Ausstattung

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Technik

Eine funktionsfähige technische Ausstattung ist zentral für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins in Form einer Videokonferenz. Prüfen Sie mit genügend Vorlauf, ob alle Technik vorhanden und funktionsfähig ist und machen Sie sich mit ihrer Bedienung vertraut. Das gilt für die Veranstalter*innen, aber auch für alle anderen Referent*innen in der Videokonferenz.

Die technische Mindestanforderung zur Durchführung einer Videokonferenz ist ein Computer, Mikrofon/Headset und Kamera.

Mikrofon/Headset

Eine gute Audio-Qualität ist besonders wichtig für das Gelingen eines digitalen Erörterungstermins. Sie erleichtert den Teilnehmenden maßgeblich das Zuhören und vermeidet Rückfragen und Missverständnisse aufgrund akustischer Probleme. Die Benutzung des integrierten Mikrofons von Laptops ist nicht zu empfehlen. Besser geeignet sind Headsets (bzw. Kopfhörer mit integriertem Mikrofon), um eine gute Audio-Qualität zu erzielen, Nebengeräusche zu minimieren und akustische Rückkoppelungen zu vermeiden. Sie können Ihr Mikrofon vorab testen, z.B. in den Einstellungen Ihres Computers oder direkt in der Videokonferenz-Software.

Kamera

Sie können eine externe Kamera verwenden oder falls vorhanden eine bereits im Computer integrierte. Achten Sie auf eine passende Ausleuchtung und Ausrichtung, sodass das Gesicht deutlich zu erkennen ist und Sie bestenfalls frontal in die Kamera schauen. Ein neutraler Hintergrund hinterlässt, anders als die eigenen Küchenmöbel oder der noch zu erledigende Abwasch, einen professionellen Eindruck. In einigen Videokonferenz-Software können Sie auch einen neutralen, virtuellen Hintergrund einstellen.

Zusatzoption
Insbesondere für aufwendige Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden kann, insofern finanziell realisierbar, in Erwägung gezogen werden ein Studio anzumieten. Dieses bietet ideale Bedingungen für die Durchführung eines digitalen Erörterungstermins. Neben der technischen Ausstattung, die bereits vor Ort vorzufinden ist, bieten derartige Räumlichkeiten i.d.R. eine bessere Akustik und technische Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung.

Durch die Anmietung eines solchen Studios in der betroffenen Region kann, falls vorhanden, eine gewisse örtliche Verbundenheit ermöglicht werden.

Videokonferenz-Software

Wenn es um die Wahl eines Online-Dienstes für Videokonferenzen geht, existiert keine einheitliche technische Lösung. Neben der Benutzungsfreundlichkeit, die individuell sehr unterschiedlich eingeschätzt wird, sind auch Fragen des Datenschutzes und Informationssicherheit, insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen, von hoher Relevanz. Derzeit finden auf der Seite von Behörden unterschiedliche Videokonferenzsysteme für verschiedene digitale Beteiligungsformate Anwendung.

Bei der Auswahl des Anbieters für einen digitalen Erörterungstermin sollte darauf geachtet werden, dass dieser die erhobenen Daten in Einklang mit den Anforderungen der DS-GVO verarbeitet und hierfür angemessene Garantien bietet. Aus der Ungültigerklärung des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Privacy Shield im Zuge des Urteils des EuGH in der Rechtssache Schrems II vom 16.07.2020 (C-311/18) leitet sich ein Prüfauftrag für Behörden ab, wenn diese US-amerikanische Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom und Cisco Webex nutzen (DSK 2020: 7).

In der „Handreichung Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg sind die gängigsten acht Online-Dienste übersichtlich aufbereitet. Das Dokument bietet einen detaillierten Überblick über die rechtlichen wie technischen Eigenschaften der Anbieter, und ermöglicht es den Behörden, je nach Anforderungsprofil, eine informierte Wahl zu treffen (LfDI 2021: 3f.).

Personelle Kapazitäten

Für die Planung eines digitalen Erörterungstermins sollten Sie ausreichend Kapazitäten und Zeit einplanen, insbesondere, wenn Sie bisher wenig Erfahrung mit digitalen Formaten gesammelt haben.

Um den reibungslosen Ablauf eines digitalen Erörterungstermins sicherzustellen, sollte auf Seiten der Behörde auf eine ausreichende Personalausstattung geachtet werden.

Es sollte mindestens eine Person eingeplant werden, die die technische Umsetzung während des Termins übernimmt. Dazu gehört der Einlass in die Videokonferenz, die Freischaltung von Teilnehmenden mit Sprechwunsch und die Bearbeitung von Technikproblemen. Bei weiteren Aufgaben, wie dem Angebot einer telefonischen Ansprechperson bei technischen Schwierigkeiten oder der Nutzung der Chat-Funktion bzw. anderen zusätzlichen Instrumenten, sollten Sie weitere Personen einplanen.

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Mikrofon/Headset

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