentationen und Videokonferenz verloren geht, nutzen Sie ihn in ausgedruckter Form.

Präsentationen und Dokumente bereitlegen

Dokumente und Präsentationen, die im Rahmen des digitalen Erörterungstermins gezeigt werden, sollten bereits gut auffindbar, z.B. auf dem Desktop des Computers, bereitliegen.

Funktionen in der Videokonferenz überprüfen

Beim Start der Videokonferenz überprüfen Sie, ob die Moderation und die Technik-Beauftragten über die nötigen Rechte und Freigaben verfügen. In einigen Videokonferenz-Softwaren müssen Sie Personen vorab für gewisse Funktionen, etwa das Teilen von Präsentationen, freischalten. Als Organisator*in bzw. Host können Sie anderen Teilnehmenden die nötigen Rechte freigeben.

Videokonferenz frühzeitig starten

Es wird empfohlen die Videokonferenz mindestens 20 Minuten vor Beginn des Termins zu starten, um allen Teilnehmenden zu ermöglichen sich rechtzeitig einloggen und den Warteraum, soweit vorhanden, zu betreten. Je nach Videokonferenz-Software können Sie bereits schriftlich oder mündlich mit den Anwesenden kommunizieren, und sie etwa über Verzögerungen informieren oder sie darauf hinweisen sich mit vollständigem Namen in den Termin einzuwählen.

Identifikation der Teilnehmenden

Überprüfen Sie, ob der vollständige Name (Vor- und Nachname) sowie die Institution bzw. Rolle aller Teilnehmenden angegeben ist (Beispiel: Marlene Mustermann, Moderatorin). Gleichen Sie gegebenenfalls die Namen mit den zur Teilnahme berechtigten Personen ab (s. Zugangsregulierung im Abschnitt Vorbereitung).