Aktualisiert am 28. März 2024

Vorbereitung

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Zustimmung der Teilnehmenden einholen

Die aktuelle Rechtslage sieht vor, dass die Zustimmung der zur Teilnahme berechtigten Personen zur Durchführung eines digitalen Erörterungstermins als Videokonferenz vorab eingeholt werden muss (s. auch Rechtliche Fragen). Es sollte ausreichend Zeit für diesen Schritt eingeplant werden, da eventuell eine Erinnerung die Zustimmungserklärung nötig ist oder sich Rückfragen oder Bedenken bei den Einwender*innen ergeben, die vorab geklärt werden können.

Technik-Test

Wir empfehlen interne wie externe Technik-Tests einzuplanen und vor der Veranstaltung anzubieten. Während erstere sich an die durchführenden Mitarbeiter*innen und Referent*innen richten, dienen letztere den zur Teilnahme berechtigten Bürger*innen als Hilfestellung. Durch solche Technik-Tests können technische Probleme minimiert und Unsicherheiten abgebaut werden, wodurch ein möglichst reibungsloser Ablauf der Veranstaltung erzielt werden kann.

Ein interner Technik-Test ermöglicht den Mitarbeitenden, die in die Organisation des Erörterungstermins eingebunden sind, sowie weiteren Referent*innen sich mit der Video-Konferenz-Software (erneut) vertraut zu machen und die eigene Technik zu testen. So sollten die eigenen Kamera-, Audio- und Mikrofoneinstellungen überprüft werden sowie ggf. das Teilen von Präsentationen oder anderen Dokumenten. Ein interner technischer Probedurchlauf nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, schafft aber deutlich mehr Anwendungssicherheit. Technische Probleme, wenn teils unvermeidbar, können schnell unprofessionell wirken und die Veranstaltung verzögern. Auch wenn die Mitarbeitenden bereits vertraut mit der Software sind, sollten vor allem Kamera und Mikrofon vorab erneut getestet werden. Der interne Technik-Test sollte mehrere Tage vor der eigentlichen Veranstaltung stattfinden, damit genug Zeit bleibt etwaige Probleme zu lösen.

Das Angebot eines externen Technik-Tests ermöglicht es den Teilnehmenden vorab technische Fragen zu klären und Berührungsängste abzubauen. Insbesondere für Personen, die weniger digitalaffin sind und der Veranstaltung sonst eventuell sogar ferngeblieben wären, kann so ein Angebot sehr wichtig sein. Hierbei sollte insbesondere der Login in die Videokonferenz getestet werden, sowie die Funktionsfähigkeit des Computers, des Mikrofons und der Kamera.

Die Ankündigung des Technik-Tests sollte frühzeitig erfolgen, z.B. in der Einladung zum Erörterungstermin.

Zeitplanung

Bei der Zeitplanung der Veranstaltung ist zu beachten, dass Online-Formate oftmals als anstrengender empfunden werden und die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen tendenziell kürzer ausfällt, als bei Präsenzveranstaltungen. Daher sollten genügend Pausen eingeplant werden. Als Richtwert gilt nach 90 min eine Pause von 10-15 min einzulegen (Spengler o.J.).

Rollenverteilung und Zuständigkeiten

Bei digitalen wie hybriden Formaten ist eine klare Rollenverteilung besonders wichtig. Nicht nur kommen neue technische Zuständigkeiten hinzu, die klar verteilt sein sollten. Auch entfallen gewisse Möglichkeiten der kurzfristigen oder auch nonverbalen Absprache, wenn die Organisator*innen sich nicht an einem Ort befinden.

Grundsätzlich werden mindestens zwei Personen für die praktische Durchführung eines digitalen Erörterungstermins benötigt – eine für die Moderation der Veranstaltung und eine für die technische Umsetzung. Letztere startet die Videokonferenz, behält den Überblick über die Teilnehmenden, ist Ansprechperson bei technischen Fragen, beaufsichtigt den Chat und behält die Sprechwünsche der Teilnehmenden im Blick. Die Erreichbarkeit der bzw. des Technik-Beauftragten während der Veranstaltung per Telefon hat sich zudem als hilfreich erwiesen, sollte es bei Referent*innen oder Teilnehmenden zu technischen Problemen kommen.

In der Vorbereitung bedarf es zwischen der Moderation und Technik-Beauftragten klare Absprachen zu den Abläufen, z.B. wie Sprechwünsche oder Kommentare aus dem Chat an die Moderation weitergegeben werden. Bei Veranstaltung mit vielen Teilnehmenden ist eine weitere Person zur Unterstützung der Technik hilfreich, die etwa den Chat beaufsichtigt und telefonisch bei technischen Problemen zur Verfügung steht.

Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Moderation im digitalen Raum finden Sie im Abschnitt „Beginn der Veranstaltung“.

Planung der Technik

Planen Sie vorab genau, welche Technik sie benötigen. Dazu gehört die Anzahl der Mikrofone, Kameras, als auch der Computer. Wir empfehlen mindestens zwei Computer einzuplanen. Einer, der von der Moderation genutzt wird. Ein weiterer, der für die technische Umsetzung verwendet wird und den technischen Rahmen der Videokonferenz sicherstellt.

Die Nutzung eines zweiten (externen) Bildschirms kann es Ihnen erleichtern, den Überblick über die Teilnehmenden der Videokonferenz zu behalten und zeitgleich Präsentationen oder Dokumente zu öffnen.

Außerdem ist der Standort des Computers und der Organisator*innen zum Zeitpunkt der Videokonferenz relevant. Befinden sich beide im selben Raum, können leichter kurzfristige Absprachen und auch nonverbale Kommunikation erfolgen. Allerdings müssen Sie in diesem Fall darauf achten, dass beide Mikrofone nicht zur gleichen Zeit eingeschaltet sind, da es sonst zu einem unangenehmen Echo und Verzerrungen kommt. Befinden sich die Organisator*innen nicht am gleichen Ort, einigen Sie sich vorab auf einen Kommunikationskanal, der bei kurzfristigen Absprachen und Problemen genutzt werden kann, z.B. Mail oder Textnachricht.

Für den Fall, dass zur Teilnahme berechtigte Personen keinen Zugang zu einem Internetfähigen Endgerät haben, planen Sie den Zugang zu einem Computer in der Behörde ein.

Ablaufplan der Veranstaltung

In Vorbereitung auf die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins bietet es sich an, einen Ablaufplan zu schreiben, indem die Agenda detailliert aufgelistet ist, sowie die relevanten technischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vermerkt werden.

Eine klare Strukturierung und eine sehr gute inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung ist für ein digitales Format besonders wichtig. Nicht nur fällt es den Referent*innen und Teilnehmenden somit leichter zu folgen und sich einzubringen, auch lassen sich auf diese Weise technische Fallstricke und Überforderungen vermeiden. Für eine übersichtliche Strukturierung kann es sinnvoll sein, die Veranstaltung in Themenblöcke einzuteilen und die Einwendungen und Erwiderungen thematisch vorzustrukturieren. In jedem Fall sollte der Ablaufplan und die Synopse zusammengedacht werden. So kann bereits frühzeitig eine klare Struktur aufgebaut werden.

Der Ablaufplan sollte Informationen zum Inhalt, der Technik und den Zuständigkeiten erhalten.  Es sollte klar sein, welche*r Referent*in wann spricht und wann eine Präsentation oder andere Dokumente in der Videokonferenz für alle sichtbar geteilt werden. Die Dokumente, die präsentiert werden sollen, sollten für die Referent*innen leicht zugänglich sein (z.B. in einem separaten Ordner auf dem Laptop abgelegt), um langes Suchen und technische Probleme beim Präsentieren zu vermeiden. Besprechen Sie den Ablaufplan mit allen Referent*innen und klären Sie Fragen frühzeitig.

Beispiel eines Ablaufplans:

Zeit Inhalt Zuständigkeit Technik Zuständigkeit Kommentar
9:30
Start Videokonferenz
Andrea Alba
9:35
Text zur Begrüßung in Warteraum der Videokonferenz schicken
Andrea Alba
9:55
Einlass der Teilnehmenden aus dem Warteraum
Andrea Alba
10:00 – 10:10 (10min)
Begrüßung
Kristina Kaya
Einblenden Präsentation Folie 1
Andrea Alba

Erstellung der Videokonferenz

Bei der Erstellung der Videokonferenz und somit auch der Generierung der Zugangsdaten, achten Sie darauf, insofern technisch möglich, die Option eines virtuellen Warteraums zu nutzen. Dieser kann Ihnen die Zulassungsregulierung erleichtern, wie im nächsten Abschnitt genauer ausgeführt wird. Außerdem bietet es sich an die Standardeinstellung der Mikrofone, wenn möglich, auf „stumm“ zu stellen. Dadurch vermeiden Sie, dass neu hinzukommende Teilnehmende die Videokonferenz nicht durch eingeschaltete Mikrofone unbeabsichtigt stören. Zudem können Sie in vielen Softwaren bei der Erstellung auswählen, ob Sie eine Chat-Funktion nutzen wollen oder nicht (s.u.).

Einladung zur Veranstaltung

Die Einladung zu einem digitalen Erörterungstermin sollte neben den klassischen Inhalten, weitere zentrale technische Informationen enthalten und möglichst frühzeitig versendet werden.

Diese sollte den Namen der Videokonferenz-Software, eine übersichtliche Anleitung zur Nutzung der Software (z.B. eine Technikanleitung mit Screenshots), den Hinweis zum Technik-Test, die Netiquette und die Telefonnummer der Technik-Beauftragten enthalten.

Als hilfreich hat sich das Versenden einer Synopse erwiesen, die aus den fristgerecht eingegangenen Einwendungen sowie den Erwiderungen des Antragstellers besteht. Dieses Vorgehen kann dazu beitragen, im Vorfeld offene Fragen zu klären und Missverständnissen entgegenzuwirken.

Die Verschickung der Zugangsdaten zum digitalen Erörterungstermin kann direkt mit der Einladung erfolgen. Im Falle von nicht öffentlichen Terminen kann das Risiko der unbefugten Weiterleitung der Zugangsdaten dadurch reduziert werden, dass diese erst kurz vor der Veranstaltung versendet werden (s. Zugangsregulierung).

Falls Sie den Erörterungstermin aufzeichnen wollen, etwa zu Protokollzwecken, kündigen Sie dies frühzeitig an und holen Sie das Einverständnis der Teilnehmenden ein (s. Datenschutz- und Rechtssicherheit).

Zugangsregulierung

Die Zugangsregulierung bei nicht öffentlichen Erörterungsterminen online stellt die Behörden bisher vor eine gewisse Herausforderung. Ein einheitliches Vorgehen liegt bisher noch nicht vor. Aus der Evaluation des PlanSiG (Ziekow et al. 2022) und unseren Befragungen geht hervor, dass aus Gründen der Praktikabilität oftmals keine umfassende Zugangsregulierung erfolgt.

Praktische Ansätze der Regulierung, die auf Erfahrungsberichten aufbauen, sind folgende: Durch die Verschickung der Zugangsdaten zur Videokonferenz kurz vor dem Termin, können Sie das Risiko mindern, dass die Zugangsdaten weitergegeben bzw. gestreut werden. Zudem ermöglicht Ihnen der digitale Warteraum, den einige Videokonferenz-Software anbieten, die Namen der Teilnehmenden zu prüfen und nur die zur Teilnahme berechtigten Personen in die Videokonferenz eintreten zu lassen. Auch können Sie unberechtigte Teilnehmende jederzeit aus der Konferenz entfernen.

Identifikation

Der Behörde ist, insbesondere in Hinblick auf die Überprüfung der Teilnehmenden und die Protokollführung, an einer klaren und einheitlichen Identifikation der Teilnehmenden gelegen. Durch das Ausfüllen des Namenfeldes, der Sichtbarkeit des eigenen Gesichtes oder auch der individuellen Anpassung des Hintergrundes, zum Beispiel der Einblendung des Behörden- oder Vorhabenträgerlogos, ist eine bessere Zuordenbarkeit der Personen gegeben. Von einer doppelten Einwahl, z.B. separates Bild und Ton, sollte aus Gründen der klaren Identifikation abgesehen werden.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Die Fragen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit sind im Kontext digitaler Formate mit gewissen Unsicherheiten behaftet. Um sich bei der Aufzeichnung von Ton- und Bildmaterial während der Veranstaltung auf der sicheren Seite zu bewegen, arbeiten Behörden vor allem mit Einverständniserklärungen. Diese können gemeinsam mit der Einladung versandt werden.

Bei digitalen Terminen bleibt stets ein Restrisiko, dass Mitschnitte oder Screenshots unbefugt getätigt und verbreitet werden. Weisen Sie daher beispielsweise zu Beginn der Veranstaltung darauf hin, dass das unbefugte Mitschneiden nicht gestattet ist. In Bezug auf die Risikoeinschätzung sollte nicht vergessen werden, dass auch bei Präsenzterminen der unbefugte Mitschnitt der Veranstaltung ebenfalls nicht gänzlich ausgeschlossen werden kann.

Aufgaben der Moderation

Eine gute und stringente Moderation ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches digitales Format. Der Ablaufplan (s.o.) trägt zur Strukturierung bei und erleichtert es, stets den Überblick zu behalten. In Hinblick auf die Redebeiträge sollte die Moderation (und die technische Unterstützung) darauf achten, dass alle Teilnehmende, die einen Redebeitrag leisten, gut zu hören sind. Auch liegt es bei der Moderation zu entscheiden, bis zu welchem Punkt Diskussionen zugelassen werden und ab wann diese unterbunden oder auf einen anderen Zeitpunkt verlagert werden müssen. Das erfordert viel Fingerspitzengefühl und zeichnet eine anspruchsvolle Moderation aus. Die Frage, wer sich als Moderator*in eignet oder eingesetzt wird, variiert stark. Während die einen professionelle Moderator*innen engagieren, übernehmen andernorts die verantwortlichen Referatsleiter*innen die Anleitung des digitalen Erörterungstermins.

Zusatzoption: Barrierefreiheit stärken

Der Aspekt der Inklusion und Barrierefreiheit von digitalen Erörterungsterminen ist ausbaufähig. Während digitale Formate Personen mit Mobilitätseinschränkungen die Teilnahme sogar erleichtern können, stellen sie Menschen mit anderen Beeinträchtigungen teilweise vor große Hürden. Derzeit mangelt es oftmals noch an entsprechenden Tools, die etwa bei eingeschränktem Gehör oder Sehbeeinträchtigungen die Teilnahme erleichtern können, wie Live-Untertitel oder Sprachsteuerungen. Ein erster Schritt um eine Barrierefreiheit zu ermöglichen ist es, sich vorab bei den Teilnehmenden nach bestehenden Einschränkungen zu erkundigen, um passende Hilfestellungen anbieten oder entwickeln zu können. 

Zusatzoption: Chat

Ob und wie der Chat in einen digitalen Erörterungstermin eingebunden werden sollte, ist Abwägungssache der Behörde. So gibt es positive Aspekte, wie die niedrigschwellige Möglichkeit Fragen zu stellen und mit dem Gesagten zu interagieren. Allerdings bedeutet die Nutzung des Chats auch einen Mehraufwand für die Moderation bzw. die technischen Beauftragten, um die schriftlichen Beiträge aufzunehmen und einzubinden. Wenn der Chat genutzt wird, sollte zu Beginn der Veranstaltung klar kommuniziert werden wofür, z.B. um Verständnisfragen zu stellen. Zu vermeiden sind parallele Diskussionen per Wortmeldungen und im Chat, da diese schnell unübersichtlich werden.

 

Auch wird das Risiko, dass beleidigende Kommentare geäußert werden, im Schriftlichen höher eingeschätzt als im mündlichen Austausch. Durch eine einheitliche Identifikations-Richtlinie der Teilnehmenden, die frühzeitig kommuniziert und durchgesetzt wird, können Teilnehmende keine anonymen Beiträge abgeben, wodurch das Risiko von beleidigenden Kommentaren vermindert werden kann.

 

Die ausführende Behörde sollte sich frühzeitig entscheiden, ob die Chat-Funktion genutzt werden soll, da, je nach Voreinstellung, Chats in der Veranstaltung selbst möglicherweise nicht ausgeschaltet werden können.

Zusatzoption: Ergänzende Formate

Gerade bei konfliktträchtigen Projekten sollte darüber nachgedacht werden, im Vorfeld zum digitalen Erörterungstermin ergänzende Formate zu organisieren, die einen weiteren Austauschraum bieten. In den Erfahrungsberichten der befragten Akteur*innen wird betont, dass der Austausch im analogen Raum, sowie in kleineren Runden, stark dazu beitragen kann die digitale Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu vermeiden und Kompromisse zu finden.

Zusatzoption: Professionelle Moderation und/oder Mediation

Eine professionelle Moderation kann zum Gelingen eines digitalen Erörterungstermins maßgeblich beitragen. Nicht nur kann eine professionelle Moderation über mehr Erfahrung und Wissen in der Moderation von digitalen Formaten verfügen, was sich sowohl auf die Strukturierung als auch die Dynamik eines digitalen Erörterungstermins positiv auswirken kann. Auch kann sie in einer externen und somit neutraleren Rolle auftreten und dadurch insbesondere bei konfliktträchtigen Verfahren eine vermittelnde Rolle einnehmen.

 

Auch empfiehlt sich insbesondere bei großen und/oder konfliktträchtigen Veranstaltungen Mediator*innen oder Moderator*innen, die im Bereich der Mediation geschult sind, in die Planung und Durchführung miteinzubinden, um Konflikten bestmöglich begegnen zu können.

Zusatzoption: Dienstleister

Es besteht auf Behördenseite die Möglichkeit Dienstleister, auch sogenannte Beteiligungsagenturen, über ein Ausschreibungsverfahren zu engagieren, die sich vollumfänglich um die Organisation des digitalen Termins kümmern. Neben einem professionellen Auftritt bietet diese Variante den ausrichtenden Personen mehr Sicherheit in der technischen Umsetzung, da zu jedem Zeitpunkt eine oder mehrere Ansprechpersonen anwesend sind, die bei auftretenden Problemen Abhilfe leisten können.

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